Aurélie Roche, Avocate au sein du cabinet BRL avocats de Paris, fait le point pour Horoquartz sur les règles en vigueur en matière de fixation des dates de congés.
Qui organise les départs en congés ?
Tout salarié acquiert légalement 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, dès son premier jour de travail, qu’il travaille à temps complet ou à temps partiel. Si, en pratique, il est généralement tenu compte des souhaits de salariés, c’est à l’employeur qu’il revient d’organiser les départs en congés. L’organisation des congés payés est à la fois une prérogative du pouvoir de direction et une obligation : l’employeur doit faire en sorte que les salariés puissent bénéficier de leur congé annuel, faute de quoi il engage sa responsabilité civile et encourt des sanctions pénales[1].
En premier lieu, il convient de définir la période de prise des congés, au cours de laquelle les salariés pourront poser des jours de congés ou pendant laquelle l’employeur pourra décider de la fermeture de l’entreprise[2].
Cette période est fixée par accord collectif de travail, ou à défaut, par l’employeur après avis du comité d’entreprise ou, en l’absence de comité, des délégués du personnel. Elle comprend nécessairement la période du 1er mai au 31 octobre. La période de prise des congés est portée à la connaissance des salariés, par tout moyen, et ce, au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.
Comment définir et modifier les dates en congés ?
En second lieu, dans l’hypothèse où l’entreprise ne ferme pas, les salariés sont amenés à prendre leurs congés à des dates différentes. Il est donc impératif de fixer dans quel ordre ils vont partir. S’il n’est pas déterminé conventionnellement, l’ordre des départs en congé est décidé par l’employeur, après avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, en tenant compte de plusieurs critères :
- la situation de famille des bénéficiaires : présence d’enfants scolarisés à charge, possibilités de congé du conjoint, sachant que les conjoints travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané
- la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie
- l’ancienneté des salariés
- l’activité éventuelle chez d’autres employeurs
Une fois l’ordre des départs fixé, il est communiqué à chaque salarié par tout moyen, au moins un mois avant son départ. L’employeur est tenu de respecter ce délai de prévenance minimum. A défaut, le non-respect par l’employeur de ses obligations en matière de fixation du planning des congés peut constituer une circonstance atténuante, voire exonératoire, de la faute du salarié parti en congés sans autorisation[3].
Rappelons à toutes fins utiles que les salariés doivent impérativement bénéficier de douze jours consécutifs de congés, au minimum, pendant la période légale de prise de congés, soit entre le 1er mai et le 31 octobre et que la durée des congés pouvant être pris en une seule fois (« congé principal ») ne peut en principe pas excéder vingt-quatre jours ouvrables. Entre douze et vingt-quatre jours ouvrables, le fractionnement du congé doit être accepté par les salariés, sauf s’il en est prévu autrement par un accord collectif.
Par la suite, l’ordre et les dates de départ peuvent être modifiés en respectant le délai fixé par accord collectif ou en l’absence d’un tel accord, au plus tard un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles dont la réalité sera vérifiée en cas de litige avec un salarié. Si le délai minimal de prévenance, conventionnel ou légal, n’est pas respecté ou en l’absence de circonstances exceptionnelles, le départ en congé d’un salarié à la date initialement fixée, sans autorisation écrite de l’employeur, ne constitue pas une faute justifiant un licenciement et l’employeur peut être condamné à indemniser les salariés.
Et dans le cas d’une fermeture de l’entreprise ?
En dernier lieu, les congés payés peuvent être accordés simultanément, lorsque l’employeur décide de fermer l’entreprise. Cette décision relève du pouvoir de direction et n’a pas à être motivée, même si cette décision unilatérale doit faire néanmoins l’objet d’une information-consultation du comité d’entreprise.
La durée de fermeture de l’entreprise doit être comprise entre douze et vingt-quatre jours ouvrables. En cas de fractionnement, l’accord du salarié n’est pas nécessaire. Au-delà de la durée maximale du congé principal, l’employeur verse aux salariés, pour chacun des jours ouvrables de fermeture excédant cette durée, une indemnité qui ne peut être inférieure à l’indemnité journalière de congés.
En conclusion, c’est à l’employeur qu’il revient de décider des dates de départ en congés, soit dans les limites fixées par accord collectif, soit, en l’absence de disposition conventionnelle, dans les limites fixées par la loi.
Aurélie Roche, Avocate au sein du Cabinet BRL Avocats de Paris, pour Horoquartz
