De la nécessité de planifier ses ressources humaines

par La rédaction

En entreprise, tout est planification : la gestion de projet, les réunions, les séminaires…

Toutefois, les ressources humaines échappent souvent à cette règle ! En effet, des inconnues comme le turn-over, la fragilité des relations professionnelles ou encore l'évolution constante des aspirations de chaque salarié, s’érigent comme une barrière à la planification purement stratégique des collaborateurs.

Et pourtant, la planification des ressources joue un rôle décisif dans la performance de toutes les entreprises, de la PME au grand groupe. Organiser et anticiper ses ressources de personnel, c’est appliquer une stratégie de fond, augmenter la productivité et s’assurer de l’avenir d’une entreprise.

 

A quoi bon planifier quand le futur est incertain ?

Le manager n’a jamais toutes les cartes en main, et de nombreuses variables demeurent obscures au démarrage d’un projet. Mais cette opacité ne doit pas être perçue comme bloquante et des évènements connus permettent l’attribution de ressources. En construisant son calendrier prévisionnel, le manager doit  faire preuve d’imagination et élaborer plusieurs plans possibles ciselés sur la base de scenarii multiples pour parer à toute éventualité. Le propre du planning est qu’il est voué à être modifié, à évoluer chaque jour en fonction des aléas du quotidien : absences de collaborateurs, désistements sur un projet, besoin de renforts plus qualifiés, d’intervenants externes…

Comment savoir qui affecter à quel projet ?

La première étape de la gestion de Planning est de dresser un portrait de l’entreprise en listant les dossiers RH et l’ensemble des collaborateurs.

Mais énumérer des noms n’est pas suffisant. Pour planifier efficacement il faut aussi mettre à plat les compétences de chacun, autrement dit toutes les aptitudes professionnelles dont ils peuvent faire preuve. Il faut également prendre en considération l’identité d’une société: sa situation économique, le marché dans lequel elle s’inscrit, ses perspectives d’évolution… L’exercice s’avère crucial, car il permettra de mettre en évidence l’écart entre les besoins en compétences de l’entreprise et la réalité des effectifs salariaux. En cas de manque ou de surplus d’éléments qualifiés, on pourra envisager des solutions comme la réduction de personnel, l’instauration d’un programme de recrutement, la réaffectation de ressources ou l’offre de perfectionnement et de formation. Grâce à cet effort d’analyse et de comparaison, on bénéficiera d’une meilleure vision des besoins de l’entreprise, des ressources humaines déjà disponibles, et des améliorations à mettre en place. La répartition des individus sur différents projets n’en sera que plus méthodique et pertinente.

Faire un planning c’est bien, le respecter c’est mieux !

Un maître mot : officialiser. En mettant son plan de ressources humaines sur papier, on évite les tergiversations, les gestions approximatives et on incite au respect de celui-ci : le management par la transparence.

L’information doit circuler dés que possible auprès des collaborateurs. Il ne faut pas hésiter à présenter un plan complet aux membres de la direction, dans le but de bénéficier de leurs commentaires et pour inclure l’ensemble des décideurs clés dans l’organisation stratégique de l’entreprise.

Respecter un planning reste la tâche la plus difficile : la clé est qu’il doit toujours réalisable. C’est pourquoi il est primordial de fonctionner par étape ou par période : en fonction des livrables ou des dates cruciales du projet. Le secret étant de rester flexible et de savoir faire évoluer au fur et à mesure le planning prévisionnel.

Simplifier le processus de planification, c’est possible !

Tout l’effort de planification des ressources humaines représente sans nul doute beaucoup de travail et un véritable casse-tête pour les managers et responsables RH. De nombreux outils logiciels permettent de faciliter ce processus de planification et d’automatiser la gestion de l’ensemble des ressources RH sur le portefeuille de projets. Des applications telles que Syrhalogic, logiciel de gestion de ressources dans le Cloud, proposent de répondre à ce besoin à travers plusieurs outils de planning : Diagramme de Gantt, Scheduler, Capacity Planning ou encore Agenda. Grâce à des représentations graphiques complètes, les chefs de projets et responsables RH peuvent retrouver de la visibilité en temps réel sur la disponibilité des collaborateurs et sur l’état d’avancement des projets.

Une fois les processus numérisés, disperser ses employés sur l’échiquier de l’entreprise devient beaucoup plus simple, rapide et intuitive. La planification devient alors un véritable levier de performance, et comme le disait Henry Ford: “À celui qui voit loin, il n’est rien d’impossible”

 

 

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