Au 1er janvier 2016, toutes les entreprises devront transmettre les données sociales de leurs salariés mensuellement, vers un point d'accès unique. Edouard Cornut-Chauvinc, associé Baker Tilly France, explique les contraintes de cette mise en place.
Qu'est-ce que la DSN ? La déclaration sociale nominative, comme son nom l'indique, est une déclaration basée sur une transmission de données individuelles des salariés d'une entreprise aux organismes sociaux et aux administrations.
Cet acheminement se concrétise via les logiciels de paie vers un point d'accès unique, le portail de net-entreprises, pour le régime général. Ces données sont par la suite réparties automatiquement vers les organismes destinataires. Elle doit à terme remplacer plus de 30 déclarations des employeurs au titre de leurs salariés.
Plus concrètement, quel est son contenu ?
On peut distinguer deux types de DSN :
- la DSN événementielle, qui est transmise à chaque événement intervenant dans la vie du salarié : arrêt de travail, départ de l'entreprise, affiliation auprès des caisses, etc. Cette déclaration est totalement dématérialisée, ce qui permet le déclenchement rapide des droits.
- la DSN déclarative mensuelle, concernant les rémunérations versées au cours d'un mois. Elle est à effectuer le 5 ou le 15 du mois civil suivant selon l'échéance à laquelle l'entreprise s'acquitte de ses cotisations de sécurité sociale.
Quand cette DSN doit-elle avoir été mise en place ?
L'obligation de basculer en DSN pour toutes les entreprises est fixée au 1er janvier 2016. Cependant, certaines entreprises ont eu l'obligation de passer en DSN à compter de la paie d'avril 2015. Il s'agit des entreprises :
- redevables d'au moins 2 millions d'euros de cotisations Urssaf en 2013,
- redevables d'au moins 1 million d'euros de cotisations Urssaf en 2013 si elles ont recours à un tiers pour leur déclaration lorsque celui-ci a déclaré au moins 10 millions d'euros de cotisations Urssaf en 2013 pour l'ensemble de ses clients.
Les entreprises ont la possibilité de passer volontairement à la DSN sans attendre le 1er janvier 2016, ce qui permet une mise en place progressive. Aujourd'hui seule la phase 1 (attestation pôle emploi en cas de rupture, attestation de salaire pour les arrêts de travail, déclaration de mouvement de main-d'œuvre) et la phase 2 (déclaration de cotisation Urssaf) sont possibles.
Quel conseil donner aux entreprises ?
La DSN est un bouleversement culturel, qui nécessite une adaptation de l'organisation du traitement de la paie (logiciel, gestion de la paie, etc.). Lorsque la DSN est envoyée, il n'est plus possible de la modifier, ce qui oblige à fiabiliser les données intégrées à la paie en amont.
Ce changement doit être anticipé tant au niveau des entreprises que des cabinets d'expertise comptable, de plus en plus sollicités dans la gestion de la paie.
Les experts-comptables sensibilisent leurs clients à cette nouvelle procédure, qui nécessitera encore plus de rigueur dans la transmission des informations.