Aujourd’hui, la vie de l’équipe des caisses est rythmée par Planexa® qui optimise les temps forts et les temps creux au sein de la zone commerciale. Avec 88 employés affectés à la ligne de caisses, à l’accueil et aux différents services et entités périphériques E. Leclerc, Stéphane Lluis, responsable caisses automatise la production des emplois du temps de son équipe en horaires variables, une tâche auparavant « dure et laborieuse ».
Découvrez comment cette enseigne E. Leclerc a su maîtriser son développement en anticipant ses besoins et en changeant d’organisation.
50% de croissance, x2 Masse salariale + de caisses, un développement maîtrisé
En 2007, Stéphane Lluis, responsable caisses, décide d’anticiper l’agrandissement du centre commercial E. Leclerc de Cernay et s’équipe de Planexa® pour planifier ses équipes. Auparavant, l’ensemble des plannings du magasin étaient gérés sur MS Excel. Mais avec la campagne de recrutement, il était nécessaire de revoir l’organisation du point de vente. Jusque-là, les emplois du temps étaient en horaires fixes ce qui n’offrait que très peu de flexibilité pour anticiper les pics d’activité des temps forts et les périodes creuses au cours de la journée.
Pour mieux répondre aux attentes de la direction (fluidité de passage en caisses, meilleure maîtrise des heures de récupération et des heures complémentaires), la nouvelle organisation a été pensée pour permettre d’inclure des salariés en horaires variables. La conceptualisation de cette nouvelle organisation était limitée par les outils à disposition pour la gestion des plannings (MS Excel) et M. Lluis a décidé de consulter Holy-Dis pour le déploiement d’une solution de planification des RH et des activités professionnelle adaptée au métier de la grande distribution alimentaire. De plus, afin de mieux prendre en compte la saisonnalité de l’activité, la fluctuation intra-journalière des flux, l’accroissement des équipes et la polyvalence des salariés sur les différents postes d’encaissement, l’optimisation de la planification était devenue une nécessité dans le projet. Planexa® a donc été choisi et déployé.
Anticiper, Maîtriser et Mesurer
Le point de vente compte aujourd’hui 32 caisses traditionnelles, 4 caisses libre – service et 4 caisses en scannettes, autant dire « Nous n’aurions pas pu assumer notre développement structurel et organisationnel sur les dernières années sans avoir recours à Planexa® » commente Mr Lluis. Entouré de deux assistants pour gérer la ligne de caisses, Planexa® lui permet d’optimiser le calcul des horaires de travail des 88 hôtesses de caisses. Au cœur de ce centre commercial l’activité fluctue énormément au cours de l’année et le magasin doit avoir recours à des saisonniers, notamment pendant la période estivale de juillet-août et durant les vacances de Noël. Le centre commercial ne ferme jamais. « Planexa® nous permet aujourd’hui de planifier, plusieurs semaines à l’avance, les emplois du temps de nos collaborateurs tout en répondant à nos besoins de planification à court terme pour faire face aux imprévus (absences, flux d’activité, etc.) » explique Mr Lluis. « En effet, grâce à notre organisation actuelle nous pouvons désormais mieux maîtriser et fractionner les horaires de travail de nos collaborateurs pour répondre à des flux clients fluctuants ».
« Avec les différents postes de caisses périphériques à l’hypermarché (fleuriste, manège à bijoux, espace presse, 2 accueils et l’espace culturel), l’ensemble de l’équipe de s caisses est devenue polyvalente et peut être planifiée sur les différents secteurs. Cette polyvalence est une donnée supplémentaire à maîtriser et le module de Suivi des Performances de Planexa® offre une analyse plus fine de l’activité réelle grâce à l’analyse des performances à chaque poste d’encaissement » ajoute-t-il.
Ce module, directement interfacé avec le logiciel d’encaissement permet un aperçu en temps réel des données d’encaissement sur chaque poste et, par extension, pour chaque employé. L’ensemble des données du type articles/minute, panier moyen, temps de pause, etc, est directement accessible dans ce module pour faire les ajustements nécessaires dans Planexa® en prenant pour référence les données d’historique.
Une Suite logicielle évolutive, un plan de formations dédié
« Récemment nous avons mis à jour Planexa® vers la nouvelle version (V.3.6) dans le but de bénéficier de l’ensemble de ses fonctionnalités intégrées dans une même interface. Surprise, la refonte de Planexa® a été agréable. Nous avons rapidement pu reprendre nos marques et avons retrouvé nos niveaux d’efficacité et de productivité » détaille Mr Lluis. Depuis 2007, ce point de vente a déployé les nouvelles versions de Planexa®. Grâce à ces mises à jour régulières, l’équipe du Responsable de département Relation clients / Caisses a pu accéder à l’ensemble de ses évolutions.
Aujourd’hui, le point de vente maintient un haut niveau de performance dans l’optimisation de la construction de ses plannings. « Nous sommes maintenant en mesure de répondre concrètement aux attentes de la direction en ce qui concerne le recours aux heures complémentaires et aux heures de récupération . Mais bien que Planexa® soit un outil performant il doit être correctement exploité pour délivrer les résultats escomptés. Régulièrement, des consultantsformateurs de Holy-Dis interviennent chez nous pour nous former sur les nouveautés et les évolutions de la planification » continue Mr Lluis.
Grâce à la rigueur de l’équipe des caisses, elle a su maintenir les bonnes pratiques et se perfectionner pour réussir à exploiter au mieux les possibilités offertes par Planexa® . Ces séances régulières de perfectionnement et d’approfondissement permettent de mieux assimiler les nouveautés de Planexa® tout en ajustant l’organisation RH interne. « Aujourd’hui Planexa® nous assure un haut niveau de disponibilité de nos équipes en fonction des besoins du magasin . Si je devais noter le logiciel et la disponibilité de Holy -Dis, je mettrais une note de 4,5 sur 5 » conclut Mr Lluis.
Plus de 1 600 utilisateurs dans la grande distribution
La suite logicielle Planexa® est amplement utilisée par la grande distribution alimentaire. A ce jour, 1 600 hypermarchés / supermarchés utilisent déjà Planexa® pour gérer les horaires de leur personnel dont pour leur Drive (natif, entrepôt ou point de livraison). Demandez la cartographie des plus de 400 magasins Centre E. Leclerc utilisateurs des logiciels de planification RH de Holy-Dis et leurs témoignages, comme celui des magasins de Gonesse, de La Ville aux Dames ou du Drive de Rennes !