Il y a quelques décennies, certains gourous de la fonction RH prédisaient la disparition de la pointeuse. Loin de disparaître, celle-ci est toujours aussi présente. En effet, la pointeuse horaire en entreprise fait de la résistance. Cependant, elle a évolué pour devenir un périphérique multifonction pour la gestion des temps de travail et des absences. Un outil de conformité RH avant tout, mais, plus étonnant, qui répond aussi à une attente sociale et à une demande de transparence de la part des collaborateurs.
Alors, quelle pointeuse horaire pour vos salariés ? Et comment choisir ? Éclairage dans cet article.
La pointeuse, un outil de conformité RH avant tout
En France, on estime que 60 à 70 % des salariés doivent justifier leurs horaires de travail d’une façon ou d’une autre. La pointeuse horaire avec badge individuel reste souvent privilégiée dans de nombreux secteurs d’activité. C’est un moyen économique et fiable de se mettre en conformité RH.
Le contentieux lié au temps de travail est très important en France. Les prud’hommes, les cours d’appel et la Cour de cassation sociale sont submergés par des contestations sur la mesure des temps de travail, le décompte des heures supplémentaires ou le calcul de primes liées à la présence.
Comment pourrait-il en être autrement avec une législation aussi complexe et changeante, où même vos responsables de paie ont parfois bien du mal à s’y retrouver ? Sans compter les quelque 20 000 nouveaux accords sur les temps de travail négociés par les entreprises françaises chaque année qui viennent ajouter leur lot de cas particuliers !
La législation du travail n’impose pas formellement le déploiement d’un système de pointage électronique. Il faut simplement pouvoir justifier les temps de travail de vos salariés. Et ce, de façon fiable et infalsifiable.
Dans la pratique, la mise en place d’une pointeuse est souvent le moyen le plus efficace pour un suivi incontestable des temps de travail. C’est le complément parfait et parfois indispensable d’un logiciel de gestion des temps.
Pointeuse au service des salariés
La perception de la pointeuse a largement évolué ces dernières décennies. Autrefois vue comme un outil de flicage, elle est de plus en plus synonyme d’équité, de transparence et de conformité aujourd’hui. On a récemment vu plusieurs cas de grève avec des salariés exigeant de leur employeur la mise en place… d’une badgeuse !
La pointeuse à badge reste l’outil de référence dans les secteurs où les salariés n’ont pas, ou peu, accès à des PC (industrie, logistique, distribution…) et sont majoritairement sédentaires.
Pointeuse ou badgeuse, c’est la même chose ?
À l’origine, la pointeuse était un appareil électromécanique qui imprimait une heure sur un carton de pointage individuel. La badgeuse, elle, fait référence à un équipement électronique utilisant un badge pour identifier le salarié. Les premières sont apparues au début des années 70 et de grands industriels, tels qu’IBM, HP ou NCR, en proposaient même à leur catalogue.
On devrait donc plutôt parler de badgeuse. Pourtant, dans les faits, les 2 appellations se recouvrent aujourd’hui et désignent la même chose. La pointeuse ne se limite plus au boîtier électronique fixé sur un mur que nous avons tous pu voir. Elle peut aussi aujourd’hui être virtuelle avec le badgeage sur PC ou tablette. On voit aussi des solutions de badgeage sur téléphone fixe ou smartphone, mais celles-ci sont relativement peu déployées dans la réalité.
Définition de la pointeuse électronique
Une pointeuse se compose ainsi :
- lecteur de badge pour identifier le salarié. Différentes technologies existent, mais le grand standard du moment est le badge RFID de proximité, le plus souvent Mifare ®.
- afficheur d’une taille très variable suivant les modèles et les fournisseurs. Cet afficheur permet à minima de restituer au salarié des informations quand il badge (ex : son cumul de la semaine) ou consulte des données (son solde de congés, par exemple).
- clavier pour la saisie de données. Ce dernier étant de plus en plus souvent remplacé par une dalle tactile pour faire des demandes d’absences ou des saisies plus complètes (saisie de l’activité, par exemple).
Tout pointage d’une entrée ou d’une sortie est horodaté et localisé avec le numéro de la pointeuse. Dans le cas normal, il est transféré en temps réel au serveur. Mais en cas d’indisponibilité du serveur, les pointeuses peuvent en général stocker localement les informations (un point très important à vérifier).
La pointeuse est connectée sur le réseau IP de l’entreprise le plus souvent en RJ45, plus rarement en wifi.
Badgeage sur intranet, c’est quoi ?
Pour les salariés disposant d’un accès à un PC ou à une tablette, les solutions de gestion des temps et des activités (GTA) proposent le plus souvent une fonctionnalité de badgeage dans leur module self-service, accessible depuis l’intranet de l’entreprise. Cette possibilité s’adresse donc essentiellement à des populations « tertiaires » et est désormais très répandue.
En effet, cette architecture est prisée des employeurs, car elle évite le déploiement de badgeuses physiques. Deuxième point — et on le dit un peu moins — elle assure un badgeage au poste de travail, PC allumé. Ce qui évite des temps de transit entre badgeuse et poste de travail aussi bien en entrée qu’en sortie.
Pointeuse sur smartphone, une réalité ?
Cette fonctionnalité est très souvent proposée par les éditeurs de solutions de GTA à l’intention des populations mobiles. Dans la pratique, ce mode de badgeage fonctionne plutôt bien, mais reste assez peu déployé. En particulier, la pointeuse sur smartphone est plus complexe à sécuriser sur un plan technique. La géolocalisation est aussi assez délicate à déployer, à la fois en raison du cadre juridique et de réticences sociales. Or, pour les DRH, mettre en place du pointage sans pouvoir contrôler le lieu physique de pointage peut être vu comme un problème.
Pointeuse biométrique : possible ou pas ?
Après des années de tergiversations, la CNIL a fini par prohiber l’utilisation de la biométrie à des fins de gestion des temps. Elle considère qu’utiliser des données morphologiques est un moyen disproportionné pour une finalité de pointage horaire. Toutes les technologies de biométries sont concernées : empreinte digitale, contours de la main, réseau veineux, etc. Le pointage avec prise de photo de la personne a aussi été interdit quelques années plus tard. Même à des fins de contrôle d’accès et de sécurité, l’usage de la biométrie est limité à des cas d’usage assez exceptionnels.
Badgeuse sur le cloud, une vraie option ?
C’est même de plus en plus fréquent. Les éditeurs poussent de plus en plus leurs solutions en mode SaaS, ce qui suppose de connecter les pointeuses à des serveurs distants qui sont exploités par un tiers. Il faut être particulièrement vigilant à la sécurité informatique de cette connexion et s’assurer que le fournisseur des pointeuses est conforme aux règles de l’art dans ce domaine, avec notamment le chiffrement des communications de bout en bout. De même, il faut également éviter que des données soient téléchargées sur les badgeuses. Par exemple des listes de badges.
Enfin, il convient de s’assurer que le fournisseur propose des logiciels de déploiement et d’administration à distance. Si vous avez des badgeuses déployées sur de nombreux sites, cela vous permettra de faire la supervision de votre parc et de déployer des mises à jour logicielles sans vous déplacer.
Système de pointage : les obligations de l’employeur
Avant le déploiement d’un système de pointage, l’employeur a obligation d’informer ses IRP. De plus, pour se conformer à son devoir d’information en respect du RGPD, l’employeur doit communiquer auprès de ses salariés et intérimaires via une note d’information comprenant la/les :
- description des finalités poursuivies par le système ainsi que sa base légale ;
- définition des destinataires des données et la durée de conservation des informations ;
- modalités d’opposition, d’accès et de rectification, ainsi que de recours à la CNIL.
L’employeur détermine de son propre chef le type de solution de badgeage qu’il souhaite déployer. Il détermine également le nombre et la localisation des pointeuses en prenant soin de ne pas pénaliser certaines populations avec un éloignement excessif ou des temps d’attente trop longs devant les badgeuses.
L’enregistrement des pointages doit être fiable et infalsifiable. En cas de contestation, vous devrez démontrer cet aspect : le pointage réel d’entrée-sortie ne doit pas pouvoir être modifié ou supprimé, car c’est la seule preuve non contestable. En cas de modification, on travaille avec un pointage logique, et les modifications doivent idéalement être tracées et historisées.
Choisir une badgeuse : quels sont les critères ?
Suivant les populations que vous avez à gérer, la priorité est d’abord de définir quelle est la solution de badgeage la plus adaptée : pointeuse à badge ? badgeage intranet/web ? pointeuse sur smartphone ? ou un mixte de ces possibilités ?
Dans une entreprise, il n’est en effet pas rare de voir différents cas d’usage cohabiter :
- badgeuses fixes pour les opérateurs dans les ateliers ou les entrepôts ;
- badgeage sur PC pour le personnel de bureau ;
- pointeuse sur les smartphones pour les itinérants.
Pour les pointeuses électroniques en tant que telles, elles se sont largement standardisées ces dernières années. Là aussi, il faut au préalable savoir ce que vous voulez en faire :
- Pointage rapide avec un simple enregistrement des entrées et sorties : une badgeuse simple sans clavier et avec un petit afficheur pourra suffire et sera souvent plus économique.
- Pointage et des fonctionnalités de self-service (demandes d’absences en ligne, consultation de planning…) : la taille et la qualité de la dalle tactile sont alors déterminantes.
Suivant votre environnement, la robustesse de la badgeuse pourra être un élément important. Le cas échéant, il convient de vérifier sa capacité à fonctionner avec de très hautes ou très basses températures, à résister à des projections de liquide (indice IP), ou à supporter des chocs mécaniques.
Sur un plan technologique, les points à vérifier sont :
- possibilité d’un fonctionnement en mode local en cas d’arrêt du serveur, primordial pour garantir la continuité du service ;
- disponibilité d’une batterie de secours si vous souhaitez protéger votre pointeuse contre les coupures électriques (si votre réseau électrique n’est pas secouru par onduleur) ;
- possibilité d’alimenter la badgeuse en mode POE (powered over ethernet) le cas échéant.
- le niveau de sécurité informatique proposé pour ces équipements, un point de plus en plus critique.
La durée de vie d’un système de pointage est très longue. On parle d’une durée de l’ordre de 12 à 15 ans ! On a même vu des entreprises utiliser leurs pointeuses pendant plus de 20 ans. Sur une telle durée, c’est la conception électronique et logicielle de la badgeuse qui va faire la différence.
Ainsi, elle devra être en mesure de supporter les évolutions liées au badge. La technologie des badges évolue régulièrement, en particulier pour des questions de sécurité. Elle devra aussi pouvoir supporter toutes les évolutions logicielles indispensables à la sécurité IT.
En résumé, deux critères doivent surtout conduire votre choix :
- Les usages que vous envisagez pour votre pointeuse.
- Son évolutivité technologique sur le moyen et long terme.
Combien coûte une pointeuse ?
Le coût va bien sûr entrer en ligne de compte, mais comme disaient les Tontons Flingueurs : « Le prix s’oublie, la qualité reste. »
On trouve des sites de e-commerce qui proposent des badgeuses à moins de 300 €. Il faut être très prudent et bien s’assurer de la qualité et de la pérennité de ces matériels qui visent surtout les TPE-TPI. Les principaux éditeurs sur le marché français proposent des tarifs entre 700 et 1500 € pour des pointeuses professionnelles de qualité. Les éléments qui vont faire la différence sont :
- la taille de l’écran ou de la dalle tactile ;
- l’alimentation POE ou sur réseau électrique ;
- la robustesse et l’indice IP d’étanchéité ;
- la présence ou pas d’un clavier ou de touches de fonction ;
- le type de lecteur de badge.
À ce coût d’achat, il faut ajouter :
- le coût de câblage réseau ;
- le coût de câblage électrique ;
- le support de pose dédié en cas d’usage à l’extérieur ;
- l’installation et la pose physique de la badgeuse.
Dans certains cas, ces coûts logistiques peuvent doubler le prix de la badgeuse. Par exemple si elle est éloignée d’un switch RJ45 ou d’une alimentation électrique nécessitant des passages de câbles longs et complexes. Il faut également prévoir le coût de la maintenance annuelle et de l’entretien (MRO). Il peut atteindre suivant les options (retour atelier, maintenance sur site…) de 5 à 20 % du prix du matériel.
