La gestion des temps de travail est l’exemple même de tâche managériale qui peut vite devenir décourageante. Or, l’adhésion des managers aux processus et à la solution de gestion des temps est indispensable pour une performance RH réussite ! 3 constats pour éviter que votre GTA soit boycottée par vos managers.
La GTA est souvent trop complexe et trop lourde pour les managers
Gérer les temps de travail des collaborateurs n’est pas un long fleuve tranquille pour les managers. C’est déjà compliqué pour les RH, ça l’est encore plus pour eux ! Or, ils sont souvent le premier contact de leurs collaborateurs en cas de contestation sur :
- les décomptes de temps ;
- le calcul des heures supplémentaires ;
- les éléments variables de paie ;
- les soldes de congés.
Ainsi, ils doivent corriger des anomalies qu’ils ne comprennent pas forcément. Et ce, sans toujours en maîtriser les conséquences ni disposer des outils pour le faire dans de bonnes conditions. Par conséquent, les réticences des managers à utiliser la solution de GTA sont assez fréquentes. Parfois, cela peut même aller jusqu’à des refus d’utilisation si quelques précautions ne sont pas prises.
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Des managers peu impliqués dans la GTA : quelles conséquences ?
Quand les managers ne sont pas (assez) partie prenante dans les processus de GTA, les conséquences peuvent être significatives pour l’ensemble de l’entreprise :
- Une charge administrative RH alourdie : le service RH devra en effet gérer tous les cas qui pourraient être délégués sur le terrain (corrections de pointage, validation de demandes d’absences, validation d’heures supplémentaires, etc.).
- Un manque de réactivité RH : les corrections et validations nécessiteront des allers-retours (parfois plusieurs) entre le service RH et le terrain. La conséquence la plus visible est le ralentissement de la correction des anomalies avec des impacts lors du traitement de la paie.
- Une dégradation de la qualité de l’information RH : qui est le mieux placé pour corriger un pointage, valider des heures supplémentaires ou accepter une demande de congé ? Le manager est au plus près de ses collaborateurs. Il a l’information la plus fiable et est donc à même de renseigner la donnée la plus qualitative. Si le manager n’est pas impliqué dans les processus de GTA, la qualité des informations de GTA ne peut donc que se dégrader.
GTA : pourquoi les managers peuvent-ils être réticents ?
L’examen des projets montre que 3 causes principales peuvent jouer en plus ou en moins dans l’adhésion des managers à la GTA.
Le manque de compréhension du contexte et des principales règles
Les managers n’ont pas vocation à devenir des spécialités de paie. Ils devraient cependant être en mesure de comprendre et d’expliquer à leurs collaborateurs les règles les plus courantes et quotidiennes de gestion des temps et des absences. Ne serait-ce que les modalités d’un horaire variable ou de gestion de l’annualisation, par exemple.
Les former sur l’outil de GTA est une bonne chose, mais n’est pas suffisant.
Les RH doivent particulièrement veiller à cet aspect de formation minimum à la réglementation de la GTA ou à l’accord d’entreprise. Personne n’aime faire quelque chose dont il ne maîtrise pas les aboutissements.
Trop de contrôles
Les réticences des managers viennent assez souvent de la lourdeur du système mis en place. En particulier, avec cette manie typiquement française de vouloir tout contrôler, on peut vite générer beaucoup d’anomalies et, par conséquent, alourdir la charge pour les managers.
Il faut donc être « raisonnable » quand on met en place un système de gestion des temps. Afin de ne pas noyer les managers et en faire ainsi des opposants à l’outil. Il faut aussi prendre garde à ne pas leur confier la gestion d’exceptions trop complexes. Car celles-ci risquent de leur prendre beaucoup de temps alors qu’elles sont rares. CPF, CET, accidents du travail, par exemple.
Un outil de GTA inadéquat
Dans les faits, les managers sont conscients que la gestion des temps de leurs collaborateurs fait partie de leur périmètre. Une étude de Markess l’avait d’ailleurs démontré il y a quelques années. Mais 7 sur 10 affirmaient que leur service RH ne leur fournissait pas les outils ad hoc pour le faire, avec une conséquence directe : ils traitaient majoritairement ce sujet en dehors de leurs heures normales de travail. La qualité de l’outil et de son UX influe donc grandement sur l’adhésion des managers à la GTA.
Nous reviendrons plus en détail sur ces 3 points dans de prochains articles avec des conseils pour motiver les managers à bien utiliser le système de GTA.
