La gestion des congés et absences est une des tâches les plus coûteuses pour la fonction RH. Or, un module de gestion des absences intégré à la GTA assure des gains importants en matière de productivité RH d’abord, et de qualité de la paie ensuite.
Pas encore tout à fait convaincu ? Dans cet article, nous répondons aux 5 questions les plus courantes sur le logiciel de gestion des congés et absences.
Logiciel de gestion des congés et absences en entreprise : à quoi sert-il ?
Un logiciel de gestion des absences assure l’enregistrement, le traitement et le décompte des diverses absences et congés de vos salariés.
Par absence, on entend le plus souvent les motifs légaux ou conventionnels : CP, maladie, RTT, récupération, congé sans solde, congé sabbatique, congé formation… Mais ce terme englobe aussi des activités qui ne sont pas réellement des absences au sens de la paie : délégation, formation, mission, par exemple.
La solution sert ainsi à assurer la gestion de tous ces motifs, même si leur impact en paie peut être très différent.
Gestion des absences, dans la paie ou avec la GTA ?
En France, la gestion des absences est particulièrement complexe et très imbriquée avec la gestion des temps et des activités. En ce sens, la gestion des absences est une fonction de base de la gestion des temps chez les principaux éditeurs français de logiciels de GTA. Le plus souvent, elle est donc comprise dans la solution standard.
Mais chez les éditeurs anglo-saxons, il n’est pas rare que la gestion des absences soit proposée séparément de la gestion des temps. En particulier, car cette gestion (généralement plus simple) est souvent réalisée dans le logiciel de paie. Dans ce cas, la gestion des temps se limite ainsi à un simple suivi de la présence (on parle alors de Time Keeping ou de T&A comme Time & Attendance).
En France, l’immense majorité des projets de GTA embarquent la gestion des temps avec la gestion des absences. Les logiciels dédiés vont en général plus loin que ce que proposent les solutions de paie, le rôle de celles-ci se limitant alors à consolider les absences et à les valoriser financièrement le cas échéant.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de suivi des congés et des absences ?
En général, on retrouve les fonctionnalités suivantes dans la plupart des solutions GTA françaises :
Calcul des droits à congés ou absences |
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L’enregistrement et le suivi des absences au quotidien |
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Le self-service pour les collaborateurs et les managers |
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L’intégration avec la paie |
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Le reporting et le décisionnel |
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Comment sécuriser un logiciel de gestion des congés et des absences ?
C’est un point essentiel pour les DRH et les services paie car les contestations et contentieux sont nombreux sur la gestion des congés et absences.
Garantir la traçabilité des absences et des congés
Le logiciel doit permettre d’identifier qui a fait la demande d’absence ou de congé (le salarié, son manager, le service RH…) et quand. Il doit tracer les validations hiérarchiques et les modifications éventuelles. Ces informations peuvent être opposables. Par exemple en cas d’accident de trajet ou de travail alors que le salarié était présumé en congé, ou inversement un salarié absent alors qu’il était présumé présent.
Historiser les données sur toute la période de rappel de salaire
Les réclamations sont nombreuses et parfois tardives. La base de données de l’application doit assurer une historisation sur la période légale de contestation des salaires (3 ans). Soit en ligne si les volumes le permettent, soit dans un infocentre (data warehouse) pour des consultations ponctuelles en cas de volumétries importantes.
Assurer une sécurité IT irréprochable
La gestion des congés et des absences est une des fonctions RH les plus décentralisées dans l’organisation.
Il n’est pas rare de voir 100 % des salariés y accéder via leur PC ou tablette (intranet RH) ou via une application mobile sur smartphone. Ou encore par le biais des bornes interactives dans les ateliers ou entrepôts pas exemple, et même sur les pointeuses.
La sécurisation informatique des échanges et des données est primordiale pour une application aussi accessible, très souvent en mode SaaS sur le cloud.
Garantir la confidentialité de la gestion des absences
La confidentialité des absences de vos salariés est essentielle, par respect pour leur vie privée, mais aussi parce que certains n’ont pas forcément envie de dévoiler de potentiels problèmes. Une absence maladie récurrente, une absence qualifiée en accident de trajet ou de travail, etc.
La consultation de ces données doit être réservée au service RH et aux managers, et il est même parfois nécessaire de « cacher » certains motifs.
Par exemple, certaines entreprises n’affichent pas le motif réel des absences sur les plannings, mais simplement un code générique « Absent » pour éviter de dévoiler involontairement une situation personnelle. La gestion de la confidentialité par motif d’absence est donc un sujet à travailler lors du paramétrage de la solution.
Quels sont les objectifs du logiciel de suivi des congés et absences ?
Voici les 3 objectifs les plus fréquemment cités par les DRH :
Garantir la conformité de la gestion RH et de la paie |
En cas de contestation, de contentieux, mais aussi de contrôle par l’inspection du travail ou de l’Urssaf. |
Proposer un service RH de meilleure qualité aux collaborateurs |
Les demandes sont plus faciles à faire et à valider. La mise à jour des des plannings est en temps réel. Des consultations en ligne et des droits à congés ou RTT actualisés sont disponibles en permanence. |
Réduire les coûts administratifs RH |
La gestion des congés et absences est coûteuse et chronophage pour la fonction RH. La dématérialisation des demandes, validations, consultations, ainsi que l’intégration automatique en paie génèrent des gains de productivité très importants. |
