Un badge n’est pas qu’un simple support d’identification. C’est avant tout une clé pour accéder à de multiples fonctions dans l’entreprise. Et il s’agit de services du quotidien très visibles de vos collaborateurs. Les RH doivent donc s’emparer du sujet pour que le badge soit réellement un outil de communication et d’appartenance. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le badge en entreprise en 2025.
À quoi sert le badge en entreprise ?
Le badge en entreprise est toujours un incontournable quand il s’agit d’identifier une personne pour déterminer des droits, le plus souvent, ou déclencher une opération : un pointage, un paiement, un accès… Son usage est encore très répandu (voire exclusif) pour de nombreuses applications RH, de sécurité électronique ou de monétique.
Qu’est-ce qu’un badge ?
Sur un plan physique, un badge est un support en PVC, en général au format carte de crédit. Des informations telles que le logo de l’entreprise, le nom de la personne et sa photo sont souvent imprimées sur le badge pour l’identification visuelle du porteur. En complément, la carte comporte aussi un numéro ou un code pour identifier électroniquement son propriétaire. Ceci au moyen de lecteurs de badge ou têtes de lecture.
Au fil du temps, de nombreuses technologies de cartes ont existé sur le marché : badges perforés, à piste magnétique ISO2, code-barres, induction, etc., pour les plus connues. Cependant, la carte à puce RFID de proximité s’est progressivement généralisée.
Quelles sont les applications du badge en entreprise ?
Le badge est utilisé par les différentes applications qui ont besoin d’identifier une personne, qu’il s’agisse d’un salarié, d’un visiteur, d’un stagiaire ou d’un prestataire. Les usages les plus courants sont le :
- pointage des horaires (gestion des temps) ;
- contrôle des accès physiques aux locaux (sûreté-sécurité) ;
- contrôle d’accès logique à des ressources (ordinateur, photocopieur, etc.) ;
- l’utilisation de distributeurs d’équipements (gants ou chaussures de sécurité par ex.) ;
- paiement sur les distributeurs de boissons, à la cantine, au CSE, etc.
Autant dire que c’est un sésame utilisé au quotidien et à de très nombreuses occasions !
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Badge RFID : quels sont ses avantages ?
Le badge à puce RFID de proximité est devenu un quasi-standard de fait pour des usages professionnels. Même s’il en existe d’autre, la technologie Mifare ® en particulier est très courante. Les avantages de la carte RFID sont les suivants :
- support fiable et économique, standardisé et utilisable avec de très nombreuses applications ;
- facilité d’usage pour les salariés avec une lecture sans contact, rapide et fiable ;
- simplicité de personnalisation du support (il existe des imprimantes à badges sur le marché) ;
- niveau de sécurité logique qui a bien progressé.
Combien coûte un badge RFID ?
Le support par lui-même coûte quelques euros, voire moins d’un euro. De manière générale, le prix dépend des volumes évidemment. Mais il dépend aussi du niveau technologique du badge et en particulier de sa sécurité logique.
Par exemple, la carte Mifare ® Classic est plus économique, mais plus facile à copier aussi. Une carte Mifare ® Desfire (EV1, EV2, EV3) est un peu plus chère. Néanmoins, elle dispose d’un meilleur niveau de sécurité. Elle est d’ailleurs souvent proposée — voire imposée — par les éditeurs.
Ensuite, il faut tenir compte du degré de personnalisation graphique et électrique de la carte RFID. Ce qui, bien entendu, a un coût.
La personnalisation graphique comprend l’impression des couleurs, de la photo du nom du collaborateur, du logo, etc.
La personnalisation électrique consiste quant à elle à encoder un numéro dans une zone de la carte à puce pour que celle-ci soit identifiable par les lecteurs de badges. Ainsi, le prestataire qui crée les badges facture son service suivant la complexité de ces personnalisations et leur nombre. Le prix unitaire sera sans commune mesure si vous faites 1000 badges d’un seul coup ou si vous en faites des petits lots de 10 ou 50.
À partir d’un certain nombre de badges, il peut être intéressant de vous équiper d’une imprimante à badges pour personnaliser vous-même les supports. Vous serez plus autonome et plus réactif, car vous ne dépendrez pas d’un prestataire. Mais le calcul économique est à faire pour savoir si cette acquisition est vraiment rentable :
- coût du logiciel et de l’imprimante ;
- main d’œuvre pour faire les badges ;
- frais de maintenance ;
- achat des consommables.
Le prix d’un badge RFID fini est en général inférieur à 5 euros, même si quelques exceptions ont pu être vues pour des badges très spécifiques ou pour des quantités très faibles de quelques badges.
Car, ce qui coûte cher dans le badge, c’est souvent ce qui passe inaperçu : le temps pour le mettre à jour dans vos différents systèmes de gestion, les pertes par les collaborateurs, le renouvellement, etc. Certaines entreprises ont ainsi calculé que le coût réel d’un badge peut atteindre 50 à 100 euros (vous avez bien lu !) si l’on prend en compte tous les coûts de gestion et les coûts informatiques.
Badger avec son smartphone, c’est possible ?
Oui, la technologie NFC (Near Field Communication) permet d’utiliser son téléphone comme un badge pour communiquer avec un lecteur compatible. L’usage en est de plus en plus répandu pour le paiement sans contact ou des applications de transport, par exemple.
Techniquement, rien n’empêche d’utiliser un smartphone comme badge RFID pour des applications d’entreprises. Mais, malgré des annonces souvent médiatiques, son usage reste limité, voire confidentiel, car les difficultés pratiques sont nombreuses :
- les collaborateurs n’ont pas tous un smartphone compatible NFC ;
- les salariés n’ont pas forcément envie d’utiliser leur téléphone personnel dans le cadre de l’entreprise ;
- le smartphone peut être déchargé ;
- l’usage du smartphone ne permet pas facilement une identification visuelle du salarié.
La biométrie pourrait-elle remplacer le badge ?
Certainement pas en France en tout cas, car la CNIL a sévèrement limité les domaines où le recours à la biométrie est possible.
En effet, la CNIL considère que l’usage de technologies biométriques est disproportionné par rapport à la finalité de la plupart des applications d’entreprise. Même pour des applications de contrôle d’accès, le recours à la biométrie est extrêmement encadré et limité à des contextes très spécifiques. La CNIL indique que l’identification par badge en entreprise est très largement suffisante dans l’immense majorité des cas.
Choisir un badge : un vrai projet pour l’entreprise et les RH !
Le badge ne doit pas être considéré comme un consommable. Ce n’est pas une simple carte, mais un outil puissant qui va permettre d’identifier le salarié pour de nombreuses opérations de sa vie quotidienne dans l’entreprise.
Le choix du badge pose aussi des questions de sécurité essentielles. Avant de choisir un système de badges, il convient donc de :
- recenser les usages que vous en avez actuellement, mais aussi ceux que vous pourriez avoir demain ;
- vérifier le niveau de protection électronique qui vous est proposé (sécurité de l’encodage et du décodage de la puce) afin d’éviter le piratage des badges ;
- définir les personnalisations graphiques que vous envisagez ;
- identifier les mises à jour, et leurs modalités, qui seront à faire dans les bases de données de vos systèmes informatiques (pas que le SIRH) ;
- déterminer les rôles et responsabilités pour gérer les badges dans votre organisation, au lancement de votre projet, mais aussi dans la vie de tous les jours, et ceci pour les différentes populations de votre entreprise.
Ainsi, les DRH ont un rôle important à jouer dans un projet de badges. Cet outil du quotidien est essentiel pour les collaborateurs et très sensible en cas de dysfonctionnement. De même, c’est un vecteur de communication qui sert l’image de l’entreprise et le sentiment d’appartenance.
Badge en entreprise : quels sont les risques ?
Parmi les risques et difficultés les plus souvent constatés :
- Un temps de production et de remise du badge inacceptable (parfois un mois) dû à un prestataire peu réactif ou à des processus internes trop lourds. Pendant ce temps, un badge temporaire ou un badge visiteur est remis au collaborateur, mais c’est un pis-aller avec de multiples inconvénients.
- Une multiplication des badges (un pour le pointage de présence, un pour les accès, un pour la cantine…). À éviter absolument, car cela entraîne une démultiplication des coûts de gestion, des risques sécuritaires, et une complication de la vie des salariés.
- Des badges restants actifs après le départ du salarié, ou encore plus fréquent, d’un intérimaire.
- Un processus d’invalidation d’un badge non opérationnel ou partiel en cas de perte ou de vol d’un badge.
- La duplication de badges : les technologies de cartes à puce RFID ont souvent été piratées. Dupliquer un badge est très simple et peu coûteux. C’est pour cette raison qu’il faut toujours choisir une technologie récente et sécurisée, même si c’est un peu plus cher. À ce sujet, il n’est pas conseillé d’utiliser le numéro de série du badge comme identifiant. Il est trop facile à dupliquer. Il est préférable d’utiliser un numéro propre à l’éditeur, encrypté dans une zone réservée de la puce. De même, attention aussi à la duplication physique du badge (recopie graphique), on n’y pense pas souvent, mais elle existe. Et cela peut être problématique si le badge est utilisé pour de l’identification visuelle.
Badge collaborateur et règlement intérieur
Il est vivement recommandé de préciser dans votre règlement intérieur — et de façon très explicite — les conditions et limites d’usage du badge. Il est surprenant d’avoir à préciser qu’il ne faut pas prêter son badge à quelqu’un d’autre ou badger avec la carte d’un collègue, tellement cela tombe sous le sens. Or, en cas de contentieux et notamment pour la gestion des temps de présence, l’absence de ces mentions explicites dans le règlement intérieur est régulièrement exploitée pour tenter de disculper des salariés indélicats.
