Les entreprises ont pris conscience qu’une Gestion des Talents bien conduite représentait aujourd’hui un avantage concurrentiel majeur pour l’entreprise. Dans un monde où les acteurs économiques sont soumis à la sacro-sainte obligation de réduction des coûts et de ROI, chaque décision d’investissement devient stratégique.
Lorsqu’elles choisissent d’acquérir et de déployer un nouveau SIRH, Les DRH n’échappent pas à cette pression.
Je vous livre ici quelques clés pour choisir la solution adaptée à votre besoin, qui doit permettre de faire de votre SIRH l’un des leviers de performance collective de votre entreprise.
Effectuer une analyse objective et rigoureuse de son besoin en lien avec la stratégie et la maturité RH de l’entreprise.
L’une des premières clés de la réussite de la collaboration entre un éditeur et son client réside dans la qualité du cahier des charges. Combien ai-je vu de cahiers des charges dont le contenu n’était qu’un « copié-collé » de documents trouvés ici ou là ?
Ne jamais perdre de vue que le Cahier des charges sera la bible et la pierre angulaire à laquelle les parties se raccrocheront durant tout le projet. Il se doit d’être le fidèle reflet des objectifs et de l’ambition de l’entreprise en matière RH.
Tout y est clairement détaillé, d’abord le besoin métier global : quels objectifs, quelle profondeur fonctionnelle pour chaque processus RH, quel niveau d’intégration dans le S.I., quels besoins d’outils connexes …
Ensuite les objectifs stratégiques : amélioration de la productivité, gains financiers, alignement sur les objectifs Business, évolution de la politique informatique, homogénéisation de pratiques, internationalisation des process …
Tout cela, sans jamais perdre de vue que s’éloigner des standards des solutions du marché ne fera qu’accroître les risques d’échec du projet !
Définir précisément les rôles des acteurs dans le projet.
A l’instar des préceptes du septième art, chaque acteur RH doit parfaitement connaître son rôle et ses missions : initialement dans le cadre du projet initial de déploiement, ensuite durant l’exploitation du système au quotidien …
Tout d’abord, il est indispensable d’afficher clairement les fonctions et les responsabilités de chacun lors de la phase projet. Qui valide les livrables, qui arbitre entre deux hypothèses fonctionnelles, qui coordonne l’avancement ou la phase stratégique de recette …
Ensuite, il faut bien se rendre compte qu’il est naturel que la mise en œuvre d’un nouveau système impacte l’organisation en donnant l’opportunité de remettre à plat et de repenser les rôles des différentes strates de populations concernées. C’est alors le moment, et l’occasion, de redéfinir et clarifier les fonctions de tous, des salariés à la Direction en passant par le middle management. Des actions d’accompagnement et une communication adaptées contribueront au succès de ce changement.
Choisir un éditeur indépendant dont la pérennité est assurée
Dans un contexte de globalisation de marché, de plus en plus d’éditeurs fragiles doivent s’adosser à des structures plus solides pour survivre et finissent par disparaître et avec eux le produit que vous venez de mettre en place.
Attention à ne pas se laisser aveugler par des produits RH séduisants de prime abord car plein de guirlandes et de lumignons, mais portés par des éditeurs sur le fil du rasoir qui, au mieux, n’auront pas les capacités de faire évoluer leurs produits et, au pire, ne seront plus là demain. Une analyse financière pointue des résultats et des bilans des trois ou quatre dernières années, ainsi qu’une analyse de la stratégie de développement des éditeurs pressentis, reste l’un des axiomes de base du processus de choix d’un fournisseur.
Valider la capacité de votre fournisseur à répondre à votre besoin et à correctement le mettre en œuvre
Tout d’abord, il va falloir mettre en place des ateliers de présentation dans lesquels vous passerez au crible toutes les fonctions des produits. Correspondent-ils bien à ce que vous attendez ? Faites vôtre la devise de Saint-Thomas d’Aquin : ne croyez que ce vous voyez fonctionner. Un prototype vous permettra de vérifier que le beau discours commercial associé à quelques Power Point flamboyants est bien suivi d’un produit performant.
Ensuite, il est indispensable de demander à l’éditeur de prouver que sa méthodologie de mise en œuvre permettra d’atteindre en quelques mois le « Target Model ».Tout le monde connaît ces « beaux » projets qui s’étendent sur des mois et des années et qui aboutissent, la plupart du temps, à un produit final fragile, peu fiable et déjà obsolète compte tenu de l’accélération des évolutions, tant métier que technologiques.
Ensuite, il faudra que l’éditeur soit capable de prouver son expérience en vous mettant en relation avec ses clients. Des références opérationnelles situées dans le même type d’entreprises en matière de taille et de secteur d’activité vous aideront à le valider.
Projetez-vous et anticipez d’éventuels changements pour valider les capacités d’évolution de votre SIRH.
Vous avez choisi de déployer aujourd’hui votre système d’information sur vos propres plateformes pour des raisons internes. Pensez à demain lorsqu’il vous sera demandé d’externaliser le système en mode SaaS. Vous vous mordrez les doigts de n’avoir pas suffisamment vérifié que votre fournisseur est également un vrai professionnel du mode « on premise » … et vice versa.
Vous avez été séduit par les fonctions RH que vous souhaitez mettre en place aujourd’hui. Vérifiez avec attention que les processus que vous avez prévu d’implanter dans 1 ou 2 ans sont au même niveau chez ce même fournisseur.
En un mot, il est nécessaire d’avoir une vision à long terme de son acquisition. Cela ne donnera que plus de valeur ajoutée et de pérennité à votre investissement.
Reste la question du coût. A vous de trouver la bonne adéquation. La qualité a un prix.
J’ai vu trop de choix, notamment dans le secteur public, faits uniquement à l’aune du sacro-saint « moins-disant ». C’est, dans ce cas, l’échec presque assuré.
Bernard GAUVIGNON
Associé chez Fœderis