GESTION DES TEMPS ET INTÉRIMAIRES. La gestion de l’intérim est de plus en plus digitalisée dans les entreprises. Les solutions disponibles en France font gagner un temps précieux sur tous les aspects administratifs de la relation entre l’entreprise et les ETT. Ne reste plus qu’à les connecter au logiciel de gestion des temps pour synchroniser les données et automatiser les relevés d’activités.
Le rôle des logiciels de gestion de l’intérim
Parmi les plus connus sur le marché, on peut citer Pixid, Directskills, Peopulse, Pilott et bien d’autres encore. Les gains que ces solutions apportent aux entreprises utilisatrices ne sont plus à démontrer, que ce soit pour :
- le recrutement des intérimaires ;
- la gestion administrative des dossiers et des missions ;
- le suivi des activités ;
- le contrôle de facturation.
Ces logiciels optimisent les processus administratifs, réduisent les coûts de gestion, et assez souvent aussi optimisent le coût de l’intérim. Le tout en évitant les risques de surfacturation, ou le renouvellement incontrôlé de missions, par exemple.
Les principales fonctionnalités des solutions de gestion du travail temporaire
Les solutions de gestion de l’intérim proposent en général des fonctionnalités pour :
- exprimer les besoins en intérim et consulter les agences de travail temporaire ;
- centraliser les candidatures et les analyser ;
- finaliser la commande auprès de l’ETT ;
- rédiger le contrat et le signer entre les 3 parties prenantes, le salarié, l’ETT, l’entreprise utilisatrice (dématérialisation et signature électronique, le plus souvent) ;
- saisir les relevés d’activité des intérimaires ;
- contrôler les préfacturations et gérer les factures ;
- obtenir un reporting complet (par ETT, contrat, nature de mission, profil, etc.).
Les logiciels de gestion de l’intérim servent ainsi d’interface avec les agences de travail temporaire avec lesquelles une entreprise peut travailler. En général, ceci revient à remplacer les différentes applications mises à disposition de leurs clients par les ETT par une solution unique, qui apporte en plus des fonctionnalités de pilotage de l’intérim.
Le phénomène n’est pas toujours bien mesuré, mais la gestion (manuelle) de l’intérim entraîne des coûts administratifs très importants et présente des risques avérés. Très souvent, le recours à l’intérim est décidé en urgence pour pallier une absence ou une surcharge d’activité. Le plus urgent étant de trouver une solution à un problème critique, tandis que les contraintes administratives passent souvent au second plan.
Or, il existe de nombreux risques juridiques dans le recours à l’intérim (formalisme contractuel, respect du RGPD, conformité aux règles sur les temps de travail, traçabilité et justification des missions…). Industrialiser les process de gestion est un moyen de s’en prémunir ou, à minima, de les limiter.
Connecter la gestion des temps à celle des intérimaires : un ticket plus que gagnant !
Les intérimaires sont aujourd’hui quasi systématiquement intégrés à la GTA de l’entreprise utilisatrice. Connecter son logiciel de gestion des temps et sa solution de gestion des intérimaires fait donc sens. Et accessoirement… fait gagner beaucoup de temps et d’agent !
Dans le sens intérim vers gestion des temps : il s’agit bien sûr de transférer automatiquement à la GTA le dossier signalétique de l’intérimaire et le contrat (la mission).
Cette communication :
- évite la ressaisie manuelle de données et donc les erreurs qui vont avec ;
- permet des contrôles de cohérence complémentaires (ex : l’intérimaire crée avec 2 identités différentes parce que travaillant pour plusieurs ETT, chevauchement de contrats, etc.) ;
- assure une maîtrise du badgeage avec une période de validité du badge limitée à la mission ;
- alimente en cascade les applications liées : le contrôle des accès, le restaurant d’entreprise, la monétique…
Dans le sens gestion des temps vers gestion d’intérimaires : la gestion des temps alimente automatiquement de façon périodique les relevés d’activité des intérimaires avec comme principaux avantages :
- suppression de la saisie manuelle des relevés d’heures ;
- fiabilisation du calcul des présences et des éléments de paie (heures supplémentaires, majorations, primes…) envoyés à l’ETT via l’application de gestion des intérimaires ;
- réduction des erreurs de facturation par les ETT.
Quels gains et pour qui ?
L’effet volume est clairement démontré : plus l’entreprise gère d’intérimaires, plus le gain est important ! Ce gain à lui seul peut être très significatif dans le calcul du ROI d’une solution de GTA. Quand on parle de milliers d’intérimaires, la question de l’intégration ne se pose même pas. Mais même à partir de quelques dizaines, l’exercice peut devenir intéressant.
Outre la réduction des temps de traitement administratif, les entreprises qui ont intégré les 2 solutions citent volontiers la réduction des risques.
Les contrôles administratifs sont fréquents concernant le recours et les conditions de réalisation de l’intérim. Faire entrer les intérimaires dans le cadre normalisateur de la GTA d’entreprise et générer automatiquement les relevés d’activés apporte une vraie rigueur de gestion et par conséquent, réduit les risques.
Quels risques à l’intégration GTA/gestion des intérimaires ?
Il n’y a pas réellement de contre-indication à intégrer les deux solutions. Les éditeurs disposent de canaux de communication entre leurs solutions par échange de fichiers ou web services.
Fiabiliser les données de la gestion de l’intérim en amont : un prérequis
On peut en effet rencontrer des difficultés de structuration de l’information sur les projets d’intégration.
Les solutions de GTA sont souvent très « rigoureuses » et tolèrent mal l’à-peu-près. Les datas RH sont structurées et codifiées. Les paramètres sont affectés avec rigueur aux populations, rien de plus normal dans la mesure où l’on génère la paie en sortie.
Du côté des applications de gestion des intérimaires, on privilégie souvent la réactivité dans la mesure où on fait souvent face à des situations d’urgence. Cette « réactivité » se transforme parfois en une certaine « permissivité » dans la qualité et la codification des informations saisies.
Et c’est là où le bât blesse régulièrement si :
- les données d’identification de l’intérimaire ne sont pas rigoureuses ;
- les paramètres d’affectation ne sont pas bien renseignés (par exemple, le site ou le service d’affectation, la quotité de temps de travail, le cycle…) ;
- les propriétés du contrat ne sont pas « carrées », etc.
Alors, la communication avec la GTA va poser des problèmes et la gestion des incidents peut prendre beaucoup de temps. La simple gestion des matricules est parfois un souci majeur si le système maître (l’intérim) ne les gère pas avec rigueur. Cet identifiant va être ensuite la clé pour tous les échanges. Dit de façon triviale, « la tuyauterie » entre la GTA et la gestion des intérimaires pose rarement problème. Par contre, ce qui passe dans les tuyaux peut être source d’anomalies, très souvent dans le sens amont.
Le plus souvent ces problèmes peuvent être résolus grâce à la collaboration entre l’éditeur de la GTA et celui de la gestion des intérimaires. Et cela amène régulièrement à poser la question de la codification des données et de leur mise à jour. Dans certains cas, il est également nécessaire de sensibiliser et d’impliquer les utilisateurs pour avoir plus de rigueur en amont des processus.
Normaliser les processus de gestion de l’intérim
Intégrer GTA et gestion de l’intérim avec efficacité suppose aussi des processus clairement définis.
Les managers ont tendance à perpétuer des pratiques ancrées depuis longtemps. S’ils doivent trouver un intérimaire en urgence pour pallier une absence, ils peuvent envisager d’appeler directement leurs ETT habituelles. Et, par conséquent, de trouver la ressource par relation ou connaissances.
Il n’est pas rare que l’intérim soit déjà prêt à commencer son travail. Ceci alors même qu’aucune demande structurée n’apparaît dans l’outil de gestion des intérimaires. En cascade, l’intérimaire ne peut enregistrer ses temps de travail dans la solution de GTA. Dans ce cas, l’enregistrement des données intervient souvent après coup, dans le désordre et parfois en double. Ainsi l’intérimaire va être créé à la main dans la gestion de l’intérim avec un identifiant et dans la GTA, possiblement avec des identifiants différents. Ce qui rendra impossible par la suite le transfert des relevés d’activité.
Intégrer les deux solutions suppose ainsi de respecter les processus de communication d’une part. Et de ne pas évoquer l’urgence comme prétexte systématique pour gérer des cas qui devraient rester tout à fait résiduels, d’autre part.
Mutualiser les ressources en amont de la gestion de l’intérim
Le phénomène est souvent rapporté : le déclenchement du recours à l’intérim a lieu simplement parce qu’il est plus facile d’appeler une ETT que de demander un renfort ou le prêt d’un salarié (ou d’un autre intérimaire) à un collègue.
Le couplage de la gestion des temps et des intérimaires apporte ainsi un autre levier de performance : la possibilité de mutualiser les plannings de travail au niveau de l’entreprise. On peut ainsi s’assurer que des ressources de même qualification ne sont pas disponibles dans d’autres services avant de recourir à l’intérim.
