Le Groupe Canal+ a opté pour la dématérialisation des bulletins de salaires de ses employés. En effet, selon la législation, ceux qui le souhaitent recevront désormais leur bulletin de paie sous format électronique. La solution opérationnelle depuis le mois de mars permet à la chaîne cryptée de stocker ces bulletins dans le coffre-fort électronique de chaque employé et également de continuer à contribuer à son programme « Happy Planet ».
Le Groupe a fait appel à Novapost, pour cette dématérialisation et l’archivage est confié à CDC Arkhinéo, tiers de confiance archiveur.
My RH Line a rencontré Diane Egloff, Responsable SIRH Groupe Canal+ afin de comprendre les enjeux et objectifs de cette démarche.
Le groupe Canal plus comprend 3500 salariés permanents et 1800 intermittents en moyenne. Cela représente 2 cycles de paie distincts tous les mois.
Au-delà de la chaine cryptée, le Groupe présente beaucoup d’autres activités en parallèle.
« Nous avons plusieurs pôles d’activité :
– le pôle Edition qui s’occupe essentiellement de ce qui passe à l’antenne (présentateurs, journalistes, techniciens, graphistes) mais également tout ce qui concerne les achats de programmes,
– le pôle Studio canal,
Au-delà de la chaine cryptée, le Groupe présente beaucoup d’autres activités en parallèle.
« Nous avons plusieurs pôles d’activité :
– le pôle Edition qui s’occupe essentiellement de ce qui passe à l’antenne (présentateurs, journalistes, techniciens, graphistes) mais également tout ce qui concerne les achats de programmes,
– le pôle Studio canal,
– le pôle distribution qui s’occupe à la fois de la distribution et du centre d’appel (marketing, définition des offres, relations distributeurs et relations clients).
– le pôle DTE / DTSI (Direction Technique Edition / Direction Technique des Systèmes d’Information) qui s’occupe de la mise à l’antenne et de l’informatique interne
– et enfin le pôle Support (finance, contrôle de gestion, présidence, RH…)»
– le pôle DTE / DTSI (Direction Technique Edition / Direction Technique des Systèmes d’Information) qui s’occupe de la mise à l’antenne et de l’informatique interne
– et enfin le pôle Support (finance, contrôle de gestion, présidence, RH…)»
« Jusqu’à la mise en place de Novapost, nous sous-traitions tout ce qui est maintenance autour de notre système d’information (SAP RH depuis 2001) auprès de la société Northgate Arinso qui se chargeait également de la partie impression des bulletins. Tout le reste de la paie est produit en interne.
« Notre prestataire Northgate Arinso s’occupait jusqu’à présent de la partie editing et de la production des bulletins de paie.
Notre spécificité est que nous avons deux cycles de paies par mois, puisque la paie des intermittents est décalée au 15 du mois afin de nous permettre de récupérer tous les éléments nécessaires à la constitution des bulletins.
Avant de mettre en place la solution, nous faisions notre spool de bulletins de paie après clôture, et l’envoyions de façon informatisée à nos prestataires, qui transmettaient au prestataire d’éditique pour impression. Ce dernier nous renvoyait à j+2 les cartons contenant les bulletins de paie sous pli ouvert. Nous faisions alors l’insertion des chèques déjeuner, et des CESU trimestriels et fermions les enveloppes.
La paie était ensuite envoyée sur nos 9 sites. Cela était assez compliqué et nous prenait 3 à 4 jours par mois.
Novapost nous permet donc :
– de dématérialiser les bulletins de salaires de tous les salariés qui souhaitent le recevoir dans leur coffre-fort électronique personnalisé. Celui-ci permet aux employés de la société d’archiver, de consulter, de partager, de télécharger si nécessaire leurs bulletins de salaires tout en conservant la valeur légale de ceux-ci.
– mais aussi de gérer l’impression et l’expédition des bulletins au domicile de ceux qui continuent à préférer le papier. »
– mais aussi de gérer l’impression et l’expédition des bulletins au domicile de ceux qui continuent à préférer le papier. »
Une solution moderne et innovante
« Nous avons décidé de passer au bulletin de salaire électronique car nous voulions proposer une solution moderne à nos salariés en profitant de la signature de la loi. L’atout principal a été la réduction des coûts et surtout la possibilité d’attribuer des tâches à plus forte valeur ajoutée à notre équipe paie. Cela s’inscrivait également dans la démarche « Happy Planet » que nous avons en interne, qui concerne le développement durable et donc l’éco responsabilité. »
Cette technologie développée par Novapost représente donc pour Canal+
– un gain financier immédiat, des économies sans aucun développement en interne,
– un gain de temps : plus d’impression, mise sous pli ou affranchissement,
– un gain de place : plus de documents papier à stocker,
– un geste en faveur de l’environnement, une contribution au programme « Happy Planet».
– un gain financier immédiat, des économies sans aucun développement en interne,
– un gain de temps : plus d’impression, mise sous pli ou affranchissement,
– un gain de place : plus de documents papier à stocker,
– un geste en faveur de l’environnement, une contribution au programme « Happy Planet».
Quand nous avons commencé à consulter le marché, Novapost était le seul à pouvoir présenter des références existantes. La plupart des autres n’étaient pas forcément prêts. Par ailleurs, nous ne souhaitions pas changer de SIRH et notre timing était extrêmement serré, nous voulions démarrer très rapidement. Par son adaptabilité et sa réactivité, Novapost a parfaitement répondu à nos demandes.
Nous avons fait un appel d’offres en octobre 2009, et avons choisi Novapost en décembre.
Notre travail sur le projet a commencé en janvier 2010 avec des réunions nous permettant d’identifier les points de personnalisation et de nous répartir les tâches.
Novapost a pris en charge toute la partie d’accompagnement du changement (fourniture de visuels, textes à mettre en ligne dans l’intranet, des mails d’inscription et de relance) et s’est chargé de la mise en forme de nos bulletins. Nous sortons un spool de bulletins à fichier brut en format texte, qui était, jusqu’à présent mis en forme par l’imprimeur.
Notre travail sur le projet a commencé en janvier 2010 avec des réunions nous permettant d’identifier les points de personnalisation et de nous répartir les tâches.
Novapost a pris en charge toute la partie d’accompagnement du changement (fourniture de visuels, textes à mettre en ligne dans l’intranet, des mails d’inscription et de relance) et s’est chargé de la mise en forme de nos bulletins. Nous sortons un spool de bulletins à fichier brut en format texte, qui était, jusqu’à présent mis en forme par l’imprimeur.
De notre côté, nous avons dû travailler sur la façon dont nous allions leur envoyer les fichiers contenant les bulletins mais également un annuaire salariés leur permettant d’identifier les salariés payés chaque mois et de créer les coffres forts correspondants.
L’adhésion des salariés
« Notre taux de dématérialisation représente 33% de notre base, 20% d’inscrits dès le premier mois. La loi prévoit que le salarié doit donner son accord express pour passer en bulletin électronique, nous n’arriverons donc pas au 100% électronique. Il y a toujours des collaborateurs réfractaires, parce qu’ils craignent pour la sécurité des données ou parce qu’ils préfèrent avoir la version papier.
Les salariés bénéficient également du support de Novapost en ligne qui répond à leurs interrogations. »
Un suivi dans la durée
« Novapost a été très présent tout au long de la mise en place de la solution, notamment dans la mise au point d’une stratégie de communication avec le pôle de conduite du changement Novachange.
Nous avons toujours un interlocuteur dédié pour la partie bulletin et un interlocuteur sur la partie accompagnement du changement qui nous propose des actions. Nous avons organisé des portes ouvertes qui nous ont permis de constater une petite hausse des inscriptions (une cinquantaine en deux jours). Nous allons lancer une nouvelle opération de communication à la rentrée en insérant une note de présentation du service dans les bulletins imprimés.»
Propos recueillis par Anne-Sophie Duguay