TalentSoft a organisé le 24 septembre 2013 un petit déjeuner sur le thème : solutions RH en mode SaaS, comment réussir son projet ? Retour sur les témoignages de deux entreprises aux contextes différents, en commençant par celui de Babilou (1/2), entreprise française ayant un fort enjeu de recrutement et partant d’une feuille blanche en termes de solution SIRH.
Trois clefs pour réussir son projet de SIRH en mode SaaS ? « La constitution d’une équipe projet dédiée en interne, la relation de partenariat avec l’éditeur et la conduite du changement », répond Nathalie Servier, directrice du développement RH chez Babilou. L’entreprise compte 238 établissements en France, 3 000 collaborateurs et crée 650 postes par an. Son fort enjeu de recrutement l’a donc amenée à choisir en 2012 le module recrutement de la solution TalentSoft. La souplesse, la rapidité de mise en place, la couverture fonctionnelle, le coût ont guidé ce choix, fruit d’une décision collégiale des RH, de la DSI et des utilisateurs finaux ; la réussite de chaque étape du projet a tenu à la combinaison de plusieurs facteurs.
Avant : se faire aider dans la rédaction du cahier des charges et agir en partenariat avec la DSI et la communication
« Nous partions d’une feuille blanche, avec des enjeux et une urgence à nous équiper sur le recrutement. Nous nous sommes fait aider en amont pour la rédaction du cahier des charges, un point essentiel pour nous assurer une bonne couverture fonctionnelle », précise Nathalie Servier. La relation avec l’équipe de l’éditeur a également été un élément facilitateur, ainsi que la décision collégiale lors du choix de l’outil. « La DRH était pilote mais partenaire de la DSI et de la communication, il est essentiel de se lancer avec l’appui de la DSI », souligne-t-elle. Il importe également de dégager du temps en amont, au niveau de l’équipe RH, d’avoir des ressources dédiées sur un tel projet. « Nous nous sommes fait conseiller par l’éditeur sur l’établissement du plan de charge », complète Mme Servier.
Pendant : équipe dédiée, relations avec l’éditeur, coconstruction
Cette phase fait découvrir de nouvelles façons de travailler et ressortir le rôle du Chef de Projet RH, pas uniquement celui de la DSI. Des pilotes n’ont pas été prévus du fait d’une équipe peu nombreuse et centralisée, en revanche « les relations avec l’éditeur ont été primordiales et aidées par l’existence d’une équipe dédiée », explique Nathalie Servier. Des relations directes, régulières (suivi hebdomadaire et COPIL mensuel avec toutes les parties prenantes) étaient indispensables puisque qu’il n’y avait pas d’intégrateur.
Après : une conduite du changement soutenue
En phase de recette, une personne s’occupait de centraliser tous les tests effectués par les utilisateurs et du lien avec les équipes support de l’éditeur. De plus la DSI a été très impliquée pour intégrer l’interface du recrutement le site internet de l’entreprise. Mais le point crucial, c’est la conduite du changement. « Il est important de partir du principe que les réticences sont naturelles, le savoir en amont fait gagner du temps. C’est pourquoi nous avons impliqué les utilisateurs dans le choix de l’outil ; créer les conditions d’une bonne adhésion à l’outil, c’est le rôle des RH », pointe-t-elle.
Pour prévenir la résistance au changement chez Babilou, des formations « maison » par petits groupes ont été mises en place, doublées de formations TalentSoft – des formations qui continuent aujourd’hui pour chaque nouveauté qu’apportent tous les quatre mois les nouvelles versions. L’entreprise a également beaucoup misé sur la mise en place d’ateliers, la rédaction de fiches mémo élaborées par le chef de projet. Et l’équipe a déployé une communication en phase avec le monde de la petite enfance : faire-part de naissance de l’outil baptisé Charlie et célébration de chaque étape du projet. Enfin, un audit des pratiques est prévu pour les un an d’utilisation de l’outil.
Sophie Girardeau