DADS-U 3 principes pour sécuriser sa production

par La rédaction

Depuis 2005, le A de DADS-U ne signifie plus Annuelle mais Automatisée. La télétransmission de la déclaration des données sociales unifiées a ouvert la voie à de nombreux avantages pratiques, assurant plus de sécurité par la non-multiplication des documents. Plus besoin de remplir des bordereaux, finis les doubles-saisies et le risque d’erreurs. La DADS-U est devenue un fichier informatique, directement extraite des logiciels de paie, transmise à tous les destinataires en un seul envoi et réalisée dans le respect d’un cahier des charges commun à tous les organismes sociaux et d’assurance (retraite, prévoyance, chômage, maladie…). A noter : La dématérialisation de ce processus est désormais ancrée dans les mœurs et l’avantage du délai supplémentaire (jusqu’à fin février) n’existe plus. Toutes les entreprises doivent transmettre leur DADS-U avant le 31 janvier.

 
Norme et paramétrage
 
Pour la campagne 2011, qui rassemble les données sociales de l’année 2010, le fichier DADS-U doit répondre à la norme V08R10. C’est cette norme qui permet à tous les destinataires de « comprendre » et d’intégrer vos données sociales. Ce fichier est généré par votre logiciel de paie. Tout fichier qui ne respecte pas cette norme donnera lieu à un message d’erreur et à une nouvelle saisie. Pour vous assurer que votre éditeur respecte cette norme, il vous suffit, soit de lui poser la question, soit de consulter la fiche de présentation de votre logiciel.
 
Certains éditeurs ont déjà intégré les pilotes de la norme 2012 (données sociales 2011). C’est le cas, par exemple, de la solution DADS-U Request de HR Communication. « La nouvelle norme N4DS V01X04 permet de simplifier le contrôle des données par les organismes sociaux et fiscaux. Elle entraîne une transformation de l’ensemble du système d’information paie », explique le gérant de la société de conception de solutions RH, Stéphane Palmitessa.
 
Outre la norme, la fiche de paramétrage est la clé de voute de la production de votre DADS-U. Elle contient les références contrats et les codes des organismes destinataires. Elle est fournie par les sociétés d’assurance. Certains logiciels, comme Sage, offrent la possibilité de faire une demande en ligne. Toutes les données de la fiche de paramétrage doivent être entrées dans le logiciel de paie.
 
La mise en place (et à jour) de tous les paramètres est un processus complexe. Rien d’étonnant à ce que la paie soit la première fonction RH externalisée. Au moment de choisir votre solution, assurez-vous que l’éditeur propose un service d’assistance. Pour un maximum de sécurité et le respect de la confidentialité des données, préférez un interlocuteur unique.

Le choix du site de télédéclaration

Sur le site www.dadsu-assurance.fr, les sociétés d’assurance partenaires présentent quatre services de télédéclaration, chacun dédié à un public propre. Net-entreprises s’adresse, comme son nom l’indique, aux entreprises. Le télédéclarant est guidé pas à pas, de la réalisation au paiement. Jedeclare.com est un service créé par des experts comptables pour des experts comptables. « Il a été mis en place par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables », précise le site des assureurs. DeclarAssur.fr a été mis en place par les sociétés d’assurance et ne concerne que le fichier « DADS-U Assurances ». Le fichier « DADS-U complète », qui comprend le fichier Assurances, peut-être transmis à partir des deux premiers services cités ci-dessus. Enfin, dans le cas de la DADS-U Assurances seule, l’éditeur Sage a créé un portail de télédéclaration réservé à ses clients.

Le croisement des données

« Il existe deux niveaux de contrôle, commence Stéphane Palmitessa, un contrôle de forme et un contrôle de fond ». Le premier correspond à une vérification de l’écriture et de la présentation des données. Tous les logiciels de paie, un tantinet sérieux, effectuent ce contrôle. Ce sont les niveaux 1 et 2 du site net-entreprises : « message bien formé (respect des étiquettes, de la syntaxe), présence des zones obligatoires, bon format des données, respect des valeurs autorisées ». Le gérant d’HR Communication ajoute : « le contrôle de forme permet de vérifier que la présentation des résultats est cohérente ou non. C’est un premier niveau de vérification, mais il n’identifie pas les potentielles erreurs de fond ».
 
Le contrôle de fond, ou « contrôle métiers », est plus rarement proposé par les éditeurs, car plus difficile à mettre en place. Il s’agit du niveau 3, selon la terminologie de net-entreprises. Cette vérification est effectuée par les organismes destinataires et peut être proposée par certains logiciels. Selon le service de télédéclaration, elle concerne la « présence de sous-ensembles nécessaires à un destinataire, la cohérence des déclarations suivant l’activité de l’entreprise, la cohérence entre les dates, les périodes, les plafonds ».
 
Toute erreur dans le fichier, aussi infime soit-elle, donne lieu à un rejet de la déclaration. Si cette erreur est une erreur de fond, et non de forme, la mention du rejet peut être déclenchée seulement plusieurs jours plus tard. Pour éviter ce type de désagrément, HR Communication ne voit qu’une solution : le pré-contrôle de forme. C’est pourquoi « nous effectuons un rapprochement des données (de paie, de gestion administrative, etc.), explique Stéphane Palmitessa. Les résultats prennent la forme de fiches fonctionnelles qui permettent de vérifier la concordance des données ». N’hésitez pas à utiliser les fichiers tests proposés par les services en ligne de déclaration, et cela bien avant l’échéance.
 
 

Typhanie Bouju

 

Articles RH relatifs

Laisser un commentaire