En matière de gestion de la paie, tout n’est pas externalisable. En effet, la plupart des experts RH s’accordent sur le pré-requis suivant : il est parfois plus prudent de simplifier ses processus internes en amont plutôt que de mettre en place un projet d’externalisation de la paie dont le retour sur investissement risque d’être défavorable à l’entreprise. Il est donc primordial de bien mesurer la complexité de son réglementaire et de ses processus de gestion internes. Mais alors, comment déterminer au plus près le retour sur investissement attendu d’un projet d’externalisation ?
Avant toute chose, il convient de mesurer le coût global de la production de la paie en interne, autrement dit : les couts engendrés par l’application de gestion de la paie, la rémunération des personnes en charges de la paie ou encore les coûts liés aux opérations d’acheminement des bulletins et d’archivages. La seconde étape consiste à évaluer le coût lié au projet d’externalisation : le temps passé en interne sur le projet, le coût des prestations de conseil ou encore les coûts liés à l’acquisition d’une nouvelle solution de gestion de la paie (gestion du changement, formation,…).
Enfin dernière étape, il ne faut pas oublier de prendre en considération le coût récurrent de la prestation d’externalisation. Pour cela comme l’explique Christophe Patte, « il faut mesurer le ROI sur une période de trois à cinq ans car il s’agit de la durée moyenne de la plupart des contrats d’externalisation. Si l’entreprise souhaite aller plus loin, elle peut par ailleurs, inclure le coût d’une éventuelle ré-internalisation susceptible d’intervenir en cas de changement de politique interne, par exemple »
Mesurer le coût de l’externalisation
Mais comment mesurer le coût réel d’un contrat d’externalisation ? A noter que ce dernier se divise en deux parties : d’une part, le montant forfaitaire qui concerne la mise en œuvre et d’autre part, le coût récurrent par collaborateur et par mois qui oscille entre 5 et 20€ pour une entreprise de 500 à 5000 salariés. « Ce coût récurrent inclut la licence, les maintenances applicative, légale et conventionnelle et des prestations de service à la carte », explique Christophe Patte avant d’ajouter que « pour garantir un service optimal et une réelle implication du prestataire, le client peut demander la mise en place d’indicateurs de qualité indexés sur une partie du coût récurrent ».
L’avantage ? En cas de retard sur le planning de production de la paie ou s’il y a un trop grand nombre d’erreurs, ce système de calcul permet de ponctionner directement sur le coût récurrent. Une convention de service peut donc être annexée au contrat et fixer les règles du jeu en cas de dysfonctionnement de la prestation de service. A noter que rares sont les entreprises qui ont recours à cette fameuse clause de réversibilité comme le confirme cet expert RH, « la clause de réversibilité est surtout théorique mais on n’est jamais trop prudent et mieux vaut prévoir les conditions de sortie de contrat. Car c’est souvent dans ce cas de figure que les clients doivent mettre la main à la poche ». Car même si le client reste propriétaire de ses données et que cette mention est inscrite dans le contrat, elle n’est pas suffisante. Il faut en effet préciser dans le contrat, que le prestataire devra fournir la base de données au format demandé par le client et indiquer le coût de cette opération.
Emilie Vidaud