À quoi sert un logiciel de gestion de planning avec optimisation ?

 

Logiciel d’optimisation des plannings : définition

Un logiciel d’optimisation des plannings génère automatiquement le planning de travail de vos équipes en combinant le mieux possible la présence de vos collaborateurs suivant la/les :

• charge à produire (ou la fréquentation clientèle) ;
• compétences requises ;
• contraintes de service ;
• règles RH (annualisation, législation et accord du travail).

Ce type de logiciel est particulièrement destiné aux organisations qui ont des plannings complexes à élaborer avec des variations de charge importantes, à la journée ou sur une période. À titre d’exemple : distribution, centre d’appels téléphoniques, hôtellerie, restauration, activités touristiques…

Ces outils portent assez souvent l’appellation de « planification sous contraintes », parfois aussi de « planification à capacité finie ». En effet, il s’agit de planifier des ressources qui ne sont pas en quantité illimitée. Et, en réalité, il s’agit de plus en plus souvent de gérer des situations de pénurie de compétences.

 

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Fonctionnalités d’un outil d’optimisation du planning des équipes

De manière générale, ce type de logiciel comprend 4 grandes fonctionnalités.

 

La définition de la charge de travail

Pour élaborer le planning, il est indispensable de connaître le besoin en ressources humaines par compétence et par période. Ces besoins sont en général importés depuis un système de gestion d’entreprise :

• ERP ;
• MES dans l’industrie ;
• logiciel de gestion des caisses dans la distribution ;
• bases de données statistiques…

Dans ce cas, le logiciel de planification connaît directement les effectifs requis par lieu/service, qualification et période. Mais dans certains cas, le logiciel d’optimisation doit par lui-même convertir des besoins bruts (un nombre d’articles à produire dans l’industrie, un nombre de clients dans la distribution, etc.) en besoin par compétences.

Dans tous les cas, à l’arrivée, le logiciel doit savoir combien de personnes de telle qualification sont nécessaires à tel endroit et sur telle maille de temps. Ainsi, dans la distribution, il est fréquent que les besoins soient exprimés par département ou par rayon, par compétence, et au ¼ d’heure.

Exemples de la définition de la charge de travail

• Dans la distribution : j’ai besoin de 5 caissières sur la plage de 11 h à 11 h 15, de 6 caissières sur la plage de 11 h 15 à 11 h 30, etc.

• Dans l’industrie, j’ai besoin de 3 opérateurs, de 2 conditionneurs et d’un superviseur sur telle ligne de production sur le poste du matin.

 

La gestion des compétences des collaborateurs

Le planning va être élaboré en tenant compte des compétences de chacun. Le logiciel doit donc gérer les compétences individuelles et assez souvent un niveau de performance dans chacune de ces compétences.

Les compétences peuvent être mises à jour dans la gestion des plannings depuis le SIRH (paie, gestion des talents…). Mais très souvent, elles doivent être affinées manuellement dans l’outil de planification, car elles ne sont pas toujours assez précises dans la GRH pour répondre aux besoins opérationnels des planificateurs.

 

La gestion des contraintes

Un certain nombre de paramètres vont être définis et, pour sa planification, le logiciel devra en tenir compte des :

 

Le moteur d’optimisation sous contraintes

Sans entrer dans le détail, l’optimisation sous contraintes est un calcul mathématique afin de trouver la meilleure solution à un problème à partir d’un ensemble de choix.

Le moteur d’optimisation va donc générer le meilleur planning de travail possible pour vos collaborateurs, en tenant compte du/des :

• besoin en effectif par compétence et période afin de couvrir la charge ;
• qualifications de vos équipiers ;
• contraintes d’optimisation et des règles que vous avez définies.

Les planificateurs considèrent en moyenne que générer 80 à 90 % d’un planning automatiquement est déjà un très bon résultat (suivant les métiers). Il suffit ensuite de gérer les écarts manuellement. En effet, l’outil ne pourra pas trouver des solutions à tous les problèmes. Si vous avez des soucis permanents de sous-effectif, le logiciel ne peut pas faire de miracles. Par contre, il vous aidera à trouver la meilleure solution compte tenu de ce contexte.

 

L’ajustement manuel du planning

Le planificateur ou les managers vont ensuite intervenir pour régler les quelques écarts du planning généré automatiquement en :

• changeant des affectations ;
• faisant appel et en affectant un intérimaire pour combler un trou ;
• demandant un renfort à un autre service ;
• affectant des personnes qui n’ont pas la compétence « officiellement », mais peuvent quand même faire le job ;
• décalant certaines tâches ;
• faisant revenir un salarié en repos ;
• validant exceptionnellement des heures supplémentaires, etc.

Tous ces modifications se feront dans les écrans de gestion du planning fournis par l’application.

 

Les objectifs du logiciel d’optimisation sous contraintes

La mise en place d’un système de gestion optimisée des plannings vise à :

• réduire le temps passé par les planificateurs à élaborer les plannings. Les gains sont parfois spectaculaires (ex : passer de 2 jours par mois pour planifier une équipe à … 2 heures). Ils peuvent ainsi se concentrer sur la gestion des exceptions et apporter plus de valeur ajoutée.

• construire des plannings qui respectent mieux la législation du travail, la convention collective et de plus en plus, l’accord d’entreprise sur les temps de travail. Ce ne sera jamais parfait, mais on limite les risques et c’est un point très sensible pour les DRH.

• éviter les écarts d’annualisation ou le recours aux heures supplémentaires, ou du moins à les limiter.

• garantir une meilleure qualité de service au client ou un meilleur taux de service, avec les bonnes compétences, au bon endroit et au bon moment pour assurer la charge comme prévu.

Notons aussi que l’utilisation statistique des données de planification est de plus en plus demandée par les utilisateurs. Il s’agit en effet de comprendre quels sont les plannings qui ont produit les meilleurs résultats afin de pouvoir capitaliser sur les pratiques. On parle donc ici de business intelligence et probablement d’ici peu d’intelligence artificielle (IA).

 

Les utilisateurs du logiciel d’optimisation des plannings en entreprise

Alors, qui utilise le logiciel d’optimisation des plannings au sein de l’entreprise ? En pratique, les principaux usagers sont :

• Les managers : 7 fois sur 10, ce sont eux qui élaborent les plannings de leurs équipes, même si parfois des directions de département ou de service vont centraliser et régler in fine les derniers litiges.

• Les planificateurs dédiés : on trouve ces profils affectés à 100 % à la planification des équipes quand elle est très complexe et nécessite une expertise particulière. Par exemple, les centres d’appel, le service à la personne, les collectivités, les transports…

• Le département ressources humaines : il a besoin d’accéder au logiciel, surtout pour s’assurer que les règles de planification sont respectées (ou à peu près).

 

Quels sont les risques d’un projet de gestion des planning par optimisation ?

Autant le dire de suite : les risques d’échec sur ce type de projets existent, car ils sont très structurants. En cas d’échec, le retour arrière se fait le plus souvent vers Excel qui était, dans la majorité des cas, la solution antérieure.

Pourquoi constate-t-on des échecs ?

 

Trop d’objectifs d’optimisation simultanés

Conformité réglementaire RH, compétences respectées, service optimisé, réduction des coûts d’HS ou d’intérim, prise en compte des contraintes individuelles… Toutes ces attentes sont légitimes, mais peuvent vite produire des usines à gaz pour les utilisateurs en l’absence de priorisation.

 

Interface utilisateur déficiente

Ces outils sont bâtis sur le concept d’une génération automatique du planning. Encore faut-il pouvoir gérer facilement les exceptions, car il y en a toujours. Sur ce point, l’UX des solutions est parfois mise en cause. Les managers ont souvent tendance à comparer avec l’Excel qu’ils utilisaient avant. Et cela devient souvent un point de fixation, quand bien même la solution apporte un gain global à l’organisation. Eux ne verront que la difficulté d’usage au quotidien.

C’est donc un point fondamental à valider lors du choix de la solution. La complexité d’usage est très souvent citée en premier en cas d’échec d’un projet de panification ! Les éditeurs ont bien compris et font des efforts pour optimiser l’interface utilisateur de leurs solutions.

 

Résultats incompréhensibles pour le planificateur

L’outil peut générer un planning parfaitement optimisé, mais avec une logique totalement hermétique et nouvelle pour le planificateur. Or, il n’est pas toujours facile de changer les habitudes de travail et de faire confiance à un nouvel outil. Il faut donc impérativement soutenir l’accompagnement au changement.

 

Impact social sous-estimé

L’outil applique un raisonnement mathématique pur. L’acceptabilité sociale du planning produit peut s’en trouver dégradée, voire engendrer un rejet. L’outil va essayer de trouver de solutions dans tous les cas. Et en particulier, il peut générer des horaires fractionnés et des plages de travail difficiles à supporter sur la durée par les salariés. Par exemple : une tranche tôt le matin, une autre tard le soir et une en milieu de journée, ou encore une rotation d’horaires qui ne permet pas au collaborateur de concilier ses contraintes personnelles. Le plus souvent, ceci peut se régler par le paramétrage de la solution, ou du moins, on peut en atténuer les effets.

 

Quel est le ROI d’une solution de gestion de planning par optimisation

Certes il y a des échecs, mais il y a aussi des projets qui réussissent. Et dans ce cas, le retour sur investissement peut être très significatif. Ce que l’on observe et qui peut être quantifié facilement :

• Une réduction du temps d’élaboration du planning : il n’est pas rare que les planifications rapportent des gains de 50 à 80 %.
• Une réduction des écarts d’annualisation. Une entreprise de distribution textile avec 6000 salariés a rapporté un gain de 400 K€ dès la première année d’utilisation de la solution uniquement en pilotant mieux son annualisation et en évitant le paiement d’heures en fin de période.
• Une réduction du recours à l’intérim et aux heures supplémentaires. Il peut s’agir de quelques points seulement (parfois beaucoup plus), mais sur des quantités de plusieurs centaines ou milliers de collaborateurs, les gains sont très vite significatifs.

Ce qui est plus difficile à valoriser financièrement, mais souvent rapporté par les utilisateurs :

• Une meilleure capacité d’adaptation et de prévision. En débarrassant le planificateur des tâches de base, il peut se concentrer sur la gestion des cas critiques et sur la préparation du moyen terme. Or, le temps dégagé pour anticiper est très précieux dans la situation actuelle de pénurie de ressources dans presque tous les secteurs. On peut alors mieux se pencher sur la planification à long terme (les congés, par exemple), la formation, le recrutement… et prévenir ainsi les difficultés.

• Une meilleure mutualisation des ressources à l’échelle de l’entreprise. Une société industrielle de 800 personnes rapportait il y a peu qu’elle avait en permanence 200 intérimaires. Une étude interne avait montré que 30 % de ces intérimaires (soit 60 ETP) pourraient être évités si les services collaboraient mieux et acceptaient de se prêter leurs collaborateurs. Cette mutualisation est en général un des objectifs des projets de planification.

• Une meilleure gestion des compétences ce qui apporte un(e) meilleur(e) :

• conformité dans les entreprises soumises à des réglementations ou directives (ex Iso 22000 ou IFS dans l’agroalimentaire, industrie pharmaceutique, équipements électriques…) ;
• traçabilité en cas d’audit ;
• service client ;
• développement de la polyvalence, souvent un levier de motivation sociale pour les collaborateurs

• Une réduction du risque de contentieux administratif ou juridique. Si la définition et l’application des règles légales et d’accord d’entreprises sont correctes, les risques d’écart de conformité s’en trouvent réduits.

L’optimisation des plannings peut apporter beaucoup à l’organisation. Mais il faut être conscient que les projets peuvent être complexes. On n’est pas ici dans de l’expérimentation à base d’Excel, mais dans des approches IT et RH très structurantes. Aussi, il est indispensable de prévoir des moyens financiers, techniques et humains à la hauteur des enjeux.