Depuis qu’elle a débuté sa carrière dans une entreprise américaine, Nadia Boudjella, responsable formation et développement chez Samsung Electronics France, utilise au quotidien la méthode Getting Things Done (GTD) nom du best-seller de l’américain David Allen. En interne, elle vient de lancer une session pilote de formation sur cette méthode avec le cabinet In Excelsis.
« J’ai découvert cette méthode de priorisation et de décision au début de ma carrière dans une entreprise américaine. J’y ai de suite totalement adhéré car dans ma vie personnelle, j’aime organiser, planifier et anticiper. Il me semblait donc logique de l’appliquer à mon univers professionnel.
Le principe GTD est simple : traduire en actions le flot continu d’informations – mails, coups de fil, discussion, etc – reçu chaque jour.
Pour chaque « input », je me demande d’abord si je suis le bon destinataire. Si ce n’est pas le cas, je délègue ou je réoriente l’information vers la bonne personne. Si cela me concerne, de deux choses l’une : si l’action requiert moins de 2 minutes, je la fais de suite. Ce qui est fait, n’est plus à faire. Si cela doit me prendre plus de 2 minutes, je note l’action sur une liste de tâches, une « to do list ». Si la tâche à réaliser impose de multiples actions, cela devient un projet. J’ai donc également une liste de projets. Ensuite, il convient de s’allouer du temps pour réaliser les tâches et les projets de sa to do list.
Il existe des manières plus poussées d’appliquer GTD. Pour ma part, j’utilise Outlook et ses différentes fonctions. Une illustration ? Le soir, je sors du travail avec zéro mail dans mon « inbox » et une to do list à jour dans Outlook.
La première chose que je fais en arrivant le matin, c’est de regarder mon agenda Outlook. J’ai d’ailleurs paramétré cet outil pour qu’il s’ouvre sur l’agenda et pas sur les mails qui seraient perturbateurs. Après ce rapide coup d’œil, je checke mes mails. J’en ai très peu car j’ai déjà tout trié la veille au soir. Par exemple, ce matin, j’avais 5 mails, j’en ai traité et classé 4 et j’ai créé une tâche dans ma to do list : lire plus tard un rapport téléchargé. Ensuite, je passe en revue ma liste de tâches et je les effectue par ordre prioritaire. Pour les repérer, je n’utilise pas de code couleur car multiplier les codes est très chronophage. Si c’est très urgent, j’indique « URGENT » en début de ligne, rien de plus. Et surtout, quand j’ai effectué une tâche, je la supprime de ma liste, ou je la coche (tout dépend du support choisi). C’est un vrai moment de satisfaction, ça fait du bien de voir qu’on avance.
Pour moi, le bénéfice de la GTD est double : en gérant tout depuis Outlook, il n’y a pas de déperdition d’information. En dessous de ma liste de tâches pro, j’indique également des tâches perso urgentes. Ainsi, j’estime que je gagne environ une heure par jour grâce à cette routine mise en place pour le traitement des mails. Ensuite, avec la GTD, un mail = une décision. Je ne reviens pas dessus plusieurs fois avant de décider quelle action je vais mettre en place. Du coup, je consacre davantage d’énergie à des tâches et des projets critiques. Au final, je gagne en rapidité et en efficacité ».
Recueillis par Sylvie Laidet