Le phénomène de mondialisation conduit à une mutation profonde des organisations et des modes de management. L’entreprise est aujourd’hui décentralisée, les collaborateurs sont de plus en plus mobiles, et les exigences de conformité règlementaire de plus en plus strictes.
L’adoption des solutions SaaS est dans ce contexte très rapide car elles offrent un accès unique et sécurisé à l’information, en temps réel, quelle que soit sa localisation. Réussir sa transformation digitale est devenu un enjeu majeur pour l’entreprise. Plus qu’un projet technique, il s’agit d’un projet d’entreprise, où un accompagnement adapté est essentiel.
Vers une RH numérique
Les services RH sont les premiers impactés par la nécessité de mieux gérer et partager l’information car ils génèrent les plus gros volumes de documents, certains très sensibles. Chaque année une entreprise de 2 000 personnes gère près de 35 000 documents liés à ses salariés. L’information RH, numérique ou papier, est donc un véritable actif de l’entreprise. Elle doit être accessible, structurée, partagée et sécurisée.
C’est pourquoi Novapost aide quotidiennement la fonction RH des moyennes et grandes entreprises dans leur passage au numérique. Notre métier est de proposer des solutions innovantes permettant de centraliser, de sécuriser et d’accéder rapidement à l’information. Nos solutions de dématérialisation RH en mode SaaS sont simples d’utilisation, conçues pour le plus large éventail d’utilisateurs, et adaptées aux besoins métiers. L’enjeu est économique, juridique, mais aussi écologique car le but ultime est de s’affranchir des dossiers papier.
Des solutions couvrant un périmètre RH large
Notre plateforme RH en ligne « PeopleDoc » est composée de modules, chaque module incarnant une étape dans le parcours de la fonction RH vers l’entreprise digitale. PeopleDoc couvre un périmètre RH étendu : de la dématérialisation en amont des processus de recrutement (signature des contrats de travail, collecte des justificatifs…) à la dématérialisation des échanges avec le salarié au cours de sa vie dans l’entreprise (bulletins de paie, entretiens annuels, plans de rémunération, avenants…), en passant par la gestion sécurisée des dossiers et demandes des salariés.
Avec PeopleDoc, gérer, partager, signer et archiver tous types de documents devient facile et source d’économies. Le Système d’Archivage Electronique au cœur de la solution respecte les normes régissant les processus numériques (AFNOR NF Z42-013 et NF Z42-025). La gestion dématérialisée de chaque document et flux RH est conforme à la réglementation en vigueur, ce qui garantit intégrité, traçabilité, pérennité, sécurité et confidentialité.
Avec PeopleDoc Salarié, les salariés bénéficient d’un coffre-fort électronique personnel, gratuit, accessible partout et à tout moment, pour recevoir, conserver et partager tous leurs documents sensibles tels leurs bulletins de paie, BSI et avis d’intéressement. La connexion au SIRH de l’entreprise est immédiate. L’adhésion des salariés au service est très simple et rapide via un code d’activation unique. Pour les salariés ayant opté pour la dématérialisation, les bulletins de salaire sont conservés 50 ans à la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo, une référence en matière de fiabilité et de sécurité. Pour les autres, Novapost prend en charge l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement – le cas échéant – des bulletins de salaire.
Avec PeopleDoc Entreprise, les RH accèdent rapidement et à tout moment aux dossiers de leurs salariés et les gèrent plus efficacement, en toute sécurité. Elles définissent finement les droits et habilitations : les permissions sont modulables par organisation, type de document et profil de salariés. La fonction RH peut ainsi se concentrer sur des missions RH à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des carrières de leurs collaborateurs.
Avec PeopleDoc Signature, les RH automatisent le processus de signature électronique de tous types de contrats, de la demande de signature à l’archivage légal du document. Les collaborateurs signent leurs contrats de travail ou avenants en un clic, même depuis un Smartphone. La démarche contractuelle est conforme à la législation, les signataires sont doublement authentifiés par emails et par SMS. Les documents signés électroniquement ont la même valeur probante que les documents papier. Pour garantir un environnement de confiance certifié selon les normes internationales et des signatures reconnues dans Adobe Reader, Novapost s’est allié à OpenTrust (ex-Keynectis), leader européen de la confiance numérique et Autorité de Certification mondiale.
Avec PeopleAsk, service innovant de gestion des demandes entre salariés, managers et RH, facilement paramétrable et complémentaire aux 3 autres modules PeopleDoc, les RH structurent les demandes et automatisent leurs réponses (formulaires catégorisés, modèles de réponse, règles d’affectation et conditions). Une base de connaissance est créée et mise à jour dynamiquement. PeopleAsk est un outil précieux de suivi et d’amélioration de la performance RH qui mesure l’interaction de la fonction RH avec les salariés.
Aujourd’hui les modules PeopleDoc améliorent significativement la productivité de près de 200 clients en France et dans le monde, parmi lesquels Bouygues Telecom, Canal Plus Groupe, Decathlon, Eiffage Energie, Etam, GRTgaz, Lyonnaise des Eaux, Motorola, M6, Schneider, Sita, SNI, Starbucks, Technip, Total ou Ubisoft. Soit plus de 50 millions de documents traités par an et plus de 400 000 utilisateurs.
Des bénéfices concrets et quantifiables
De nombreux bénéfices du passage à la RH numérique sont immédiats et facilement quantifiables :
- accélération du traitement des données,
- conformité règlementaire,
- gain de temps grâce à l’automatisation et la fluidification des processus RH,
- suppression des risques d’erreur de saisie, de classement et/ou de perte de documents,
- réduction des coûts de stockage, d’impression et d’envoi des bulletins de salaire,
- diminution du nombre de litiges avec les salariés,
- sécurisation durable du patrimoine documentaire.
D’autres, plus qualitatifs, méritent d’être mis en lumière. La dématérialisation RH c’est aussi pour le collaborateur un moyen de bénéficier de nouveaux services offerts par son entreprise comme un accès plus immédiat à ses informations, des réponses plus rapides et précises à ses demandes, etc. Les départements RH se dotent ainsi d’une image moderne et innovante. La marque employeur s’en trouve renforcée.
Novapost accompagne d’ailleurs de nombreux clients dans l’élaboration et la mise en œuvre de leur plan de communication RH pour expliquer et faciliter l’adhésion à ces nouveaux services. De plus, le coffre-fort numérique de Novapost peut être complètement personnalisé aux couleurs de l’entreprise cliente, un moyen de renforcer son identité. Enfin, la RH numérique sert les stratégies de développement durable et de préservation de l’environnement.
PeopleDoc en quelques chiffres :
- 1 lettre d’engagement signée électroniquement toutes les 7 minutes avec PeopleDoc Signature par les intermittents de Canal Plus Groupe (68 000 contrats signés en ligne par an, soit 95% des lettres d’engagement),
- 1 000 documents par jour scannés et intégrés dans PeopleDoc Entreprise par Eiffage Energie,
- entre 10 et 15 points de gain de productivité au sein des équipes RH utilisant PeopleDoc,
- des taux d’adhésion aux bulletins de salaire dématérialisés pouvant atteindre 90%,
- division par 2 du coût de gestion d’une demande d’un salarié à son service RH, coût estimé entre 3 et 4 euros, selon le type d’organisation, le nombre de salariés, le volume et la complexité des demandes,
- des ROI inférieurs à un an et très souvent à 6 mois selon l’envergure des projets et les processus RH dématérialisés.
Osez votre transformation digitale RH ! Dans le contexte de l’entreprise décentralisée et le besoin croissant de mobilité de vos collaborateurs, PeopleDoc peut être un avantage indéniable pour votre organisation.
Caroline Panhard, Directrice de la Communication, Novapost
Pour en savoir plus : www.people-doc.com – contact@people-doc.com