La dématérialisation des process RH en quatre axes

par La rédaction

La dématérialisation des process RH ? Comme son nom l’indique, « elle ne concerne pas que les documents RH mais vise à remplacer tout ou partie des process par leur équivalent numérique », pointe Arnaud Gauthier, directeur général délégué de mc²i Groupe. Cartographie d’un concept, qui, s’il n’est pas nouveau, est tentaculaire.

L’échange des données informatisées (EDI)

L’ancêtre de la dématérialisation revient sur le devant de la scène en janvier 2013, avec le lancement de la Déclaration sociale nominative (DSN), sur la base du volontariat tout d’abord, jusqu’en 2016, date à laquelle elle deviendra obligatoire. Bel exercice de synthèse en perspective. Au vu du nombre de déclarations auxquelles sont soumises les entreprises, les résumer à une seule et unique semble un chantier colossal.

Pour le réduire à l’échelle humaine, il se limitera en janvier prochain à quatre déclarations : la déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO), l’attestation employeur délivrée en fin de contrat, la déclaration d’arrêt maladie pour le versement des indemnités journalières et celle de reprise du travail. « On parle là de télé-déclaration, de dématérialisation du flux, qui concernera à terme l’ensemble des déclarations (fiscales, sociales, de formation…) des entreprises vis-à-vis des organismes tiers », explique Arnaud Gauthier. Traçabilité, gain de temps et d’énergie, réduction de la fraude… les avantages de cette déclaration nouvelle norme sont multiples. Les entreprises sont-elles pour autant dans les starting-blocks ? Non. « Notamment parce que le détail du protocole n’est pas finalisé, des précisions seront apportées dans les trois ans qui viennent », complète M. Gauthier.

En revanche, comme le fait remarquer Gérard Pietrement, président de Danae Conseil et fondateur du Cercle SIRH, « les éditeurs de logiciels vont devoir s’adapter pour faire en sorte que le dispositif fonctionne ».

La gestion des flux opérationnels (workflows)

De l’entretien d’évaluation du collaborateur à la demande de formation, en passant par la convocation à la visite médicale ou au dépôt de candidature, tous ces process peuvent être dématérialisés. Actuellement, 100% des grands groupes en ont dématérialisé au moins un, généralement la demande de congés ou la candidature en ligne. « L’impact des nouvelles technologies, le BYOD (Bring Your Own Device), le mobile font bouger les lignes », note Arnaud Gauthier.

La gestion électronique des documents (GED)

Cela concerne essentiellement le dossier du personnel. Il comporte une dizaine de rubriques dont les documents contractuels (contrat de travail et avenants, mesures disciplinaires), les données personnelles (RIB, copie de la carte d’identité, permis de travail, etc.), le dossier de candidature, les règlements et délégations (charte informatique par exemple), la gestion des temps (arrêt maladie, congé maternité…), le solde de tout compte, le bilan social individuel (BSI)… La liste est longue.

Notez que le bulletin de paie occupe une place à part, c’est la raison pour laquelle nous lui réservons un traitement spécifique dans ce dossier.

Ce point met en relief la question de l’archivage. L’objectif est de transformer les armoires de dossiers du personnel en coffre-fort numérique entreprise mais « les originaux doivent être conservés dans les archives », indique Sonia Cluzet, responsable des SIRH FraMaLux chez Ernst & Young.


« Attention à ne pas transformer la dématérialisation en usine à scan », Sonia Cluzet, responsable des SIRH FraMaLux chez Ernst & Young.

« Il faut penser les projets sous l’angle de la gestion des stocks de documents et de dématérialisation des flux. Cela commence par la récupération de l’existant pour le scanner et ensuite ne plus produire de papier ; sans quoi on risque de faire de la dématérialisation une démarche contreproductive ».

 


 

La dématérialisation des documents que le salarié envoie à l’entreprise

Autant le signaler d’emblée, les entreprises sont plutôt réticentes vis-à-vis de la dématérialisation de pièces comme les notes de frais, l’arrêt maladie, la déclaration de déménagement. Quid en effet de la valeur probante du scan effectué par le salarié ? On peut néanmoins envisager « la mise en place d’un doublonnage : le numérique pour accélérer le processus et archiver les pièces, le papier pour contrôler », pointe Arnaud Gauthier. À suivre !

Sophie Girardeau

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