Stratégie RH : mettre en place une GPEC

par La rédaction

D’un outil obligatoire pour certaines entreprises, la GPEC, ou Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, est devenue incontournable. Zoom sur cette démarche RH et la mise en place d’un tel projet avec les retours d’expérience d’Harmonie Mutuelle et des ministères sociaux. Après la publication d’un livre blanc sur le sujet, myRHline revient sur cette démarche prospective.

 

gpec définition ?

Acronyme comme il y en a tant d’autres, la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est bien plus que ça. Outil obligatoire pour certaines entreprises au départ, elle s’avère être bénéfique pour la compétitivité des entreprises.

 

GPEC : Une démarche inscrite dans la loi

La GPEC est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés. Cela fait suite au vote de la loi Borloo sur la cohésion sociale, en 2005.

Alors, elle avait pour but d’accompagner les entreprises vers la réussite, notamment grâce à une approche managériale dédiée.

Mais au fil des années, l’outil obligatoire a été adopté par de plus en plus d’entreprises. Parmi elles: un bon nombre emploient moins de 300 personnes mais lui font la part belle dans les stratégies de développement ou même leurs méthodes de management. Pas moins de 15 ans après son lancement, il est donc grand temps de faire un point sur la GPEC.

 

GPEC : Un outil de compétitivité

Dans certaines entreprises la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences se limite à un tableau Excel sans grand intérêt. Ces tableurs, mis à jour une fois par an, font office d’instantanés des compétences actuelles de l’entreprise. Malheureusement, il tombe rapidement aux oubliettes.

Pourtant, la GPEC peut être un véritable outil de compétitivité pour les entreprises. Elle permet en effet d’ajuster en permanence son capital humain. Et rappelons-le: la plus grande richesse de l’entreprise se trouve dans ses ressources humaines!

Pour grandir, les entreprises doivent en effet constamment veiller à ce que les compétences de leurs salariés soient en adéquation avec les compétences requises par les marchés, à plus ou moins long terme.

La GPEC aide ainsi à tenir la cadence et tout en permettant aux salariés de rester qualifiés et compétitifs.

 

GPEC RH : Les RH au centre du management

Si la GPEC permet aux entreprises d’accroître leurs performances, ça n’est pas tout. Grâce à cette démarche RH, les firmes feront des recrutements plus justes, valoriseront les compétences de leurs salariés tout en optimisant les outils de formation.

Pour les équipes des ressources humaines, la GPEC représente un enjeu tout particulier. Les RH se retrouvent en effet au centre des décisions stratégiques des entreprises. Elles doivent alors valoriser le capital humain mais aussi faciliter l’acquisition et la valorisation des compétences de chacun.

La GPEC permet en fait de reconsidérer les collaborateurs comme des investissements à long terme, grâce à leurs compétences et à leurs capacités d’évolution.

Au centre donc, les équipes RH occupent une place particulièrement stratégique. Elles doivent d’un côté gérer les besoins actuels de compétences de l’entreprise. De l’autre, avoir une vision de ce que seront les métiers de l’entreprise dans le futur.

 

Mettre en place la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences dans les entreprises

Pour mettre en place la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, il faut disposer d’un certain nombre d’outils. Tous sont facilement accessibles pour les entreprises. Ils doivent aussi être facilement éditables, et ce à n’importe quel moment. Voici un tour d’horizon des différents outils qui peuvent être mis en place.

 

GPEC et référentiel de compétences

Appelé aussi cartographie des compétences, il rassemble la totalité des compétences utilisées ou pas par les collaborateurs d’une entreprise. En un coup d’œil, il permet d’avoir une idée claire des besoins en recrutement ou des possibilités de mobilité interne dans les entreprises.

 

L’organigramme d’entreprise

Au commencement de la cartographie, il permet de répertorier tous les métiers présents dans l’entreprise. Évidemment, il renseigne aussi les liens hiérarchiques et organisationnels à un moment précis.

 

La fiche de fonction

La fiche de poste doit détailler les compétences et les missions attendues sur un poste donné. Cette dernière peut par exemple identifier des besoins de formation pour certains collaborateurs de l’entreprise.

 

La formation

Outil primordial dans une telle démarche RH, la formation permet de rester compétitif. Tous les métiers sont concernés et seront ainsi capables de s’adapter, le tout dans un cadre motivant.

 

GPEC et entretien annuel d’évaluation

Bien connu de tous, il peut cependant trouver un nouveau souffle dans le cadre d’une démarche de GPEC. Cette simple formalité peut ainsi permettre de clarifier des besoins de formation pour les salariés.

 

L’entretien professionnel

Souvent confondu avec l’entretien annuel, l’entretien professionnel peut permettre aux salariés et managers d’échanger sur des perspectives d’évolution.

Entretien professionnel Comment l'organiser Quand

 

GPEC exemple

La théorie c’est bien, la pratique c’est mieux! Pour cela, voici les retours d’expérience de deux entreprises ou organismes. Que ce soit Harmonie mutuelle ou les ministères sociaux, ils se sont engagés dans une stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et ont décidé de s’outiller en SIRH permettant de gérer la GPEC.

 

Leurs défis concernant le développement des compétences

 

GPEC exemple : Harmonie mutuelle lance le programme “révéler vos potentiels”

Comme l’explique Aude Nail, responsable de programme transformation des métiers et GPEC, l’entreprise est dans une recherche de simplification et d’automatisation d’un certain nombre de processus.

“Avant nous avions un schéma d’entreprise où la mobilité était verticale et insufflée par le  manager. Les collaborateurs étaient assez passifs dans l’évolution de leur carrière”, indique celle qui a participé à la mise en place d’une stratégie de GPEC.

Il y a quelques années, nous évoquons déjà ce sujet, dans un article consacré à la GPEC de Nespresso France.

Dans le cadre de la GPEC, et dans le but de valoriser les compétences de chaque employé, Harmonie mutuelle a créé le projet Révéler vos potentiels. Il permet de créer un environnement propice à la curiosité et permettant de renforcer soft skills et employabilité.

Vous pouvez en savoir plus sur le cas d’Harmonie mutuelle en visionnant le webinar que nous avons organisé avec Aude Nail, responsable de programme de transformation

Replay webinar Harmonie Mutuelle : focus sur le programme “révélez vos potentiels” mis en place chez Harmonie Mutuelle

 

GPEC exemple : Ministères sociaux

Dans le cadre de la transformation de fond des ministères sociaux, Pascal Bernard, DRH, a opté pour la stratégie de GPEC.

Rappelons le, la loi de transformation de la fonction publique de 2019 s’est traduite par une réforme de l’organisation territoriale. Ces profonds changements ont amené les ministères sociaux à réfléchir à leur organisation.

“Il s’agit en premier lieu de donner du sens aux évolutions attendues, de veiller à ce que l’ensemble de nos agents trouvent leur place dans les réformes entreprises, et de les accompagner dans le changement”, indique Pascal Bernard.

Bien que des référentiels existaient, ils ne permettaient pas de définir clairement quel agent détenait quelle compétence.

 

Leur projet de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

 

Le déroulement du projet GPEC chez Harmonie mutuelle

  1. Un groupe de travail, constitué de RH passionnés issus de chaque région, a vu le jour. Les représentants d’équipes particulièrement concernées comme la formation ou la communication ont aussi participé au projet GPEC. Dans le même temps, les métiers les plus touchés par les mutations à prévoir ont aussi été invités.
  2. Une boîte à outils de l’employabilité a été mise en place. Les collaborateurs de l’entreprise ont pu développer des compétences grâce au micro learning, le tout en fonction de leurs besoins. Dans le même temps, un plan de développement managérial a été mis en place pour aider les décideurs à porter le changement.
  3. La plateforme Wiserskills a été mise en place au sein du programme. Elle a permis de rendre les collaborateurs autonomes quant à la gestion de leur carrière. L’outil permet de comprendre ses atouts au delà de la fonction actuellement occupée et permet donc de déceler le potentiel de chacun.
  4. Une cartographie des compétences en temps réel a été créée grâce à Wiserskills. Collaborative, elle a permis de réaliser des projections fiables sur l’évolution des métiers de l’entreprise.

Le pilote du programme a concerné 300 personnes, sur trois régions, et a duré quatre mois en 2018. Le test a été mené sur les métiers commerciaux en majorité. Le projet a ensuite été présenté à tous, sans obligation de participation. Six mois après, la plateforme était lancée pour tous les collaborateurs, qu’ils soient en CDI, en CDD ou en apprentissage.

 

Le déroulement du projet GPEC au sein des Ministères sociaux

  1. La problématique était de faire évoluer les paradigmes en plaçant la gestion des compétences au coeur du développement RH. Les différentes directions devaient donc avoir accès à une visualisation en temps réel des compétences disponibles.
  2. L’outil eLamp a été mis en place. Les fonctionnalités de base permettent en effet de répondre aux enjeux de la stratégie RH. La solution souple s’adapte au contexte particulier des ministères tout en assurant une prise en main facile.
  3. Anticiper le risque d’adhésion a été la principale difficulté. Il fallait amasser un seuil d’informations suffisant pour que la stratégie de GPEC soit efficace.
  4. Les bénéfices attendus étaient simples: “une meilleure adéquation entre les profils attendus et les profils disponibles, un meilleur service rendu en matière de gestion des recrutements, gestion des mobilités, une vision qualitative de la GPEC complémentaire à une vision GPEC quantitative”.

Un pilote sur 600 agents est mené. Les premiers travaux de GPEC ont permis de dessiner les contours d’un catalogue évolutif de compétences qui sera proposé sur la plateforme eLamp. Les qualifiers, accolés à chaque compétence, ont aussi été définis. Enfin les attendus d’un passeport compétences destiné aux agents et la trame des fiches métiers ont pu être établis par les services RH. “Nous disposons désormais de bases solides pour mener le pilote au succès et envisager sereinement un déploiement plus large”.

 

Le retour sur investissement de la GPEC

Pour Harmonie mutuelle, le projet a été mené à bien. Il est donc possible de définir quel a été l’impact de cette stratégie GPEC menée durant plusieurs mois. Cependant, une véritable conclusion ne pourra être faite qu’après deux ans.

Cette démarche a par exemple permis d’identifier des CDD à fort potentiel après un an de projet. Dans le même temps, 65% des collaborateurs ont créé un profil sur la plateforme Wiserskills. le confinement a d’ailleurs été particulièrement propice aux inscriptions. à l’application de GPEC interactive.

Si ces débuts sont prometteurs, les équipes RH doivent maintenant réfléchir à la façon de dégager du temps pour leurs collaborateurs, en dehors des périodes de pandémie. Il faudra ainsi imaginer un savant cocktail qui ne portera pas atteinte à la productivité de chacun.

Aussi, le travail pour faire connaître le projet, mené par les équipes RH et communication, a payé. Ainsi, 90% des collaborateurs connaissent maintenant la démarche.

Enfin, la mobilité interne se trouve maintenant au cœur des objectifs des RH d’Harmonie mutuelle. Elle se situe aujourd’hui autour de 20%.

 

La rédaction de myRHline

Articles RH relatifs

Laisser un commentaire