Externalisation de la formation, avis d'experts

L’externalisation de la formation est un marché en émergence, depuis quelques années, qui devrait atteindre la maturité. La plupart des DRH aujourd’hui, notamment dans les grandes entreprises souhaitent externaliser la gestion de leur formation pour se recentrer sur leur coeur de métier. Alors, quelles sont les éléments importants à comprendre et les clés pour réussir un tel projet?

My RH Line a rencontré deux experts de l’externalisation de la formation, afin de répondre à ces questions.

“L’externalisation de la formation fonctionne selon le même principe que l’externalisation du service paie ou du recrutement qui sont appliquées aujourd’hui en entreprise” explique Cédric Pennarun, Président Fondateur de la société Dypsis.

“Cette activité est en émergence”, précise Jean-François Bigot, Dirigeant de Hodos Consultants. “Il s’agit, au sens large la prise en charge intégrale de la fonction formation aussi bien sur les aspects purement opérationnels que sur le conseil pratique. Aujourd’hui dans 80% des cas, les entreprises sont plutôt concentrées sur un accompagnement du responsable formation ou carrément un soutien qui vient en complément sur des questions purement techniques, réglementaires, ou pratiques, comme la gestion de la logistique des stages, les rapports des financements, la gestion des achats de formation. Ce sont en général des questions qui prennent beaucoup de temps aux services Ressources Humaines, près de 70% de son temps. Le fait de pouvoir déléguer ces aspects a pour objectif de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier c’est-à-dire la gestion et le développement des compétences internes dans l’entreprise.”

Les différents degrés d’externalisation

“Aujourd’hui on peut tout externaliser”, indique Cédric Pennarun. “Ce qui est important dans l’externalisation de la formation c’est de toujours garder le lien. Les entreprises aiment garder un lien privilégié avec leur OPCA. Tout le reste peut l’être à condition que cela se fasse dans le cadre d’un investissement à long terme et non dans le but uniquement de réduire les coûts.”

Il existe néanmoins différents paliers d’externalisation.
“Le premier”, explique Jean-François Bigot, “consiste à proposer la prise en charge de l’apport de financement auprès du client, et de discuter ensemble du budget formation. Concrètement cela veut dire identifier vis-à-vis du plan de formation, ce qui peut faire l’objet de financement, coupler le plan de formation à un plan de financement en prévisionnel, et ensuite le mettre en place et le gérer”.”Le deuxième palier d’intervention possible”, continue le DIrigeant de Hodos Consultant, “est intervenir en soutien sur l’élaboration du plan formation, tous les aspects administratifs et logistiques, les achats et l’évaluation des résultats au sens large. Après il est possible d’entrer plus dans le détail en fonction de ce que souhaite le client.”

Les modes de financement

Les entreprises financement leurs projets d’externalisation avec “le 1.6% en masse salariale qui est utilisé pour la formation professionnelle. Ce sont les dépenses obligatoires au-delà de 20 salariés” indique le fondateur de la société Dypsis. “Ce mode de financement est assez ambigu” poursuit-il “car aujourd’hui beaucoup d’entreprises malheureusement ne le dépensent pas mais font un chèque au Trésor pour dire qu’elles ont rempli leur obligation légale. Il s’agit alors purement d’une dépense mais pas d’un investissement. Le gros souci actuellement, c’est que la formation est considérée comme une dépense et pas comme un investissement. ”
“Au titre du budget formation, il existe trois niveaux de financement” précise Jean-François Bigot. “Un premier niveau est un retour sur investissement par rapport à des cotisations annuelles versées par l’entreprise auprès de son OPCA, le fait de verser ces cotisations donne un accès direct à des financements, encore faut-il en faire la demande et accepter de suivre la procédure qui est imposée par l’OPCA : monter les dossiers, identifier des critères…” “Les deux paliers suivants, poursuit-il, “sont beaucoup ambitieux et aussi beaucoup plus complexes à gérer : demander à toucher d’abord des fonds de branches gérés par la branche d’activité et des fonds européens gérer par la FSE ensuite. Le premier palier est très opérationnel, mais les deux autres ne sont pas toujours évidents à obtenir. Il faut s’inscrire dans la durée et s’engager dans un projet à long terme avec retour sur investissement après, au minimum, un an. Il faut avoir une bonne trésorerie pour s’engager sur ce type de dispositifs.”

Les facteurs clés de succès d’un outsourcing formation

Selon, Jean-François Bigot, un outsourcing foramtion sera un succès se les facteurs suivants sont réunis.

“En premier temps, il faut impérativement déterminer avec son prestataire le périmètre d’intervention voulu, le plus en amont possible. Concrètement, Qui fait quoi ? Qui est responsable de quoi ? Quelles sont les limites d’intervention du prestataire ? Sur quoi le client garde la main ? Cela doit être formalisé par écrit.

Dans un second temps, il faut considérer ce projet d’externalisation comme un partenariat qui, si possible s’inscrira dans la durée. Il y a des réglages à faire pour que cela fonctionne. C’est comme le rodage d’une machine. Il faut faire des réglages avec des retours d’expérience en identifiant ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins bien et monter en puissance progressivement quitte à démarrer par des projets tests ou pilotes et déléguer un peu plus au fur et à mesure du projet.

Enfin, le prestataire ne doit pas hésiter à faire jouer son devoir de conseil. C’est lui l’expert mais il doit aller au-delà de cette position. Il doit se situer comme un conseil au sens large avec une vision stratégique. Par exemple, au-delà des aspects purement techniques dans la gestion du plan de formation, il doit être aussi capable de signaler à son client les points à mettre en place en matière de communication interne, notamment, ce qui est souvent oublié. Cela est dommage car ce sont les aspects humains qui sont les plus compliqués à gérer et on n’y passe jamais assez de temps. C’est le devoir du consultant de mettre cela en avant vis-à-vis de son client.”

Le DIF a-t-il complexifié la gestion de la formation en entreprise ?

“Aujourd’hui le DIF n’a pas été compris par beaucoup d’entreprises.” déplore Cédric Pennarun “Un certain nombre d’entre elles ont mis des choses très intéressantes en place. Malheureusement beaucoup n’ont pas compris le principe. Certaines entreprises ont décidé de ne pas s’en occuper, mais avec une échéance qui arrive en 2010, que ce passera-t-il à partir du moment où les salariés informés vont se manifester?”

“Si l’employeur a, en amont déterminé un politique claire en matière de gestion du DIF, non seulement ce n’est pas un problème mais en plus c’est un atout” remarque Jean-Fraçois Bigot. “Maintenant si rien n’a été fait comme dans 80% des entreprises, faute de temps ou faute de priorité clairement établie, c’est compliqué.”

“Aujourd’hui, les compteurs DIF sont en moyenne à 100 heures”, souligne le Dirigeant de Hodos Consultants. “Cela va se gérer très prochainement dans l’urgence car les demandes de DIF vont tomber, vont s’exprimer et peut-être de façon groupée, ce qui va complexifier. Mais il est encore temps de mettre en place un plan d’action concret pour une fois pour toute s’occuper du DIF et le gérer correctement.”

Cédric Pennarun déplore, quant à lui, que “les salariés ne connaissent pas le DIF même si les entreprises ont normalement l’obligation de les informer. Malheureusement il n’y a aucune sanction prévue au cas où cela ne se produit pas. Les entreprises ne se sont pas rendues compte qu’elles avaient une épée de Damoclès au-dessus de la tête. Elles n’ont pas compris le sens du DIF qui à l’origine était de favoriser l’accès de la formation à tous.” Le fondateur de la société Dypsis indique que “les syndicats ont effectué des campagnes de pub sur le DIF, malheureusement ils ont été trop proactifs, les salariés n’avaient pas encore acquis d’heures et ces campagnes sont passées à la trappe. Les syndicats ont un rôle très important à jouer et il est temps que l’entreprise ait une vision à plus long terme et se rende compte qu’à l’intérieur de l’entreprise la plus grande richesse ce sont les capitaux humains.”

La mutualisation des achats de formation, une bonne idée?

“Il peut être intéressant de mutualiser les achats sur des modules standardisés, packagés, comme les modules de bureautiques très clairement packagés au départ pour un public donné, où l’on sait exactement ce que l’on veut”, estime Jean-François Bigot.
“Mais le système a des limites, assure-t’il, car nous allons de plus en plus vers la personnalisation des réponses aux besoins de formation qui sont exprimés. Pour qu’une mutualisation apporte plus qu’un simple gain financier, il faut bien analyser les besoins de l’employé et de l’employeur en amont. Il y a des arbitrages à faire et il faut être très clair avec cela. C’est ce qui fait la qualité d’un plan de formation aujourd’hui.”
Selon Cédric Pennarun, même s’il peut-être positif de mutualiser les achats lorsqu’il s’agit de formation à titre individuel, lorsqu’on parle de mutualisation, on associe souvent cela à une réduction des coûts, mais malheureusement, lorsque l’on souhaite un produit de qualité, il faut être capable d’investir dans celui-ci.”

Interactions entre la gestion de la formation et la gestion des compétences

“Il existent des interactions directes entre la gestion de la formation et la gestion des compétences dans la mesure où la formation est une solution parmi d’autres au développement des compétences dans l’entreprise”, indique Jean-François Bigot. “Le plus important”, poursuit-il, ” c’est de comprendre que la formation est une solution dans un contexte donné. Il n’y a jamais de problème de formation en soit, la formation est une solution à un moment donné dans un contexte donné. Au-delà de ça, le niveau stratégique est qu’il faut bien déterminer un plan de développement des compétences. On ne développe pas un plan de développement des compétences uniquement par la formation loin de là. Par exemple, il est également utile de développer la communication interne, de nouveaux outils ou des systèmes d’apprentissage. Il y a beaucoup d’imagination à mettre en avant sur ce thème là pour développer les compétences dans l’entreprise. La formation en fait partie, ça permet de tester de nouvelles techniques, de nouvelles méthodes pédagogique. On ne peut pas faire de formation cohérente sans avoir un plan de développement des compétences stratégiques”, conclut-il.

Cédric Pennarun estime, quant à lui “qu’en matière de gestion de la formation et des compétences, on devrait parler de corrélation”. “Il ne peut pas y avoir de gestion de la formation sans gestion des compétences”, explique-t-il. “Il y a un gros travail qui doit être fait de la part des entreprises sur la connaissance des besoins de leurs salariés. On acquiert des connaissances et on les transforme en compétences. Ce qui souvent me choque, c’est que l’on envoie x personnes en formation et que l’on se dit qu’elles sont devenues compétentes alors que la formation est un ensemble. Un travail doit être fait en amont par la recherche du bon prestataire, des audits internes avec des avis externes. Pour transformer des connaissances en compétences il est également important que les entreprises suivent leurs salariés après la formation. S’il n’y a pas de suivi, les connaissances seront oubliées. Il y a aujourd’hui une clarification à faire sur le terme de compétence et comment les acquérir.” conclue le fondateur de Dypsis.

Anne-Sophie Duguay

Cédric Pennarun, Directeur et Fondateur de la société Dypsis

Dypsis vous propose une solution innovante avec l’externalisation partielle ou totale de votre service formation. Pour ce faire, notre société a mis en place, non seulement un service de courtage en formation totalement gratuit mais tout un ensemble de prestations permettant l’externalisation totale de ce service, vous permettant ainsi de réduire et/ou d’optimiser vos frais et charges fixes.

www.dypsis.fr

Jean-François Bigot, Dirigeant de Hodos Consultants

Hodos Consultants est un cabinet conseil spécialisé dans la gestion déléguée de la fonction formation et dont les membres ont tous travaillé au sein d’un OPCA.

Hodos accompagne ses clients dans le développement en volume et en qualité, et à budget constant, de leur plan de formation.
Le premier niveau d’intervention concerne l’apport de financements directs et est rémunéré au résultat.
Hodos intervient également en partenaire sur la gestion logistique et administrative du plan, sur la conduite de projets de formation et sur l’achat des prestations de formation ; la répartition des tâches et responsabilités étant déterminé en amont avec le client.

www.hodos.fr

Retrouvez le retour d’expérience du Groupe CSF, client de la société Merlane : ici

Externalisation de la formation, avis d’experts