On vous rassure tout de suite : les projets de gestion des temps se passent plutôt bien et, en tout cas, mieux que certains autres sujets du SIRH. Les vrais échecs sont assez rares. Malgré tout, ils sont sensibles socialement, et nécessitent parfois beaucoup d’énergie.
Parmi les difficultés, on trouve souvent des spécifications défaillantes qui à l’arrivée se traduisent par… un logiciel inopérant et une paie fausse. Ambiance sociale garantie !
Gestion des temps : la qualité des spécifications est la meilleure des assurances
La qualité des spécifications de la gestion des temps est la principale source de difficultés et elle empoisonne de très nombreux projets de GTA. Or, si tout le monde se renvoie la balle quand les problèmes surviennent, dans les faits, les torts sont souvent partagés.
Des projets de gestion des temps pas toujours documentés
Les soucis commencent souvent par des appels d’offres insuffisamment documentés côté client. Voire par des consultations sans cahier des charges du tout, juste 3 ou 4 pages pour décrire sommairement le besoin. En pratique, il est donc difficile pour l’éditeur de lire entre les lignes et de deviner ce qui n’est pas écrit, même si c’est un professionnel.
Une convention collective n’est pas une garantie sur la gestion des temps
Il y a en effet une croyance très répandue qui veut que faire partie d’une convention collective donnée signifie que l’entreprise est dans un standard de gestion des temps. Il n’y a rien de plus faux. C’est oublier toutes les particularités négociées parfois depuis des décennies dans l’entreprise, les accords sur les temps de travail, les cas de gestion propres à chaque site, les primes particulières, les exceptions diverses et variées et même les habitudes du RH local.
« Je fais partie de la convention collective de l’agroalimentaire » ne garantit en rien des pratiques de gestion des temps identiques à celles de l’usine de biscuits d’à côté. C’est même de moins en moins vrai depuis les ordonnances Macron. Bien sûr, un éditeur pourra vous proposer un package prenant en compte les principales modalités de votre secteur d’activité. Un exemple typique ? Les calculs de congés ancienneté liés à la convention. Mais il faudra néanmoins traiter tous les écarts, et ceux-ci sont souvent structurants.
« Oui, mais dans une PME, la gestion des temps est plus simple »
Deuxième croyance assez répandue, celle qui voudrait que dans une PME les choses soient plus simples et plus standards. Il y a quand même une part de vrai dans cette perception. Mais ça ne marche pas à tous les coups.
Dans une PME, on peut très bien avoir un accord d’horaire variable ou un accord de modulation aussi complexe que celui d’une entreprise de 1000 salariés. Et c’est sans parler des primes liées aux horaires ou des astreintes qui donnent souvent lieu à des cas de gestion très… personnalisés. Même dans les PME-PMI.
Un cahier des charges de gestion des temps est un prérequis
Dans un monde idéal, il faudrait — avant même l’appel d’offres — recenser tous les cas d’organisation d’horaires et, de facto, tous les modes de :
- gestion d’absences ;
- gestion des droits ;
- calcul de primes ;
- modalités de l’annualisation ;
- gestion du pointage.
En effet, rien que sur la gestion des retards dans l’entreprise, il y a souvent matière à écrire plusieurs paragraphes. Alors vous imaginez quand on aborde le sujet des heures supplémentaires ou le calcul et le suivi des congés payés.
Bref, il faudrait formaliser tout ça par écrit avant de consulter les fournisseurs et, au passage, en profiter pour faire un peu de ménage. Après tout, est-ce vraiment raisonnable de conserver cette petite prime qui ne concerne plus que 5 personnes dans l’entreprise et qui empoisonne la vie de tout le monde par sa complexité ?
Mais dans la pratique, c’est loin d’être systématique et parfois le cahier des charges se limite à une compilation de documents hétérogènes rassemblés à la va-vite : accord(s) d’entreprise sur les temps de travail, notes de service, copie d’écrans de l’ancien système, tableaux Excel. Difficile pour le fournisseur de la solution GTA d’intégrer tout cela et de trouver le temps nécessaire pour une évaluation précise et cohérente.
Un livre blanc de gestion des temps et des activités (GTA)
Écrire un livre blanc de gestion des temps et des activités (GTA) nécessite du temps, car il doit être exhaustif. Certaines entreprises demandent à un cabinet d’AMOA de faire ce travail pour elles en amont de la consultation pour le projet de GTA.
Dans tous les cas, le temps que vous passerez à écrire ce livre blanc ne sera pas du temps perdu :
- Vous aurez sous la main un document de référence (une bible) à laquelle vos responsables paie et vos managers pourront se référer. Vous pourrez le mettre à jour au fur et à mesure de vos nouveaux accords sur les temps de travail.
- Lors du choix de la solution, vous aurez des éléments précis et objectifs en main pour vous assurer qu’elle répond bien à vos besoins. Vous pourrez identifier les écarts plus facilement.
- Vous réduirez (drastiquement) le temps passé à faire les spécifications avec l’éditeur et vous éliminerez la plupart des erreurs qui viennent souvent de simples incompréhensions.
- Vous saurez ce qu’il faut tester exactement lors du déploiement, limitant alors les erreurs de calcul ensuite au moment de la bascule en paie.
- Le chiffrage que vous fera l’éditeur ou le prestataire sera plus réaliste, avec des devis plus transparents. Il sera plus facile de demander un engagement contractuel fort.
Bref, réaliser un livre blanc de gestion des temps avant de consulter les fournisseurs est le meilleur investissement pour faire… un bon investissement en GTA.
