Ubisoft propose un coffre-fort numérique à ses salariés depuis 2009, ses équipes RH et paie utilisent PeopleDoc depuis janvier 2013. Une dématérialisation du bulletin de paie et du dossier salarié réussie. Retour d’expérience.
Troisième éditeur indépendant de jeux vidéo dans le monde, Ubisoft compte 8 350 salariés dont 1 500 en France – Assassin’s Creed, Just Dance, Splinter Cell, c’est lui. En septembre 2009, le groupe a mis en place, en France, le coffre-fort Novapost, une solution qui permet au salarié de recevoir son bulletin de paie dans un espace sécurisé. Le choix d’une telle solution s’inscrit dans l’esprit d’une société 2.0 comme le précise son responsable paie Manuel Henry : « Cet outil online est en phase avec notre effectif qui est assez jeune, il permet en outre à notre équipe de supprimer des tâches chronophages, traitées manuellement auparavant : éditer, mettre sous pli, affranchir… ». Avant d’être proposé à tous les salariés, ce coffre-fort numérique a d’abord été testé dans une petite entreprise du groupe. Le taux d’adhésion à ce jour – 82% – montre à quel point l’accueil a été favorable. Ainsi, par la suite, le choix de PeopleDoc s’est fait tout naturellement, en terrain connu.
Recherche d’efficacité
Début janvier 2013, c’était au tour de la solution PeopleDoc d’être mise en place. Ce pendant du coffre-fort, mais destiné à l’entreprise, permet de dématérialiser l’ensemble du dossier salarié. « Nous avons ainsi supprimé tous les documents papier liés au dossier de nos collaborateurs », précise-t-il. Grâce à cette application en mode SaaS, l’équipe RH peut, où qu’elle soit, accéder via un accès sécurisé par personne, aux données dont elle a besoin. C’est un gain de temps et d’autonomie pour chaque utilisateur.
Enjeu économique et écologique
En 2009, il y a peu d’offres sur le marché, celle de Novapost est déjà complète, innovante et attractive financièrement. « Nous avons comparé le coût de mise en place au coût des processus internes RH existants et l’économie que nous pouvions réaliser était significative : entre 30 et 50% selon les tâches », poursuit Manuel Henry. Par ailleurs, Ubisoft se veut une entreprise innovante jusque dans ses processus internes, à l’enjeu économique s’ajoutait un enjeu écologique, dématérialiser permet en effet de réduire sa consommation de papier et d’encre d’imprimante. Autre élément de choix, l’ergonomie de l’interface. Très simple et intuitive, elle permet un accès rapide aux données. Ces mêmes critères ont présidé au choix De PeopleDoc.
1 500 dossiers salariés dématérialisés en cinq mois
La mise en place du coffre-fort a nécessité un important travail en interne pour générer des fichiers qui ont permis de rendre l’outil rétroactif, les salariés d’Ubisoft ont ainsi pu trouver tous leurs bulletins de paie de l’année 2009 et non uniquement ceux de septembre à décembre. « Ce point nous a été suggéré par Novapost, leur équipe a ensuite intégré la totalité des informations de l’année dans le coffre-fort, grâce à une interface entre notre logiciel paie et le coffre-fort », explique notre interlocuteur. Un déploiement de quatre mois a suffi. Il en a fallu cinq pour la mise en place de PeopleDoc car tous les dossiers salariés – 1 500 – devaient être scannés par les équipes Ubisoft. Une bonne occasion de faire le tri dans les dossiers, de choisir quelles informations conserver. À ce jour, tous les RH des filiales françaises utilisent quotidiennement cette solution. Partagée entre les membres des équipes RH et des équipes paie, elle permet que chacun alimente à son niveau le dossier, un aspect non négligeable quand on sait qu’aujourd’hui pas loin de 100 000 documents sont présents dans PeopleDoc. « Environ 20 000 documents par an devraient s’ajouter », complète Manuel Henry.
Les bénéfices attendus sont au rendez-vous
En octobre 2013, tout est développé et déployé, les deux solutions sont totalement opérationnelles. « Les améliorations et corrections sont continuelles, le produit évolue perpétuellement, grâce, notamment aux suggestions des utilisateurs », ajoute-t-il. Et les bénéfices attendus sont au rendez-vous : simplification des processus, gain de temps, accès de n’importe quel endroit, à n’importe quel moment, gage d’autonomie. Cela présage-t-il d’une suite ? « Novapost travaille sur une solution de signature électronique pour les contrats mais, du fait de nos processus, d’un grand nombre d’intervenants sur les contrats, la question, qui nécessite beaucoup de réflexion, n’est pas encore à l’ordre du jour », répond Manuel Henry.
Une communication mensuelle sur le coffre-fort pour les nouveaux entrant
La communication autour de cette solution est permanente, non seulement pour faciliter l'adhésion des personnes résistantes au changement mais encore pour informer les nouveaux entrants. Une communication informelle comme l’indique Manuel Henry : « Chaque RH communique à sa façon, nous n’avons pas élaboré de support particulier, c’est une information donnée à l'arrivée de la personne dans l'entreprise ». Les collaborateurs non-inscrits sont quant à eux informés annuellement par mail. Et en ce qui concerne PeopleDoc Entreprise, c’est au cours de la formation que la communication a été faite.
Sophie Girardeau