Au-delà du SIRH, une GTA très intégrée au Système d’Information d’entreprise. Connecter la GTA au logiciel de paie et à la gestion des intérimaires tombe sous le sens. Mais on imagine rarement que la gestion des temps et des activités traite des informations qui intéressent de très nombreuses autres applications d’entreprise. Il n’est pas rare qu’elle soit connectée à 5, 10, voire 12 autres logiciels dans l’entreprise.
Intégration de la GTA dans le SI d’entreprise : le SIRH évidemment, mais bien au-delà
Le responsable du SIRH d’une entreprise industrielle française de plusieurs milliers de salariés rapportait il y a quelques mois qu’il avait eu la surprise de découvrir qu’au fil des années, sa solution de GTA avait été connectée à 12 autres applications du système d’information de sa société.
En effet, la GTA gère par nature des temps (ou durées), des absences, et des plannings. Ces données temporelles intéressent de très nombreuses solutions, car la notion de « temps » intervient partout dans le monde du logiciel. Ainsi, des communications automatiques peuvent être mises en place pour alimenter un référentiel lié aux temps, éviter des ressaisies, ou permettre des contrôles. Petit tour d’horizon des connexions les plus fréquentes au-delà du SIRH.
La paie et les intérimaires : des points de passage quasi obligés
La question se pose de moins en moins sur les projets de gestion des temps et des activités menés actuellement. L’intégration de la solution avec la paie et la gestion des intérimaires s’impose naturellement eu égard aux gains de productivité RH, de fiabilisation de la paie et d’amélioration de la conformité apportés par ces interfaçages. Cette intégration génère un ROI évident et mesurable, même avec un effectif de quelques salariés.
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L’intégration avec une planification métier : intéressante, mais plus délicate
Certaines solutions de GTA proposent également des modules de planification des effectifs. S’ils ont le mérite d’être intégrés, ces logiciels ne répondent pas toujours aux besoins de certains secteurs ou métiers. Ainsi, il n’est pas rare que des entreprises continuent d’utiliser des logiciels de planification indépendants de la GTA. On trouve encore très fréquemment Excel (aujourd’hui encore l’outil de gestion des plannings le plus répandu), des solutions best of breed dédiées à un métier ou encore des modules d’ERP ou de MES dans l’industrie.
Quelle que soit la solution retenue, elle aura besoin de connaître les absences et les présences prévisionnelles des collaborateurs, ainsi que certaines données du signalétique gérées dans la GTA. L’ordonnancement à capacité finie dans l’industrie (une brique du MES), la planification des tournées dans le transport, l’organisation de l’activité dans les centres d’appel sont des exemples fréquents de besoins traités dans des solutions dédiées, mais qui nécessitent une connexion avec la GTA.
À défaut de flux automatisés, le planificateur n’a d’autre solution que de mettre à jour manuellement son outil métier avec les salariés, les horaires et les absences, un travail particulièrement fastidieux et improductif.
Ces communications entre GTA et solutions de planification peuvent être assez bien industrialisées si les éditeurs sont habitués à travailler ensemble (un éditeur métier planification et un généraliste de la GTA, par exemple).
Mais il s’avère assez souvent nécessaire de recourir à des développements ou à des intégrations sur mesure, ce qui augmente les coûts et les risques sur projet.
GTA et agenda d’entreprise : une communication simple et efficace
Les logiciels de GTA savent en général transférer les absences prévisionnelles des salariés aux agendas d’entreprise (Outlook, Google agenda, Apple agenda…). Ces flux sont simples à mettre en œuvre, peu coûteux, et bien standardisés. Ils s’avèrent très utiles pour planifier des réunions ou des opérations en connaissance des disponibilités ou absences prévues de chacun, visibles dans l’agenda.
L’ERP : une intégration pour le suivi d’activité et l’analytique
L’ERP est également un consommateur potentiel des données de la GTA. Les modules de comptabilité analytique ont régulièrement besoin des heures comptabilisées pour la valorisation des activités au sens comptable.
Les modules de suivi de production ou de suivi de projet peuvent également récupérer automatiquement les temps enregistrés par les salariés dans la GTA sur des activités plus fines.
L’intégration ERP-GTA va souvent se faire dans les 2 sens. En amont, l’ERP mettra à disposition les données du référentiel pour pouvoir imputer les salariés sur des données d’activité : les centres de charge ou sections comptables, les numéros de projet, les ordres de fabrication (OF), les équipements… En aval, le module de suivi d’activité de la GTA transférera à l’ERP les heures imputées ainsi que des données d’avancement (statut du projet ou de l’OF, reste à faire, quantités…).
La gestion des cartes d’entreprise : une charge à ne pas sous-estimer
À partir d’un certain nombre de salariés, il devient vite rentable pour l’entreprise de se doter d’un système de gestion des cartes individuelles avec une imprimante à badge pour la production des supports. Cette gestion de cartes est relativement dynamique, car, dans une organisation, on crée, affecte, détruit ou remplace des badges individuels en permanence.
Ces badges doivent ensuite être mis à jour dans les différents logiciels qui utilisent ce support d’identification : la GTA, le contrôle d’accès, le restaurant d’entreprise, la monétique, le CSE, etc.
Quand elle est effectuée manuellement, cette mise à jour est très coûteuse (bien plus que le support par lui-même) et rarement sécurisée, car les erreurs de saisies sont fréquentes. Or, elle doit être robuste et fiable, car elle génère des droits sécuritaires ou monétaires, et un dysfonctionnement dans une application utilisant le badge individuel devient très vite délicat sur un plan social.
Les solutions de GTA peuvent ainsi être actualisées automatiquement par un système maître de gestion des cartes grâce à des points d’entrée. Mais elle peut aussi (plus rarement) jouer le rôle de base principale de gestion des badges et fournir les données aux autres applications.
Ces communications ne sont pas nécessairement d’une grande complexité. Mais elles requièrent une grande rigueur, car tous les systèmes utilisant le même identifiant (généralement une carte proximité Mifare RFID) doivent être à jour des mêmes données au même moment.
Systèmes de sécurité : augmenter le niveau de sûreté avec une communication GTA
Le contrôle des accès est aussi souvent connecté à la GTA. On retrouve ici la problématique des badges utilisés par les 2 applications. Mais ce besoin de communication concerne aussi les employés et les contrats. En alimentant automatiquement le contrôle des accès avec les fiches des employés dans la GTA et leurs dates de contrats éventuelles (CDD, intérimaires, stagiaires), on limite le risque de droits restants ouverts à tort dans le système de sécurité, une situation très courante dans la pratique.
La GTA alimentant l’infocentre de l’entreprise
Les organisations qui se lancent dans des projets de décisionnel, souvent des ETI ou des grandes entreprises, ont très souvent besoin d’intégrer les données de GTA dans leur infocentre. Leur croisement avec des informations métier s’avère souvent indispensable pour des analyses de performances multidimensionnelles. La GTA fournit ainsi les informations (souvent agrégées) de présentéisme et d’absentéisme nécessaire à la compréhension de KPI métier.
Cette intégration avec le décisionnel d’entreprise n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Une des difficultés est liée à la nature même des informations gérées par la GTA, avec des données individuelles et quotidiennes (les pointages, les compteurs de temps), ou périodiques (les cumuls, les absences), ou encore avec des mailles de gestion très variables (la semaine, le mois, l’année…).
Intégrer ces données dans l’infocentre d’entreprise nécessite souvent de définir et de gérer des agrégations pour, d’une part, limiter les volumes, et d’autre part, proposer des formats compatibles avec les différentes périodicités d’analyse. De façon triviale, si les analyses et le reporting sont faits au mois, il faut que l’agrégation des données sur une base mensuelle suive la même logique entre GTA, paie, CRM, l’ERP (…) pour pouvoir croiser des périodes comparables. Or, ce n’est pas toujours aussi évident qu’il n’y paraît.
Un important travail de mise en forme et de structuration des données de la GTA est en général nécessaire pour les exploiter efficacement dans le décisionnel.
Les applications de monétique : la GTA, un point de passage possible
Pour les mêmes raisons que pour le contrôle des accès, la GTA est aussi parfois amenée à être connectée avec des applications de monétique (distribution de boissons, distribution d’équipements de sécurité, restauration…). Il s’agit là aussi le plus souvent de mettre à jour le référentiel des salariés et des badges.
Les autres modules du SIRH : des intégrations à la carte
Même si c’est moins fréquent, la GTA peut aussi être connectée avec d’autres briques du SIRH, comme la gestion de la formation, par exemple. Si une formation externe est créée pour un salarié, l’information peut être envoyée automatiquement à la GTA pour qu’elle ne considère pas le salarié absent sur cette période. Inversement, si une absence est planifiée dans la GTA (CP, par exemple), le responsable formation évitera de planifier une session sur cette période.
La gestion des compétences peut également alimenter les modules de planification ou de suivi d’activité de la GTA. Ceux-ci ont en effet besoin de connaître les compétences et habilitations des collaborateurs pour les affecter sur des tâches.
Cette communication nécessite cependant une codification harmonisée des compétences, entre d’une part une vision RH qui reste assez souvent « macro » et une vision opérationnelle qui a besoin d’un niveau de détail souvent plus fin.
On assiste également à une augmentation des demandes pour connecter la GTA avec les applications de paiement d’avance sur salaire. Celles-ci ont en effet besoin de s’assurer du présentéisme d’un salarié pour déclencher le paiement d’une avance.
Ces liens avec les autres modules sont cependant moins systématiques dans les projets.
Intégrer la GTA avec le système d’information : avec quelle technologie ?
Pendant des années, les communications de la GTA avec les différentes briques du système d’information ont été effectuées par des transferts de fichiers plats.
Les éditeurs de GTA se sont ainsi très souvent adaptés aux normes de communication des éditeurs de paie pour leur fournir des fichiers conformes à leurs normes d’importation (EVP, absences…). Dans l’autre sens, les fournisseurs de solutions de paie sont souvent en mesure de fournir des exports aux normes d’importation des éditeurs de GTA. Le parallèle peut être fait avec les éditeurs de gestion d’intérimaires.
Fichiers, web services ou les deux ?
Ces communications par fichier ont souvent été vues comme des systèmes simples et robustes suffisant la plupart du temps pour les fréquences de communication envisagées : on traite la paie en général une fois par mois. Par contre, d’autres flux nécessitent des communications plus fréquentes, voire en temps réel. Quand on crée un salarié dans la GTA, il peut être intéressant de générer sa fiche en temps réel dans le contrôle d’accès, par exemple. Inversement, si le salarié est créé dans la gestion des intérimaires, on peut là aussi souhaiter récupérer sa fiche dans la GTA en quasi temps réel.
Les communications par web services se sont donc largement développées ces dernières années, mais sont loin de s’être généralisées pour tous les flux. Elles nécessitent des compétences internes chez les utilisateurs ou chez les éditeurs, et tous ne disposent pas aujourd’hui des ressources en conséquence pour mettre en place des web services sécurisés sur le plan IT.
Cependant, on remarque que de nombreux éditeurs de solutions encouragent de plus en plus les communications par web services ou via des API de leurs logiciels.
