Rarement vue par les directions générales (et même par les DRH) comme une application stratégique, la gestion des temps souffre régulièrement d’un phénomène de dette technique. Défauts de conception et de personnalisation, technologies obsolètes, pertes de compétences, changements fréquents… Quels sont les risques de la dette technique pour la GTA ? Et comment les éviter ?
Dette technique et logiciel de gestion des temps : un couple infernal
C’est une difficulté connue de tous les éditeurs de logiciels de gestion des temps : les utilisateurs ne prennent pas toujours la juste mesure des risques liés à l’obsolescence technique de leur solution. Les budgets annuels sont trop peu souvent calibrés pour éviter que la dette technique ne se crée.
Trois grands facteurs peuvent créer rapidement de l’obsolescence en matière de logiciels de gestion des temps, la dette technique étant une des conséquences les plus coûteuses, mais pas la seule.
La personnalisation avancée des solutions de gestion des temps
En raison des spécificités propres à chaque entreprise (l’accord sur les temps de travail, par exemple ), les outils de GTA sont très souvent personnalisés par les éditeurs ou les intégrateurs. Ceci afin de répondre aux particularités de chaque organisation. Il en résulte des paramétrages et des personnalisations lourdes, et même parfois l’écriture de traitements spécifiques.
Lors des phases de projet, ces « codages » sont plus ou moins bien réalisés, ne respectent pas toujours une normalisation et sont corrigés dans l’urgence quand on constate une anomalie. De même, ils ne sont pas toujours documentés. Ainsi, ceci alourdit la maintenance de la solution et pénalise sa prise en main par des personnes qui n’ont pas participé au déploiement.
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L’architecture exigeante de la GTA
On n’y penserait pas forcément de façon spontanée, mais les applications de GTA sont parmi les plus sollicitées dans la sphère RH. Elles doivent traiter des volumes colossaux de données. Pointages, absences, compteurs… Tous les jours, et pour des centaines ou milliers de salariés.
On observe aussi des phases de sollicitation critique de l’application (phénomènes de pointes d’utilisation) avec parfois plusieurs centaines d’utilisateurs connectés simultanément pour les mêmes opérations : la correction des anomalies, la préparation des plannings, les traitements de paie…
D’autre part, la GTA met souvent en œuvre des badgeuses connectées au réseau, et de plus en plus des versions mobiles sur smartphone. Enfin, c’est évidemment une application très intégrée avec le SI de l’entreprise :
- paie ;
- administration du personnel ;
- ERP ;
- contrôle d’accès ;
- gestion de restaurant, etc.
On arrive donc très vite à des configurations complexes, même pour des effectifs parfois assez faibles.
Mauvaise calibration initiale, monitoring irrégulier, absence de rigueur dans la mise à jour des différents composants (serveur web, SGBD, logiciels de sécurité, BI, API, web services, etc.)… Il en résulte une baisse progressive des performances de l’application (temps de réponse ou de traitement), et parfois des crashes ou arrêts de service.
Ceux-ci sont d’autant plus douloureux qu’ils impactent tout le monde et créent rapidement de fortes tensions sociales et syndicales. Or, plus on tarde à mettre à jour son architecture et plus les coûts évoluent de façon exponentielle.
L’environnement instable de la gestion des temps
Les changements permanents sont une autre source de la création d’une dette technique pour la GTA. Car dans ce domaine, tout change en permanence : le Code du travail, les conventions collectives, les accords d’entreprise et la jurisprudence de la Cour de cassation sociale.
Le paramétrage initial de la solution est amené à être revu constamment et souvent dans l’urgence du fait de décrets d’application tardifs ou de négociations à mettre en œuvre dans des délais très serrés. Les responsables de la GTA disposent rarement des délais suffisants pour faire ces opérations dans la sérénité et avec un niveau de qualité acceptable. C’est un facteur connu de dette technique en amenant des interventions en urgence, et pas toujours au niveau qualitatif attendu.
On pourrait ajouter un quatrième facteur de plus en plus visible chez les utilisateurs : la rareté et la fragilité des ressources en charge de la GTA dans les organisations. En effet, la déperdition des compétences et des connaissances est aussi un facteur de dette technique.
Quelles solutions pour limiter le phénomène de dette technique avec la GTA ?
Quelques mesures permettent de limiter le rythme de création d’une dette technique pour la gestion des temps, sans jamais totalement l’éviter :
- Réaliser des paramétrages et des personnalisations de qualité et pérennes, respectant les normes d’industrialisation de l’éditeur. Ceci suppose de prévoir un volume de prestation à la hauteur du réglementaire à gérer.
- Documenter la solution pour industrialiser sa maintenance et sa prise en main.
- S’assurer que les compétences sur la solution sont pérennes, soit en interne, soit chez l’éditeur. Ce qui nécessite de maintenir une formation constante des acteurs.
- Mettre à jour régulièrement la solution autant pour sa partie progicielle que pour l’environnement système.
- Anticiper les évolutions pour éviter d’avoir à les faire dans les plus mauvaises conditions.
