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Retour sur investissement conséquent, rapidité, efficacité et simplicité de traitement de l’information ou de l’archivage… l’intérêt de la dématérialisation des processus et documents RH va bien au-delà du seul souci environnemental. Pourtant, face à la résistance de certains, hommes et processus, la « Culture Zéro Papier » se fait attendre.
De la législation à l’application
Depuis la loi du 13 mars 2000 [1], la législation accorde au document numérique la même valeur qu’au support papier. « Sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
La loi demeure creuse sur la démonstration technique de fiabilité de la signature électronique. En termes de sécurité des données personnelles, certains responsables RH souhaitent une clarification de la législation sur la création de coffres-forts numériques pour les salariés, sur le modèle de l’Ordonnance de 2005. Relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, elle a permis de rassurer les citoyens imposables et d’en faire des télé-déclarants.
La peur du bulletin de paie électronique
La loi du 12 mai 2009 [2] a permis de dématérialiser les bulletins de paie. « Avec l’accord du salarié concerné », stipule l’article L3243-2 et insiste Bernard Krotin, Directeur Général du cabinet de conseil en Systèmes d’Information mc2i Groupe. Il énumère les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie : « économies sur les frais d’expédition et d’impression, classement plus efficace, recherche facilitée dans les archives … ».
Mais du côté des salariés, ni cette liste d’atouts ni la conscience environnementale ne suffit à convaincre. « On aurait pu penser que les « anciens » seraient plus réticents que les nouveaux entrants », avance Bernard Krotin. Mais ce n’est pas le cas. « Nous ne sommes parvenus à aucune catégorisation de la sorte ». De nombreux jeunes salariés, pourtant ancrés dans la culture numérique, résistent à la dématérialisation de ce document.
Le syndrome Gutenberg
Au-delà de la menace du virus ou de la crainte des données personnelles dévoilées, cette réticence est le plus souvent justifiée par le besoin de produire, à la demande des organismes publics ou d’un établissement bancaire, un bulletin de paie sur support papier. « Il est toujours possible de demander à l’entreprise une copie papier certifiée des derniers bulletins », rassure le Directeur Général du cabinet de conseil.
Le frein des syndicats : dématérialiser = déshumaniser
Au cœur de la masse salariale, la résistance se veut plus vive derrière la porte des syndicats. Les élections des délégués du personnel peuvent, légalement, être dématérialisées, ce qui représente des économies considérables sur l’impression des bulletins de vote et l’organisation des bureaux. Un point de vue non partagé par les syndicats qui « semblent réticents à la dématérialisation des élections car c’est le seul moment où ils peuvent faire du lobbying », rapporte Bernard Krotin, à l’appui des propos des responsables RH réunis autour d’une table ronde sur la dématérialisation, en juin dernier.
Peut-on tout dématérialiser ?
Oui… ou « quasiment », nuance le spécialiste. Selon lui, le contrat de travail et l’entretien individuel font exception. Parfois transmis par mail, le contrat de travail est toujours signé de la pointe d’un stylo. Quant à l’entretien individuel, poursuit Bernard Krotin, « si sa préparation peut être dématérialisée, tout comme les évaluations préalables, le face-à-face, lui, n’admet pas d’ordinateur entre les deux parties ».
Typhanie Bouju
[1] Loi 2000-230 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique.
[2] Loi 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures.
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