« Semaine après semaine nous devons calculer l’ensemble des plannings en fonction des prévisions pour les périodes à venir, contrôler les présences et préparer les paies » explique Erwan Tourtelier, gérant des deux restaurants KFC (Kentucky Fried Chicken) de Saran et Blois. Ce casse-tête est un éternel recommencement pour les milliers de restaurateurs qui cherchent à gérer leurs périodes de rush avec plus de sérénité. Depuis la planification jusqu’à la paie, un ensemble de tâches administratives chronophages ont été simplifiées et rassemblées pour fluidifier les processus du SiRH. Cela permet de se concentrer sur les aspects opérationnels et stratégiques d’une bonne gestion des emplois du temps.
Une logique SiRH intégrée pour un secteur complexe : la Restauration commerciale
Depuis plusieurs années, les processus de planification et de gestion des temps se sont généralisés et la dématérialisation est en marche dans les entreprises : prévision d’activités, demandes d’absences, planification flexible et assistée, acquisition des temps de présence par du pointage, calcul des compteurs et éléments variables de paie automatique ou encore la diffusion des plannings en version numérique… « Aujourd’hui l’enjeu réside plus dans l’intégration et la bonne articulation de ces processus entre eux » commente Olivier Roubin, Chef de produits chez Holy-Dis. Le rassemblement de ces différentes étapes au sein d’un processus unique offre un gain de temps aux niveaux administratif et opérationnel tout en assurant un pilotage à court et long terme en phase avec l’évolution de l’activité et des besoins de chaque restaurant.
La restauration commerciale est un secteur difficile à planifier où les impondérables sont récurrents et les contraintes nombreuses : fluctuation importante de l’activité (pics d’activité, besoins inégaux dans la journée avec des périodes de rush / « coup de feu »), polyvalences, tâches multiples, types de contrats pléthoriques, grande amplitude des horaires d’ouverture… Ce sont ces facteurs qui ont conduit KFC à faire appel à Holy-Dis, afin de planifier le plus finement possible son personnel. Les managers ne peuvent consacrer des heures et des heures à bâtir les plannings. Ils doivent surtout se consacrer à leur rôle opérationnel. « Le recours à un logiciel de planification optimisée des ressources humaines est incontournable et in fine, l’objectif est de maitriser la performance globale de chaque restaurant » affirme Erwan Tourtelier.
Des plannings optimisés à la carte du jour
Les restaurants affichent des horaires d’ouverture de 10h30 à 23h, néanmoins les équipes doivent être à pied d’œuvre dès 9h du matin et jusqu’à la fermeture, à minuit. « Ce sont des journées de travail affichant une amplitude de service de 15h voire même 17h les weekends. Au total il faut donc organiser les effectifs sur près de 110h sur une semaine dont plus de 90h qui doivent tenir compte de l’affluence des clients ! » explique Erwan Tourtelier. Avec ses managers, il doit ainsi planifier les équipes en fonction des prévisions de fréquentation hebdomadaire et intra journalière mais aussi du chiffre d’affaires budgété.
Planifier c’est respecter les contraintes, par ordre de criticité
Le restaurant est comme une ruche qui grouille et l’ensemble des équipiers doit être au bon moment, au bon endroit et sur la bonne tâche. Avec presque 40 salariés dans le restaurant de Saran et 50 pour celui de Blois en CDD partiels, « Planexa® est devenu un outil clef pour gagner du temps et de la souplesse dans la construction des emplois du temps prévisionnels » détaille Erwan Tourtelier.
« Grâce à Planexa®, nous pouvons aujourd’hui optimiser le calcul des plannings et être plus efficaces. » précise-t-il. En effet avec Planexa® Erwan Tourtelier et ses managers peuvent simuler des milliers de combinaisons d’horaires possibles pour obtenir le planning qui respecte les contraintes tout en assurant la meilleure couverture de la charge prévisionnelle quart d’heure par quart d’heure, en fonction des compétences de chacun, mais aussi en fonction de la charge de travail de chacune des tâches nécessaires à la réalisation du chiffre d’affaires prévu . « Concrètement, nous sommes bien plus performants qu’auparavant dans la gestion des périodes de rush. » se réjouit-il.
Nous avons aussi la garantie que les horaires prévisionnels respectent la législation et notamment la convention collective de la restauration commerciale (2 jours de repos consécutifs, les durées de plage de travail minimum proportionnelles à la durée de coupure, 13 heures d’amplitude maximale pour une journée de travail, gestion des pauses…)
Equilibre vie professionnelle / vie personnelle
Après le salaire, le planning est la seconde préoccupation des collaborateurs. L’instauration d’un réel équilibre social grâce à des plannings conciliant impératifs de services avec vie privée dépend de l’engagement des salariés.
C’est pourquoi il est aujourd’hui nécessaire de les intégrer dans le processus de planification en tenant compte de leurs desiderata (congés, repos, aménagements d’horaires). Désormais la simplification et dématérialisation grâce aux solutions self-service permettent aux collaborateurs de faire leurs demandes intégrées à un workflow et de consulter leur planning via internet et depuis n’importe quel appareil.
La solution globale permet donc d’atteindre un certain équilibre et une équité de traitement dans une totale transparence lors de l’attribution des horaires de travail. « Nous effectuons une rotation des équipes qui ouvrent et ferment les restaurants et les plannings sont disponibles et diffusés à l’ensemble des collaborateurs » complète Erwan Tourtelier.
La Gestion des Temps pour piloter le quotidien et sécuriser la préparation des Eléments Variables de Paie
Avec plusieurs entrées et sorties d’équipiers tout au long de la journée, l’outil de gestion des temps couplé au contrôle des présences de type badgeuse-pointeuse permet de piloter les ressources humaines en temps réel et de préparer rapidement les variables de paie dans le respect des obligations légales. Il est possible de gérer avec fiabilité le calcul des heures complémentaires et supplémentaires selon les taux de majoration en vigueur au gré des amendements du Code du Travail, ou encore de suivre les soldes de congés payés ou le contingent d’heures annualisées ou encore les compteurs d’heures de nuit. La gestion des temps de la Suite Planexa® calcule automatiquement les écarts réalisés sur la base des données récoltées depuis les terminaux de pointages et les transferts vers le logiciel de paie sont automatisables afin d’éviter les saisies multiples, sources de nombreuses erreurs.
« Grâce à l’installation de terminaux de pointage dans les restaurants, nous suivons aussi de près l’ensemble des états de pointage de la veille tous les matins. Cela permet de constater le différentiel entre les horaires réalisés et les horaires prévisionnels. Par ailleurs, l’intégration de ces processus dans une même chaîne nous a aussi permis de paramétrer directement les heures complémentaires et les heures de nuit » poursuit Erwan Tourtelier.
Le manager dispose même d’un état analytique du temps de travail par activité afin d’affiner encore plus le pilotage des ressources humaines au quotidien.
Le gérant sera absent samedi, qui fera les plannings ?
L’organisation ne doit plus dépendre d’un collaborateur ou d’une solution « maison » sur un processus aussi important que la planification des RH ou la gestion des temps. C’est pourquoi une suite d’outils intégrée permet à l’organisation de respecter ses engagements envers l’ensemble de ses acteurs, depuis le collaborateur (équité et transparence) jusqu’au client (gestion des files d’attente) et sans oublier les objectifs de rentabilité (contrôle de la masse salariale).
« Aujourd’hui sur les deux restaurants nous sommes 7 personnes capables d’intervenir sur la planification / gestion des temps. Cela nous permet d’assumer sereinement nos fonctions. La suite Planexa® concentre donc toute la chaîne de processus RH du business tout en ayant la main sur les charges et sur l’ensemble des paramétrages nécessaires au calcul des plannings optimisés » poursuit Erwan Tourtelier.
« Grâce à un programme de formation complet, le suivi quotidien des équipes est devenu très intuitif et en amont nous ne mettons plus que quelques heures pour calculer les horaires de travail des mois à venir. Aujourd’hui nous avons aussi décelé certaines améliorations que nous souhaiterions voir, comme la possibilité d’intégrer directement le CA quotidien sur une journée type pour mieux calibrer le poids de chaque tâche » conclut-il. « La solution peut importer automatiquement des historiques propres à chacun des métiers (couverts, clients, chiffre d’affaires…dans le cas de restauration commerciale), ce qui permet d’établir encore plus rapidement les prévisions et de dimensionner les équipes de manière fiable ; dans le cas de KFC, il n’existe pas d’interface native mais ce n’est qu’une question de timing » commente Olivier Roubin, Chef de produits chez Holy-Dis.
Plus de 600 clients dans la restauration
Les deux restaurants franchisés ont été inaugurés en 2015 et viennent compléter l’offre de services en restauration dans leurs communes respectives. KFC France poursuit sa forte politique de développement et compte à ce jour 189 restaurants dans l’hexagone (dont 130 en franchise).
Une envie de poulet et de voir des équipes bien planifiées et gérées, c’est par ici :
- KFC Blois – 34 Boulevard de l'Industrie
- KFC Saran – 399 Route Nationale 20
La suite logicielle Planexa® est amplement utilisée par la restauration commerciale et compte près de 600 restaurants équipés pour gérer les horaires de leur personnel et pour assurer la gestion des temps de leurs employés. Demandez la documentation dédiée à votre secteur et retrouvez les témoignages d’utilisateurs des solutions de gestion du personnel de Holy-Dis.