« Je suis noyé sous les anomalies à corriger. Votre outil, c’est une machine infernale ! » Voici une phrase que l’on entend parfois de la part des managers lors du déploiement des solutions de gestion des temps et des activités. Si personne ne conteste la nécessité de faire des contrôles sur les temps de travail, encore faut-il dissocier ce qui est vital de ce qui est anecdotique. À défaut, le risque est de compliquer la vie des managers, souvent pour pas grand-chose.
Quels contrôles faire sur les temps de travail ?
Ce collaborateur est du genre ponctuel. Mais ce matin, il a eu un retard de 15’. Cet autre collaborateur n’a pas respecté la durée de la pause minimale de midi. Il n’a pris que 30’ alors qu’on lui demande de prendre 45’ minimum. Enfin, cette collaboratrice consciencieuse a dépassé son temps de travail maximum de 20’ un jour dans ce mois.
Est-ce une affaire d’État quand des cas comme ceux-ci se produisent de façon exceptionnelle ? Les logiciels de GTA permettent de faire des contrôles très fins sur les temps de travail, où les retards et écarts divers arrivent forcément dans la vie de tous les jours.
Dans la plupart des cas, le logiciel de gestion des temps va gérer lui-même la situation de façon automatique. Alors, faut-il toujours informer le manager, voire lui demander de faire une correction ou une validation manuelle ?
Car, chaque fois, ils vont être informés d’une anomalie et devront intervenir : soit pour viser la situation (simplement dire qu’ils l’ont vue), soit pour la corriger. En réalité, il faut souvent mettre un peu de discernement si l’on veut éviter de trop solliciter les managers.
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Quand l’excès de contrôles peut nuire
Pour le service paie, il y a des avantages à mettre en place des contrôles sur les horaires et temps de travail :
- pas d’anomalies en fin de mois lors du traitement de la paie ;
- moins de risques de contentieux ;
- partage des responsabilités avec les managers.
Ceci est particulièrement visible quand l’entreprise avait un système permissif et profite de la mise en place d’un nouvel outil pour durcir le fonctionnement.
Sauf que les services RH ne se rendent pas toujours compte de la charge que cela peut générer sur le terrain et du temps de traitement que cela va induire. Avec pour conséquence de décourager les managers et de les détourner de la gestion de cas critiques qui mériteraient vraiment que l’on s’y penche.
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Contrôle vital vs contrôle anecdotique
La première chose à faire est de distinguer les cas « graves » nécessitant une instruction et une intervention humaine, des cas « à la marge » qui n’ont pas d’incidence en paie et peuvent se régler automatiquement le plus souvent.
Dans la première situation, on va trouver les oublis de pointage, les absences imprévues ou au contraire une présence constatée alors que le salarié devait être absent. Là, il n’y a pas d’autre solution que de les identifier et de les corriger, car ces situations sont anormales d’une part, et elles peuvent bloquer le logiciel de GTA, d’autre part.
Ainsi, aucun manager ne sera surpris de recevoir un message d’anomalie pour ce genre de cas de figure.
Dans le second cas, il s’agit de situations qui n’ont pas de conséquences bloquantes sur le système. À titre d’exemple, en cas de retard, l’outil va défalquer la présence correspondante automatiquement. Même chose si la durée minimum de la pause du midi n’a pas été respectée. En cas de présence un peu supérieure à l’attendu, l’outil écrêtera celle-ci. Alors, est-il vraiment nécessaire de prendre du temps au manager pour cela et de l’inonder d’e-mails ?
Mettre un peu de discernement dans la gestion des temps
Pour éviter trop de sollicitations, les logiciels de GTA permettent souvent de mettre un peu « d’intelligence » dans le traitement des anomalies. Par exemple : on préviendra le manager d’un retard uniquement si c’est le troisième dans le mois pour ce collaborateur avec une durée de plus de 10’. En cas de dépassement du temps de travail prévu, on pourra attirer l’attention du manager si ce cas de figure devient un peu trop fréquent ou avec des écarts importants.
En résumé, on ne générera des anomalies que dans les cas qui vont poser des problèmes de :
- management, en raison de leur répétition ;
- paie, en empêchant l’outil de bien calculer la présence ;
- conformité RH réels, et donc de contentieux possibles par la suite.
D’ailleurs, assez souvent, un reporting périodique à la demande est une alternative intéressante pour s’assurer du respect des règles de gestion des temps de l’entreprise.
Au final, on sollicitera les managers à bon escient et de façon moins perturbante, ce qu’ils apprécieront.
