Avis d’experts : les solutions de gestion des temps – Volet 2

par La rédaction

La Gestion des temps, souvent considérée comme fastidieuse, est au coeur du fonctionnement des organisations. Devenue aujourd’hui un réel enjeu stratégique, de nombreuses sociétés se dotent d’une solution de gestion des temps.

My RH Line a rencontré des experts de la gestion des temps qui nous font part de leur expérience et nous donnent les clés de la réussite de la mise en place d’un tel projet.

La gestion des temps en entreprise, une notion compliquée ?

« Est-ce que cela l’est vraiment ? » questionne Julien Neveu, Responsable du Développement Commercial France chez Protime SAS à Paris. « Je n’en ai pas l’impression. Les logiciels de gestion des temps sont faits justement pour être simples et pour être le moins chronophage possible ».
« Certains voient la gestion des temps comme du contrôle et d’autres comme un outil très utile en termes de traçabilité des données et de gain de temps. »
Selon Frédéric Szakal, Directeur commercial d’Equitime, « la gestion des temps en entreprise peut paraître compliquée pour plusieurs raisons. La première est que traditionnellement la gestion des temps servait à vérifier la présence de l’employé sur son lieu de travail et à compter le temps. Aujourd’hui la gestion des temps a évolué. Il s’agit désormais de la conjugaison d’une adéquation entre une charge de travail et un besoin en effectif avec des intérêts convergents et surtout divergents. La gestion des temps représente l’intérêt de l’entreprise, l’intérêt du salarié et l’intérêt du client. »
« La mise en œuvre d’une solution de gestion des temps demande une implication totale de tout l’effectif et entraîne souvent un changement de la culture de l’entreprise » indique Julien Neveu.
Les employés montrent très clairement un intérêt de pouvoir consulter leurs compteurs sans avoir à demander aux RH. Cela apporte également beaucoup de transparence car il n’y a pas de discussion possible.
Il y a une logique d’apaisement du climat social qui en découle.  Certes il y a des challenges importants auxquels il faut faire face, mais il y a globalement bien plus de bénéfices à en tirer que de contraintes.
« Nos logiciels sont faits pour être les plus intuitifs possibles en déchargeant au maximum des tâches administratives qui prennent du temps et qui ne dégagent aucune valeur ajoutée. »
 « La gestion des temps est un outil systématiquement décentralisé, mis au plus près des effectifs, des managers de proximité et plus l’entreprise est grande, plus on va diviser « les règles » et au fil du temps cela de véritables boîtes noires avec des bastions en fonction des managers. Lorsque la gestion des temps d’une entreprise n’est pas informatisée cela entraîne des usages, des interprétations, et des arrondis autour des règles métiers et peut être utilisé comme un outil de récompense ou de sanction.
Tous ces facteurs conjugués font parfois paraître les projets comme sensibles mais ils ne sont pas forcément compliqués », conclue le Directeur commercial d’Equitime.

Etapes clés de réussite 

La vision de Protime :
« Cibler un retour d’investissement maximal en déployant des solutions de GTA selon une méthodologie d’implémentation détaillée et bien équilibrée. En amont, il y a quatre étapes particulièrement importantes : l’analyse, le déploiement, le testing et le go-live », considère Julien Neveu.
« La phase « d’analyse » est le moment où le consultant et les clients se réunissent et discutent des spécificités en termes de règlement de travail, d’horaires, de compteurs, etc… Tout cela est vraiment propre à chaque entreprise et doit être étudié au cas par cas. C’est essentiellement cela qui va ensuite faire en sorte que le système va bien fonctionner ou non.
La phase de « déploiement » : nous faisons en sorte de rendre le client le plus autonome possible car il n’y a pas de programmation, uniquement du paramétrage. Les formations dispensées au service RH ou aux managers permettent d’utiliser la solution de manière optimale et d’en tirer le maximum de bénéfices.
La phase de « Testing » : Le but est de mettre en place la solution sur une population test pendant une période d’au moins un mois. Sur base des résultats obtenus, des ajustements éventuels sont réalisés.
La phase du « Go live » : Après acceptation de l’environnement test, le système est mis en production. Après le premier traitement réel des salaires, le projet est clôturé et l’accès à notre support est ouvert.
« Il est toutefois primordial que l’outil soit simple d’utilisation et apporte une vraie valeur ajoutée, ce qui permettra aussi de valoriser l’image des RH en interne. »
 
La vision d’Equitime :
« L’adéquation du logiciel aux attentes mais surtout l’adéquation des futurs utilisateurs au projet. Pour cela, ils doivent être impliqués dès le début dans le choix de l’outil. C’est un facteur déterminant. Il ne faut pas imposer des outils de gestion des temps. Changer un outil de paie dans une entreprise, même s’il y a 5000 personnes, a beaucoup moins d’impact, car peut de personnes l’utilisent. Pour un outil de gestion des temps, avec 5000 personnes, 300 ou 400 utilisateurs sont susceptibles d’utiliser la solution, avec des sensibilités à l’informatique différentes des uns des autres, des besoins différents d’où la nécessité d’avoir leur adhésion pour la mise en œuvre, que leurs pairs aient participé de manière active au choix et que ce ne soit pas un choix imposé par le haut.
Cela doit être un choix avec des implications de chacun des acteurs.
Pour faire adhérer les salariés, il faut les associer à chacune des phases, la rédaction du cahier des charges, du besoin, de leurs besoins fonctionnels, trouver le plus grand dénominateur commun et les faire participer aux différentes soutenances et visites faites sur site pour confirmer les choix.
Il faut démystifier le produit de gestion des temps car il va inquiéter. Il est nécessaire d’expliquer la volonté de la direction dans la mise en œuvre de l’outil,. Il ne s’agit pas nécessairement de contrôle. Ces outils permettent aujourd’hui un pilotage économique mais également un pilotage social de l’entreprise.
L’outil doit être hautement paramétrable. De plus, ce sont des projets sensibles qui nécessitent de l’accompagnement, audit, écriture, direction de projet, conduite de projet, il ne faut pas minimiser cette phase là.
L’accompagnement au changement est nécessaire et aujourd’hui, il est parfois minimisé ou sous estimé par le client. Pour cela les outils modernes comme des plateformes de e-learning permettent de donner à l’utilisateur de véritables outils ergonomiques d’aide au changement, avec des processus, des modes opératoires qui vont être clairement exprimés et qui vont être faciles d’accès, c’est important. »

Délai moyen de mise en place

« Les délais moyens sont 4 à 5 mois pour mettre en place des sites pilotes et commencer à former des premiers utilisateurs », indique Frédéric Szakal. « Le déploiement est parfois plus long car cela dépend du nombre de personnes censées l’utiliser. 5 à 6 mois est un délai raisonnable.
Ce délai s’explique, lorsqu’il s’agit d’une première implémentation, par le flou existant autour des astreintes, par exemple. Au fil du temps, s’il y a 40 managers, il y a 40 règles d’astreinte, alors qu’au bureau des RH, il n’y en a qu’une et une seule. Il est la plupart du temps nécessaire de renégocier, ré arbitrer, parfois en fonction du climat social, des partenaires sociaux, des priorités du client, cela peut être plus ou moins long et impacte le délai de mise en œuvre. »
« Le délai moyen de la mise en œuvre ne dépend pas de la taille de l’entreprise », estime Julien Neveu, « mais de la complexité des réglementaires en interne. Ce délai est, d’en moyenne, 3 mois, entre le moment où l’on fait le « Kick off » pour discuter de ce que l’on souhaite mettre en place et de ce dont on a besoin jusqu’au « Go live » où la solution est généralisée à l’ensemble de l’entreprise. Entre temps, il y a douze étapes de déploiement, pour atteindre la satisfaction totale du client.»

Retour sur investissement

« Notre suite automatise la saisie manuelle », explique le Responsable du Développement Commercial France de Protime, « l’implémentation de nos solutions, diminuera d’environ 40% la charge administrative des services RH et d’environ 50% les risques d’erreur de paie. Cela dégage donc un retour sur investissement immédiat que l’on peut calculer en fonction des entreprises.
On constate également des impacts indirects. 60% des frais d’exploitation dans une entreprise concernent le personnel, essentiellement les salaires. Lorsque l’on met en place des outils de planification, on alloue le personnel en fonction des besoins, de leurs disponibilités, de leurs compétences etc… Cela accroît de manière évidente la productivité.
Une solution de gestion des temps peut également permettre d’apaiser le climat social et de faire en sorte que les employés se sentent mieux.
On dépasse, alors, l’outil en tant que tel. Cela entraîne une meilleure communication. Les salariés sont écoutés, et l’on met à leur disposition des outils.
En termes de transparence, il n’y a pas mieux, c’est pour cela que les employés, au final, le vivent bien. Il n’y a plus de contestation possible, tout le monde est logé à la même enseigne.
L’utilisation du mode Saas permet également de dégager un retour sur investissement important. Nous avons des tableaux comparatifs, sur ce que coûte une infrastructure informatique et ce que coûte la mise en place d’un logiciel en SaaS. Cela permet de démontrer que les techniciens auront moins besoin d’être présents pour la maintenance, le dépannage et vont pouvoir s’occuper de projets plus stratégiques.
Dès lors que l’on parle de SaaS, on parle d’abonnement, et c’est désormais un coût d’exploitation et plus un investissement. Cela permet de libérer énormément de cash flow et avec le capital non investi, le client peut travailler sur d’autres projets en annexe.
Nous pouvons montrer à nos clients le coût réel sur 3 ans, durée générale d’un contrat. »
 « On peut le dégager à plusieurs niveaux », explique le directeur commercial d’Equitime.
« – La constitution des plannings : un bon planning met la bonne personne, au bon endroit, au bon moment. Nous avons certains clients qui avaient avant l’installation de la solution de très nombreuses heures supplémentaires mais également autant d’heures perdues. Qu’est-ce qu’une heure supplémentaire ? C’est devoir payer une personne alors qu’on n’avait pas prévu de la faire travailler. Cela signifie que l’on avait mal dimensionné le planning. Un bon outil de gestion des temps va permettre d’avoir la bonne personne, au bon endroit au bon moment et de vérifier en permanence l’adéquation de sa charge de travail avec un besoin en effectif. Qu’est-ce qu’une heure perdue ? C’est programmer emploie pour faire une tâche plus de nombre d’heures que nécessaire. Une heure gagnée par mois par salarié va tout de suite impacter de manière substantielle la masse salariale.
– Aujourd’hui, les règles de gestion des temps sont devenues tellement compliquées que pour les calculer, plusieurs personnes sont employées pour calculer les règles de droits à congés, RTT, valorisation du congé maladie, les éléments variables de paie. C’est une chaine qui impacte plusieurs vecteurs : RH, manager… Ce sont des centaines d’heures perdues. La solution va permettre de fluidifier l’ensemble de cette chaine avec un outil intégré qui va a la fois compter le droit, les quantités de temps de travail amenées à changer, permettre à la personne qui doit compter en fin de période les éléments variables de paie, de ne plus compter mais de les vérifier uniquement. Permettre au manager de proximité d’avoir un outil pour faire des plannings fiables est dans l’intérêt de l’entreprise, dans la voie du client et du salarié et tient compte d’une approche socio organisationnelle.
– Enfin, les RH peuvent se recentrer sur leur métier et exercer des tâches à plus forte valeurs ajoutées. »

Le marché, le mode Saas

« Je pense que le marché est en route et le changement inévitable », avance Frédéric Szakal. « Les entreprises vont devoir s’adapter, nous les premiers. Demain la gestion des temps sera totalement commercialisée en mode Saas. » Pour lui, « c’est le business modèle qui va évoluer mais cela ne changera pas grand chose, pour les éditeurs et les clients. Au lieu de vendre une licence et de la maintenance, nous allons vendre des abonnements. »
« Cela ne m’étonnerait pas que le mode SaaS remplace, d’ici 5 ans, les clients serveurs », confirme Julien Neveu. Pour lui, le changement sera un peu plus profond. « Le SaaS répond à de nombreuses problématiques actuelles des entreprises. Les petites structures qui n’ont pas de service informatique n’ont plus qu’à se concentrer sur l’utilisation du logiciel, et pour les grands groupes, les stratégies d’outsourcing sont de plus en plus fréquentes sans oublier que les avantages financiers sont indéniables. Un constat que notre groupe fait au quotidien car 8 clients sur 10 optent pour cette approche. »
 

 

Propos recueillis par Anne-Sophie Duguay

 

Frédéric Szakal, Directeur Commercial, Equitime

EquiTime, leader sur le marché français des solutions de Gestion des Temps et des Activités ainsi que de la Planification Opérationnelle, propose aux entreprises des solutions progicielles pour construire, suivre, compter et analyser les plannings des collaborateurs, en respectant leurs logiques métier.
Spécialisé dans la mise en place de solutions à valeur ajoutée, leader français sur son marché, EquiTime développe et implémente une large gamme de solutions permettant aux Directions des Ressources Humaines et Directeurs de la Production des grandes entreprises et des PME / PMI de mettre en place une politique et des solutions de gestion des temps respectant les contraintes humaines et légales liées au monde du travail.
La société EquiTime a été créée par un chercheur grenoblois souhaitant faire aboutir  le résultat du travail de dix années de recherche universitaire sur la planification du personnel hospitalier. De ce projet, un progiciel est né, puis une société du même nom : EquiTime.
La Suite Logicielle AgileTime™ est un puissant outil au quotidien dans la gestion, la prise de décisions, l’organisation, la communication interne, l’implication des collaborateurs,  l’évolution de l’organisation sociale et économique de l’entreprise. Ainsi, permet-elle de répondre aux besoins managériaux des responsables de tout établissement au sens large, en particulier au niveau de la gestion des ressources humaines.

 

Julien Neveu, Ingénieur commercial, Protime

Le groupe Protime a été crée en 1995 et se profile aujourd’hui comme un leader du marché de l’enregistrement des temps et de la planification du personnel. Notre capacité d’innovation qui nous a fait connaître continue d’être au cœur de notre culture et de nos préoccupations. En utilisant les technologies les plus récentes, nous développons des solutions à la pointe et nous mettons ainsi jour après jour notre expertise à votre service.
Nous proposons nos solutions en mode SaaS garantissant une « solution » moderne, évolutive, mise à jour et sans surprises.
Depuis 10 ans, Protime est un partenaire agréé Microsoft® et ON Oracle™, et nous avons reçu début 2010, la classification numéro 1 de Dun & Bradstreet.
Aujourd’hui nous avons des bureaux à Paris (FR), Namur et Aartselaar (BE), Waddinxveen (NL), et Manchester (UK).

Par sa présence internationale, ce sont plus de 4.000 entreprises en Europe qui ont choisi les solutions Protime.

 

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