À quoi sert un logiciel de suivi d’activité en entreprise ?

Piloter les activités de vos collaborateurs est indispensable pour maîtriser vos coûts et vos opérations. Mais quel outil utiliser pour suivre l’activité de vos salariés ? Et à quoi ressemble un projet de suivi des activités ? Décryptage complet.

 

Logiciel de suivi d’activité en entreprise : définition

Un logiciel de gestion des activités suit les temps passés par vos collaborateurs sur les différentes activités de votre entreprise. Il fournit un reporting complet pour mesurer les coûts et suivre l’avancement. L’affectation des heures peut se faire à un niveau plus ou moins détaillé suivant les objectifs de l’entreprise. Ainsi, le suivi des activités peut aller d’une affectation simple des heures sur des sections analytiques, jusqu’à un suivi détaillé des temps passés sur les projets ou en production.

 

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de suivi des activités ?

Toutes les solutions de gestion des temps et des activités (GTA) ne disposent pas de la fonctionnalité de suivi du temps passé/activité. La plupart proposent des fonctions pour imputer les heures de façon macro sur des centres de charges ou des sections comptables. On trouve plus rarement des modules pour affecter les heures sur des activités détaillées de type projet/tâche ou en production (OF, opérations, OT, OI).

Un logiciel de suivi d’activité comprend en général :

 

 

Quels sont les objectifs du logiciel de suivi des activités ?

Fiabiliser la connaissance des temps passés

La mise en place d’un outil centralisé de suivi des activités améliore souvent la qualité des informations collectées : saisie plus régulière, mieux contrôlée, avec des process uniformisés.

 

Réduire le coût du suivi d’activité

Suivre les temps passés par les collaborateurs est une tâche très chronophage pour les managers. Quand on les interroge, ils sont nombreux à dire qu’ils passent entre 30’ et une heure par jour à cette fin : collecte, saisie, correction des anomalies, compréhension des écarts avec le contrôle de gestion… Il s’agit souvent de micro-tâches, mais qui se font au détriment de missions plus essentielles.

 

Mieux connaître l’avancement et le reste à faire

Quelle que soit l’activité, c’est toujours une gageure de savoir où en sont les projets ou les productions. Le suivi d’activité permet de mesurer au plus près l’avancement des différentes tâches. Aussi, la mise en place d’un logiciel de suivi des activités vous aidera, au final, à :

• évaluer au plus juste vos coûts réels de production (et il y a souvent des surprises !) ;
• décharger vos managers de tâches administratives et à les affecter à des missions autrement plus productives (l’adhésion des managers aux outils GTA est un vrai sujet !) ;
• réagir plus vite et prendre des décisions en cas d’écart ou de dérive.

 

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Qui utilise le logiciel de suivi d’activité dans l’entreprise ?

Les principaux utilisateurs du suivi des opérateurs de la GTA sont vos :

• collaborateurs qui vont déclarer leurs activités au moyen des outils de collecte ou de saisie que vous mettrez à leur disposition.
• managers qui supervisent la saisie des activités, font les corrections si nécessaires et utilisent le reporting de production.
• directions métiers (opérations, production…) qui ont besoin d’un reporting consolidé pour la prise de décision.

 

Qui intervient dans un projet de suivi des activités ?

Les Directions métiers : la cheville ouvrière

Le suivi des activités est du domaine des directions métiers (production, exploitation, opérations…). On voit très peu les directions RH dans ce type de projet. C’est donc à ces directions métiers qu’il revient de faire le cahier des charges et de valider la solution fournie par l’éditeur. En particulier, ce sera aux directions métiers de s’assurer que les interfaces avec le système d’information de l’entreprise fonctionnent correctement. C’est un point souvent critique de ce genre de projet.

 

La DAF et le contrôle de gestion : le gardien du temple

Dans un projet de suivi des activités, la DAF et le contrôle de gestion ont souvent leur mot à dire. S’ils interviennent peu sur l’aspect opérationnel du projet, ils s’assurent de la cohérence du système. Ils sont vigilants sur l’exhaustivité des temps déclarés et sur la qualité (voire la réalité) des informations saisies. En particulier, ils vont chercher à détecter très rapidement les dérives sur les projets ou les écarts en production par rapport aux temps gammes ou théoriques.

 

La Direction informatique : le technicien

Elle se préoccupe surtout des aspects IT du projet de suivi d’activité, car celui-ci met souvent en œuvre de nombreuses interfaces avec l’ERP ou la gestion de projet. Elle s’assure de la cohérence de l’architecture de la solution et du respect de la sécurité IT. En effet, ce type de solution est massivement déployée auprès des collaborateurs avec parfois des périphériques variés (PC, tablette, pointeuse dédiée au suivi de production, lecteurs portables ou terminaux industriels, périphériques code-barres).

 

Quels sont les risques d’un projet de suivi d’activité en entreprise ?

Soyons clairs : qu’il s’agisse d’un opérateur de production, d’un ingénieur R&D, ou d’un technicien de maintenance, peu de monde a spontanément envie de déclarer ses activités. Mais tout le monde est plus ou moins conscient qu’il faut néanmoins le faire.

Aussi, les 2 risques les plus souvent identifiés sur les projets sont :

• Un outil de saisie trop lourd, trop lent, avec une interface utilisateur (UI) déficiente : le prétexte sera tout trouvé pour boycotter la solution !
• Une intégration trop complexe avec votre système d’information : suivre les activités dans l’outil de GTA suppose la mise en place de communications dans les 2 sens avec l’ERP, le MES ou la gestion de projet. Ces interfaces peuvent vite devenir complexes et fragiliser la solution.

Il y a cependant assez peu d’échecs sur les projets de suivi des activités. Le ROI peut être spectaculaire avec parfois un payback complet de la solution sur 6 à 12 mois.