Licenciement pour motif personnel : motifs, procédure…le guide complet !

En tant qu’employeur, peut-être avez-vous déjà envisagé le licenciement d’un ou plusieurs de vos salariés ? C’est est en effet une procédure à laquelle beaucoup d’entreprises sont confrontées un jour ou l’autre. Elle est souvent source de stress et de questionnements multiples. Le droit du travail organise le licenciement en deux grandes catégories : le motif économique et le motif personnel. Nous nous concentrerons ici sur ce dernier. 

Le licenciement pour motif personnel est directement lié à la personne du salarié (contrairement au licenciement économique). Il regroupe donc des situations très variées et il est parfois difficile de déterminer si tel ou tel motif est une cause réelle et sérieuse de licenciement. En outre, la procédure à suivre est précise, notamment dans ses délais. Autant de points importants à maîtriser pour éviter toute condamnation pour licenciement nul ou irrégulier . 

Pour aborder vos licenciements avec sérénité et efficacité, vous trouverez dans ce guide les points essentiels à connaître pour mener à bien ces ruptures de contrat. Quels sont les différents motifs valables ou interdits ? Quelle procédure suivre, étape par étape ? 

Le licenciement pour motif personnel : de quoi s’agit-il ? 

Le licenciement pour motif personnel regroupe des réalités variées. Il peut être justifié par une faute du salarié, une insuffisance professionnelle, etc. Attention toutefois, certains motifs de licenciement sont interdits. 

Faute du salarié

En cas de faute, l’employeur met en œuvre la procédure disciplinaire applicable dans l’entreprise. Elle peut aller jusqu’au licenciement pour faute notamment en cas de : 

• Faute grave. Elle rend impossible le maintien du salarié dans l’entreprise (harcèlement, violences, vol…)
• Faute lourde. Plus rare, elle démontre une intention de nuire de la part du collaborateur (dégradation volontaire du matériel, divulgation de données confidentielles…) 

Dans certaines circonstances, la faute simple peut également constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement. Il s’agira la plupart du temps de sanctionner des agissements répétés : absences, retards, désobéissance, etc. 

Insuffisance professionnelle ou de résultat 

Ici, le salarié n’a commis aucune faute. L’employeur ne peut donc pas se mettre sur le terrain de la procédure disciplinaire. 

L’appréciation de l’insuffisance professionnelle relève du pouvoir de direction de l’employeur. Pour autant, cela ne le dispense pas d’en prouver la réalité grâce à des faits précis et vérifiables. 

Il peut également s’agir d’une insuffisance de résultat. Pour que ce motif soit valable, il faut que l’employeur ait confié des objectifs réalistes et quantifiables au salarié. 

Quelques exemples : 

• Licenciement régulier : rupture du contrat d’un salarié qui n’a pas les qualités d’ordre et d’organisation nécessaires à un chef de service investi de fonctions de responsabilité (cass. soc. 2-02-1978 n°77-40.152). 
• Licenciement irrégulier : l’entreprise ne peut pas invoquer une insuffisance professionnelle pour se séparer d’un employé à qui il faisait faire des tâches en dehors de sa qualification et étrangères à l’activité pour laquelle il a été embauché (cass. soc. 2-02-1999 n°96-44.340).

Motif lié à la vie personnelle du salarié

En principe, le licenciement pour motif personnel d’un collaborateur c’est à dire pour des faits relevant de sa vie personnelle est impossible. 

Pour autant, ces faits peuvent engendrer un trouble pour l’entreprise et constituer ainsi une cause réelle et sérieuse de licenciement. 

Exemple : Retrait du permis de conduire d’un salarié lors d’un déplacement privé. Cette infraction ne justifie pas un licenciement pour faute. En revanche, le licenciement pour cause réelle et sérieuse est possible si l’employé ne peut plus exercer sa mission dans l’entreprise. 

De même, le licenciement est possible si l’acte effectué dans le cadre privé peut se rattacher à la vie professionnelle du salarié. 

Exemple : vol dans un hôtel partenaire de l’entreprise ou injures racistes dans l’enceinte de l’entreprise après la journée de travail. 

Mésentente 

En principe, la mésentente entre le salarié et l’employeur ne peut pas justifier la rupture du contrat. Toutefois, elle peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement si elle repose sur des faits objectifs imputables au collaborateur. 

Exemple : divergences entre un responsable et l’employeur sur les sujets économiques et financiers de l’entreprise ( Cass. Soc. 6-11-84 n° 82-42.375). 

Motifs interdits

Plusieurs motifs de rupture sont interdits et pourront être annulés par le conseil des prud’hommes. Il s’agit notamment des cas suivants : 

• Licenciement pour motif discriminatoire (sexe, état de santé, opinions, origine, situation de famille, etc.)
• Violation de la protection liée à la maternité ou aux salariés protégés (membre du CSE, etc.) 
• Licenciement d’un lanceur d’alerte ou d’un salarié ayant utilisé son droit de retrait
• Licenciement lié à l’exercice du droit de grève ou à l’expression d’une liberté fondamentale

La procédure : comment mettre en œuvre un licenciement pour motif personnel ?

Pour mener un licenciement, voici les différentes étapes et délais à respecter.

1- Convocation à l’entretien préalable 

Forme de la convocation 

La convocation à l’entretien se fait par tout moyen certifiant la date de présentation et le retrait du courrier, notamment :  

• Lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge (c.trav.art.L1232-2 al2)
• Signification par huissier
• Envoi par chronopost (cass. soc. 8-2-2011 n° 09-40.027)

Bon à savoir. Le refus du salarié de prendre connaissance de la lettre n’empêche pas l’entreprise de poursuivre la procédure. 

De même , la procédure reste régulière si le salarié n’a pas reçu sa convocation en raison d’un départ en congé ou s’il n’avait pas signalé son changement d’adresse. 

Contenu et mentions obligatoires

La convocation doit contenir certaines mentions obligatoires : objet, date, lieu et heure de l’entretien, possibilité d’assistance du collaborateur (art.R1232-1). L’absence d’une ou plusieurs de ces précisions dans la convocation entraîne l’irrégularité de la procédure. 

Objet de l’entretien 

Dans la lettre de convocation, vous devez indiquer expressément qu’une mesure de licenciement est envisagée. En revanche, il n’est pas utile de préciser les motifs (sauf dispositions conventionnelles contraires). 

Date

La convocation doit mentionner la date prévue pour l’entretien. Il doit avoir lieu au moins 5 jours ouvrables après la présentation de la LRAR au salarié (ou sa remise en main propre). Ce délai court à compter du lendemain de la présentation de la lettre. S’il expire un samedi, dimanche ou jour férié, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant (art.R1231-1).

Cette date peut valablement être fixée en dehors des heures ou des jours de travail. Dans ce cas, le salarié peut prétendre au paiement du temps passé.

Le non-respect de ce délai de 5 jours entraîne l’irrégularité de la procédure. 

Heure et lieu 

L’entretien est prévu au choix de l’employeur soit sur le lieu d’exécution du travail soit au siège social de l’entreprise. Un autre lieu n’est possible que pour un motif légitime (par exemple l’indisponibilité des locaux de l’entreprise). 

Le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement si l’entretien se déroule loin de son lieu de travail habituel. 

Assistance du salarié 

La convocation indique impérativement la possibilité pour l’employé concerné de se faire assister : 

• Par une personne de son choix appartenant à l’entreprise
• Ou, en l’absence de représentants du personnel dans l’entreprise, par un conseiller de son choix inscrit sur la liste départementale des conseillers du salarié. Dans ce cas, il est impératif d’indiquer le lieu où le salarié peut consulter cette liste (mairie, inspection du travail…). (art.L1234-4)

Date d’envoi

La loi prévoit une date d’envoi particulière uniquement pour les licenciements pour faute. Dans ce cas, il faut envoyer la convocation le plus rapidement possible après la constatation des faits fautifs, et au plus tard dans les 2 mois. 

Pour les licenciements pour motif personnels non disciplinaires (insuffisance professionnelle, etc.), aucun délai particulier n’est prévu.

2- Déroulement de l’entretien 

Qui peut participer à l’entretien ? 

Le salarié peut se rendre à l’entretien accompagné d’un autre membre du personnel de l’entreprise. En l’absence de représentants du personnel, il peut également se faire assister par un conseiller, comme vu précédemment. Cette assistance est facultative.

De son côté, l‘entreprise est représentée directement par l’employeur ou par un membre du personnel ayant la capacité d’embaucher ou de licencier les collaborateurs (responsable de service, etc…). 

L’assistance de l’employeur pendant l’entretien n’est pas légalement prévue mais elle reste possible. Elle est alors assurée par un employé de l’entreprise uniquement. Il ne peut pas s’agir d’une personne étrangère à l’entreprise.  De plus, il faut veiller à maintenir un nombre d’interlocuteurs équilibré entre les deux parties.

Conséquences de l’absence du salarié ?

Le salarié n’est pas obligé de se rendre à l’entretien. En cas d’absence, la procédure de licenciement se poursuit normalement. L’employeur ne peut pas considérer qu’il s’agit d’une démission ou d’un aveu de la légitimité du licenciement. 

Quels points aborder pendant l’entretien ? 

Pendant l’entretien, l’employeur expose les motifs du licenciement envisagé et recueille les explications du collaborateur (art.L1232-3). Ce dernier peut s’exprimer librement et ses  propos ne peuvent pas constituer un motif de licenciement (sauf en cas d’abus de sa part).

L’employeur n’a aucune obligation de communiquer au salarié les documents justifiant la mesure envisagée.

Aucune règle n’encadre la durée de l’entretien. Il doit toutefois être suffisamment long pour permettre le bon déroulement de la procédure. La cour de cassation a notamment considéré qu’un entretien de 5 min rend la procédure irrégulière (CA Reims 9-11-1994 n° 93/3299). 

Faut-il rédiger un compte rendu ? 

Aucune règle ne l’impose. Il est toutefois possible et peut servir de preuve en cas de litige s’il est signé par les deux parties. Le compte rendu permet de résumer le contenu de l’entretien, les motifs évoqués et les explications de chacune des parties.

3- Rédaction de la lettre de licenciement 

Une lettre impérativement motivée 

La lettre de mentionne impérativement le ou les motifs du licenciement (c.trav.art.L1235-2). Ils doivent être indiqués de manière précise et être vérifiables. 

Est ainsi suffisamment motivée la lettre mentionnant : un manque de résultat, l’insuffisance professionnelle, etc. 

En revanche, les motifs suivants ne sont pas suffisamment précis ni vérifiables : erreurs et négligences  (cass. soc. 7-12-1999 n° 98-41.522), une mésentente sans autre précision (cass. soc. 5-2-2002 n° 99-44.383), etc. 

Attention. Il n’est pas possible de renvoyer à d’autres documents (correspondance, convocation à l’entretien…). Vous devez impérativement exposer explicitement les différents motifs dans la lettre de licenciement. 

Il est également conseillé de reprendre le déroulement de la procédure : date de convocation et de l’entretien préalable, personnes présentes , etc.

Forme de la lettre de licenciement

Le licenciement est notifié la plupart du temps par lettre recommandée avec accusé de réception. 

Mais vous pouvez utiliser tout autre moyen permettant de justifier de la date d’envoi et de réception par le salarié : remise en main propre, huissier, etc.

Qui signe la lettre de licenciement ? 

Pour être valable, la lettre de licenciement est signée par une personne habilitée à le faire : 

• L’employeur (dirigeant de l’entreprise) 
• Ou son représentant, appartenant obligatoirement au personnel de l’entreprise (DRH, directeur des affaires sociales d’une filiale, directeur financier titulaire d’une délégation de pouvoir pour la gestion du personnel, etc.)

4- Envoi de la notification du licenciement pour motif personnel

Date d’envoi 

L’entreprise doit respecter un délai minimal de 2 jours ouvrables après la date de l’entretien, avant de notifier son licenciement au salarié (art.L1232-6). 

Attention, cela implique également qu’il ne faut pas informer le salarié de votre décision de le licencier avant cette date, même oralement. 

Aucun délai maximal n’est prévu sauf pour le licenciement pour faute. Dans ce cas, vous devez envoyer la notification au maximum 1 mois après la date de l’entretien. À défaut, le licenciement est dépourvu de cause réelle et sérieuse.

Conséquences de cette notification

La notification du licenciement entraîne la rupture du contrat de travail du salarié à la date d’envoi du courrier (ou de la remise en main propre).

La lettre de licenciement fixe également les limites du litige. En cas de contentieux, le juge examine la teneur de la notification pour apprécier la régularité du licenciement. L’employeur ne peut plus modifier ou compléter les motifs précisés dans la lettre. 

Par contre, il conserve bien entendu le droit d’apporter toutes les précisions et autres circonstances de faits utiles pour justifier les motifs invoqués. 

Céline Le Friant