GESTION DES TEMPS STANDARD VS SPÉCIFIQUE. Notre pays est réputé pour la complexité de sa gestion administrative RH. La gestion des temps n’y fait pas exception et les usines à gaz sont légion. En dehors d’un cadre standard imposé par le Code du travail, comment gérer les exceptions, cas particuliers et dérogations ?
Gestion des temps de travail : comment gérer les cas particuliers avec son logiciel ?
80 % de réglementaire des temps en standard et 20 % de spécifique ?
Dans les faits, entre 2 entreprises du même secteur, on va souvent trouver des similitudes dans les réglementaires de gestion des temps. Il y a malgré tout un Code du travail et une convention qui régissent les principales règles.
Mais il n’en reste pas moins qu’il y a toujours des exceptions et des dérogations en ce qui concerne l’entreprise elle-même. D’ailleurs, au fur et à mesure que le champ de la négociation au niveau des entreprises a été étendu (ex : ordonnances Macron), le « risque » de voir apparaître des cas atypiques a augmenté.
Certains résultent de négociations sociales et figurent dans l’accord d’entreprise. D’autres exceptions sont liées à des pratiques anciennes, pas toujours documentées et maîtrisées par les services RH.
Ajoutons à ceci la gestion de cas individuels, et l’on trouve une profusion de modes de fonctionnement qui peuvent créer des problèmes aux éditeurs de GTA (gestion des temps et des activités).
Personne ne peut être formel là-dessus, mais la loi de Pareto se vérifie souvent. Ainsi, on est peut-être à 80 % de standard et 20 % de spécifique en moyenne pour un secteur d’activité donné.
Côté éditeurs : des packages et des adaptations
Les éditeurs sont assez souvent en mesure de proposer des « packages » pour un secteur d’activité donné avec un réglementaire de base pour les cas standards. Les intérêts sont nombreux, et rentrer dans un standard de gestion permet de :
- réduire les coûts d’adaptation et de paramétrage du logiciel ;
- réduire les risques d’erreurs et les contrôles à faire en paie ;
- accélérer le déploiement de la solution ;
- faciliter la maintenance et les évolutions de la solution sur le moyen terme.
Reste ensuite à gérer les cas particuliers qui n’entrent pas dans le package de l’éditeur.
La gestion des cas spécifiques
De manière générale, plusieurs bonnes pratiques permettent de limiter la casse.
Recenser les spécificités de gestion des temps
On ne le dira jamais assez, mais il est indispensable de spécifier tout votre réglementaire de gestion de temps. Tout doit être écrit, même ce qui vous semble parfaitement standard et qui recèle parfois des cas particuliers. Une simple gestion des retards ou les modalités d’annualisation ou les calculs d’heures supplémentaires peuvent cacher des particularités et nécessiter des adaptations.
Faire la part des choses
Attention à cette tendance bien française de vouloir tout automatiser. Cela coûte cher, complexifie la solution, pénalise sa maintenance et n’est pas toujours justifié.
- Faut-il automatiser une prime particulière calculée 2 fois par an et qui concerne 10 personnes dans l’entreprise ?
- Excel ne serait-il pas la solution pour calculer ce droit qui ne concerne plus que 5 personnes ?
- Une petite négociation sociale ne permettrait-elle pas de simplifier ce cas atypique que personne n’avait vu ?
- Sur la même thématique : À quoi sert un logiciel de gestion des plannings de travail ?
Comprendre ce que propose l’éditeur GTA
Les éditeurs de solutions de gestion des temps ne sont pas demandeurs pour gérer des exceptions. Cela leur complique la vie, nécessite du temps de consultant (ils en manquent), complexifie leur solution. Mais ils sont conscients qu’ils doivent vous apporter une réponse pour vos principaux cas de gestion. À ce stade, il est très important pour vous de comprendre comment ils vont faire :
développement spécifique de la GTA ?
Ce sera coûteux pour vous, risqué et porteur de bien des difficultés pour faire évoluer la solution ensuite. À éviter tant que faire se peut.
personnalisation de la solution GTA ?
Cette solution, déjà plus élégante, va permettre par l’écriture de règles de gestion (scripting) d’adapter l’algorithme du logiciel tout en restant dans un standard i.e. on ne touche pas au logiciel de base, on ajoute des « macros » comme on pourrait le faire dans Excel, par exemple. Ceci va nécessiter du travail de consultant, mais on reste dans un standard de la solution qui pourra continuer d’évoluer ensuite.
paramétrage du logiciel gestion des temps ?
C’est la solution idéale par excellence si votre cas particulier peut être géré simplement en jouant sur des paramétrages. C’est toujours la solution à privilégier en première approche. Même si cela nécessite parfois de l’abstraction pour comprendre le fonctionnement profond de l’application et les paramétrages ad hoc à utiliser.
Gestion des temps standard vs spécifique : une question de compromis
Une règle de base est souvent de chercher des compromis avec l’éditeur pour choisir la meilleure solution. Attention, une solution de court terme ou un contournement astucieux peuvent aussi conduire à des surprises à moyen terme.
