Des open-spaces impersonnels et surchargés, un éclairage agressif et artificiel, l’éloignement spatial avec ses collègues et son manager… sont autant d’éléments qui peuvent fragiliser l’équilibre du collaborateur et pénaliser la performance de l’équipe.
La vie au travail est faite de pleins de rituels chers aux salariés ; à titre indicatif, 73% d’entre eux considèrent la pause café comme une habitude alors que la pause déjeuner est nettement moins plébiscitée par seulement 36% d’entre eux selon une étude réalisée par Bruneau-TNS Sofres en janvier 2013. Dans le cadre de cette étude, les salariés se sont exprimés sur les conditions matérielles idéales de leur bureau :
- 70% d’entre eux privilégient le confort dorsal avec un bon fauteuil,
- 39% d’entre eux privilégient le confort visuel avec un bon écran d’ordinateur
- 42% souhaitent diminuer les déplacements inutiles et la perte de temps grâce à une imprimante située à proximité de leur bureau.
Si l’open-space est devenu la norme dans les entreprises françaises, il ne doit cependant pas être synonyme de monotonie et de froideur. Il doit avant tout rester un lieu d’expression et de cohésion d’équipe. Quelques pays ont déjà pris les devants et sont de véritables exemples d’aménagement d’espace de travail notamment aux Pays-Bas ou aux Etats-Unis. On pense aux sociétés basées dans la Silicon Valley telles que Facebook, Apple, Google mais aussi plus récentes comme Tango.
Cependant les entreprises françaises ne sont pas en reste. De nombreuses entreprises sont en rupture avec les anciens codes de l’aménagement de l’espace de travail pour mettre en place un nouveau concept de travail, avec plus de confort et d’efficacité. Les pistes envisagées pour favoriser le travail collaboratif sont : des bureaux ouverts et plusieurs formes d’espaces d’échange, la transparence avec des cloisons principalement en verre ; la convivialité également, avec des lounges personnalisés, un espace de restauration reconfigurable en espaces collaboratifs…
Le secret de la réussite d’un projet de conduite du changement est la liberté de penser de l’équipe en charge de ce projet. C’est bien connu, les salariés n’aiment pas que l’on bouleverse leurs habitudes alors dès qu’un projet de réaménagement d’espace est évoqué cela peut vite tourner au vinaigre ! Les réactions des collaborateurs peuvent rapidement devenir hostiles, alors pour assurer la réussite du projet, ils doivent se sentir impliqués dans la modification de leur espace de travail. Pour les faire adhérer au changement, il faut, par exemple, les solliciter sur le choix du mobilier ou sur la configuration et le look des espaces collaboratifs.
3 règles simples font la réussite du projet :
- Faire varier les types d’espaces de travail : Des espaces collectifs pour la co-création, des zones silencieuses pour le travail de fond avec des postes individuels affectés ou non, des espaces de circulation facilitant les échanges sociaux, des salles où l’équipement inspire le partage et l’apprentissage, des espaces de détente qui favorisent l’informel.
- Fournir les bons outils : des salles de réunion intégrant tous les outils des basics aux plus technologiques pour permettre à tous de développer des idées, les visualiser, les partager. Ces nouveaux outils doivent également permettre de favoriser, si nécessaire le télétravail.
- Impliquer les managers à tous niveaux : pour que ces investissements soient pleinement rentabilisés, encore faut-il que les managers les acceptent (pas évident quand le nombre de bureaux individuels est réduit de plus de 50%) et les exploitent en favorisant la coopération entre leurs collaborateurs et avec les autres équipes. Accepter de voir des personnes se rencontrer dans des espaces informels pour travailler nécessite encore de développer la confiance mutuelle !
Par Marc Prédal, Directeur associé du cabinet Oryx Conseil