Dans un contexte de travail entièrement ou partiellement à distance, l’onboarding ne se limite plus à fournir un ordinateur et un accès aux outils de communication. Bien réalisé, il devient un pilier essentiel pour renforcer l’engagement des nouvelles recrues, accélérer leur productivité et intégrer durablement la culture d’entreprise.
Selon les experts de Remote, Stephan Rabier et Marta Sala Vallribera, réussir cette étape clé demande une stratégie structurée et adaptée aux spécificités du télétravail. Lors du récent webinar de Remote, ils ont partagé des solutions éprouvées pour optimiser cette transition, insistant sur le rôle central des outils numériques et des process d’accompagnement.
Remote, une entreprise 100 % télétravail, illustre parfaitement ces bonnes pratiques, ayant intégré plus de 1 800 collaborateurs dans 100 pays depuis sa création en 2019, sans bureau physique. Leur expérience est un exemple inspirant pour toute organisation souhaitant s’adapter à cette nouvelle ère professionnelle.
Les piliers d’un onboarding réussi
1. Structuration et documentation des processus administratifs
L’efficacité de l’onboarding débute par une gestion irréprochable des formalités administratives. Remote, grâce à sa plateforme RH, automatise les tâches complexes : génération des contrats adaptés aux législations locales, affiliation à la sécurité sociale et activation des avantages sociaux. Cette approche réduit drastiquement les délais, permettant parfois d’intégrer un collaborateur en seulement trois jours.
« Chaque pays a ses spécificités légales. Chez Remote, nous nous assurons que tout soit conforme dès le premier jour, offrant ainsi à nos clients et collaborateurs un cadre sécurisé et transparent », explique Marta Sala Vallribera.
2. Création d’un environnement propice à l’intégration et à la performance
Un onboarding bien pensé va au-delà des formalités. Il implique un accompagnement structuré pour familiariser le collaborateur avec les outils, les équipes et la culture de l’entreprise. Chez Remote, un plan sur 90 jours est systématiquement mis en place, incluant :
L’attribution d’un buddy (mentor) pour guider le nouvel arrivant.
Une présentation des outils (Slack pour les échanges quotidiens, Notion pour la documentation).
Des objectifs hebdomadaires pour mesurer la progression.
En télétravail, il est crucial d’anticiper les besoins des nouvelles recrues. Tout doit être prêt avant leur arrivée : matériel, accès aux logiciels, et planning précis pour les premières semaines
Cette structuration permet de pallier l’absence d’interactions informelles, comme celles qui se créent autour d’une machine à café dans un bureau classique.
La culture d’entreprise : un défi et une opportunité
L’onboarding à distance est aussi l’occasion de renforcer l’adhésion à la culture d’entreprise. Remote mise sur des valeurs communes comme la transparence, l’excellence et l’innovation. Ces principes sont intégrés dès le recrutement, garantissant une cohésion malgré les différences culturelles.
Les rituels internes, comme les virtual coffee chats, les réunions d’équipe et les rencontres annuelles, jouent un rôle clé dans la création de liens. De plus, l’écriture et la documentation étant omniprésentes, elles facilitent la collaboration et minimisent les malentendus liés aux différences culturelles ou linguistiques.
La clé est de trouver un équilibre entre standardisation des process et respect des spécificités locales. Nos collaborateurs doivent se sentir eux-mêmes tout en partageant une vision commune
Une expérience enrichissante pour les entreprises et leurs équipes
En tant que précurseur du télétravail, Remote agit également comme un laboratoire d’expérimentation pour ses clients. Les solutions testées en interne permettent d’identifier rapidement les meilleures pratiques, évitant à d’autres entreprises les erreurs courantes.
Pour les organisations qui envisagent de passer au télétravail, l’exemple de Remote démontre que le succès repose sur une préparation minutieuse et une flexibilité constante.