Avez-vous déjà mis en place votre base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) ? En tant qu’employeur vous devez en effet communiquer un certain nombre d’informations aux représentants du personnel et en assurer l’actualisation.
Strictement encadrée par le code du travail, cette base de données peut également faire l’objet d’aménagements par accords collectifs.
Principe, entreprises concernées, modalités d’accès, contenu… Panorama des informations essentielles à connaître sur la BDESE.
Principe de la base de données économiques
La BDESE permet à l’employeur de communiquer les principales informations économiques, sociales et environnementales aux représentants du personnel.
Pour ces derniers, l’objectif est d’avoir à leur disposition une source d’information fiable et précise de la situation de l’entreprise afin de pouvoir exercer leurs prérogatives.
Cette base de données est notamment un support de préparation aux consultations et autres réunions du CSE : orientations stratégiques de l’entreprise, politique sociale, emploi, évolution des métiers et des compétences, etc.
Mise en place par l’entreprise, celle-ci doit également veiller à en assurer la mise à jour régulière.
Les informations de la base de données portent sur l’année en cours, les deux années précédentes et les perspectives des trois années suivantes (sauf accord prévoyant une période différente).
Les entreprises concernées par la BDESE
La base de données est obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés.
En cas d’établissements multiples, il faut prendre en compte l’entreprise pour calculer l’effectif et collecter les données et non chaque établissement séparément.
Pour les groupes, une base de données spécifique n’est pas obligatoire. Si toutefois elle existe, elle complète les BDESE de chaque entreprise mais ne les remplace pas.
À défaut de mettre en place la base de données, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave. Il encourt les sanctions suivantes :
- Amende de 7 500 € en tant que personne physique
- Amende de 37 500 € (75 000 € en cas de récidive) pour les personnes morales
L’absence de mise à jour de la base de données est également sanctionnée. Une décision en référé récente a ainsi condamné une entreprise à communiquer les données manquantes dans un délai de 15 jours, avec une astreinte de 5 000 € par jour de retard (TJ Nanterre, ordonnance de référé du 16 septembre 2021, N° RG 21/00773).
Modalités d’accès à la BDESE
La base de données doit être accessible à tout moment aux membres du comité social et économique (y compris à ceux du CSE central et d’établissement) et aux délégués syndicaux.
Les modalités pratiques d’accès, de consultation et d’utilisation sont fixées par l’employeur ou par un accord collectif.
La BDESE peut se présenter sous format papier (sauf pour les entreprises de 300 salariés et plus) ou numérique : fichier excel, logiciel dédié, module du logiciel de paie, etc.
Les informations confidentielles doivent être identifiées comme telles par l’employeur dans la base de données. Il doit également mentionner la durée de cette confidentialité.
Le contenu de la base de données
Mentions obligatoires
Un accord d’entreprise majoritaire peut prévoir le contenu de la BDESE (art.L2321-21).
À défaut, la loi impose un certain nombre d’informations classées en 9 rubriques :
- Investissements
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
- Fonds propres, endettement et impôts
- Rémunération des salariés et des dirigeants
- Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat
- Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au 4°
- Flux financiers à destination de l’entreprise
- Partenariats
- Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe
Attention. Le contenu de chaque catégorie varie selon l’effectif de l’entreprise.
Vous pouvez retrouver la liste détaillée des informations nécessaires à l’article R2312-8 (entreprises de moins de 300 salariés) et à l’article R2312-9 (entreprises de 300 salariés et plus).
Informations environnementales : de nouvelles données bientôt en vigueur
La loi climat et résilience du 22 août 2021 intègre la dimension environnementale à la base de données. (C’est à cette occasion que la BDES change de nom pour devenir la BDESE).
Elle doit dorénavant inclure des informations sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
Toutefois, nous n’avons pas pour le moment davantage de détails sur cette nouvelle catégorie. Un décret en précisera prochainement le contenu.
Céline Le Friant