Ces dernières années, les bureaux en open space se sont imposés dans nombre d’entreprises. S’ils font tomber les cloisons, ils ouvrent aussi la porte à différentes menaces et posent le défi de la confidentialité. Robert Half, expert mondial du recrutement spécialisé, dévoile les résultats de son enquête* exclusive auprès des DSI et rappelle quelques règles élémentaires pour limiter les risques.
Les résultats de cette étude démontrent que le facteur sécurité au sein des bureaux dits « ouverts » inquiète fortement les DSI. 77% d’entre eux se disent préoccupés par les risques potentiels de sécurité dans les open space où ne passent pas que des personnes internes à l’entreprise.
Cette préoccupation cristallise plusieurs types de craintes : 53% d’entre eux craignent principalement pour la sécurité auditive (risque que des données sensibles soient entendues) contre 19% qui ont d’abord peur pour la sécuritévisuelle.
En travaillant dans des espaces ouverts, les salariés doivent avoir conscience des différentes menaces. Il est par conséquent préférable de verrouiller sa session d’ordinateur lorsque l’on s’absente, même momentanément, de fermer les tiroirs et/ou armoires contenant des documents sensibles et de passer les appels ne devant pas être entendus de tous dans une salle close. Enfin, et par souci de sécurité, il vaut mieux éviter de travailler dans les transports et autres lieux publics.
Viennent ensuite d’autres types d’appréhensions, pour 25% : Le vol de documents et de matériel, soit (15%) pour le vol de documents et (10%) pour le vol de matériel.
Pour protéger les documents confidentiels, plusieurs mesures préventives peuvent être prises : ne pas sauvegarder ses documents sur son bureau mais sur le Cloud de l’entreprise, ne pas utiliser une clé USB fournie par une personne dont la fiabilité n’est pas garantie, changer régulièrement ses codes d’accès ou encore récupérer rapidement ses documents à l’imprimante afin qu’ils ne soient pas accessibles à tous. Il peut être utile d’investir dans un broyeur qui assure la destruction tout en permettant d’opérer ensuite le recyclage.
Si la crainte du vol de matériel est moins importante chez les DSI, c’est pourtant, très souvent, sur le matériel que sont stockées les données de l’entreprise. Il faut donc sécuriser ce matériel, notamment les ordinateurs portables. Il est important de les cadenasser sur des supports ou de mettre à disposition des salariés des meubles de bureau fermant à clé.
« La confidentialité au sein de l’entreprise est un vrai challenge, pas seulement pour les DSI, mais pour tous. C’est un élément crucial qui doit être envisagé dès le processus de recrutement puis pendant l’intégration de tout nouveau collaborateur. Prendre des précautions ne suffit pas, il est indispensable de former et d’accompagner chaque personne et chaque équipe dans la mise en place de ces mesures. Sans cela, la sécurité du matériel et des données ne pourra pas être assurée. Cette démarche sera efficace uniquement si chacun se l’approprie et si elle est collective. Compte tenu des enjeux, notamment concurrentiels, cette question ne peut pas être considérée comme secondaire » rappelle Fabrice Coudray, Directeur de Robert Half Technologie.
*Enquête réalisée par un institut de sondage indépendant pour Robert Half en décembre 2014 auprès de 100 Directeurs / Responsables des Systèmes d’Information (DSI) en France.
À propos de Robert Half
Fondé en 1948, le groupe Robert Half, pionnier du recrutement spécialisé temporaire et permanent, est aujourd’hui leader mondial de ce secteur pour tous les métiers de la finance, de la comptabilité, de la banque, de l’assurance, du juridique et du fiscal, de la technologie et de l’assistanat.