Gestion des temps : retour d’expérience avec la société Oodrive

par La rédaction

Créé en 2000, Oodrive, spécialiste des solutions SaaS de gestion de fichiers en ligne, est devenu en quelques années l’un des leaders du marché européen de la télé-sauvegarde, du partage de fichiers et du travail collaboratif en ligne. Pour faire face à son développement, Oodrive a choisi de se doter d’une solution de gestion des temps de l’éditeur de logiciels Adequasys.

My RH Line a rencontré Tiphaine Dupont, Responsable Ressources Humaines du Groupe Oodrive.

Une solution pour répondre au développement de la société

« Très vite, le succès d’Oodrive a traversé les frontières, notamment grâce au développement de partenariats stratégiques avec des acteurs européens majeurs comme la Fnac ou Darty.
Aujourd’hui, le Groupe Oodrive, c’est un siège social en France et trois bureaux implantés stratégiquement en Europe du Nord (Belgique et Allemagne) et en Europe du Sud (Espagne) pour couvrir l’ensemble du marché européen. Nous sommes également implantés en Asie depuis peu : un quatrième bureau vient d’ouvrir à Singapour.
En 2010, les solutions Oodrive sont développées dans 11 langues et utilisées dans plus de 90 pays à travers le monde.»
«  Nous sommes passés d’un stade de start up avec une trentaine de collaborateurs à une entité comptant 90 collaborateurs à Paris et une vingtaine dans nos bureaux à l’étranger.», indique Tiphaine Dupont, RRH du Groupe Oodrive. « Je suis seule à gérer les Ressources Humaines, en partenariat avec les managers, qui eux, géraient les absences de leurs collaborateurs avant l’implémentation de la solution. Plus la taille d’une entreprise augmente et plus il est difficile de ne pas passer à côté de certaines informations (oublis de congés payés, d’absences pour maladie). Toutes les informations  ne remontaient pas toujours jusqu’aux RH et cela pouvait avoir un impact sur la gestion du personnel », explique la RRH de Oodrive.

Un gain de temps pour les RH et une plus grande fiabilité des données

« Nous nous sommes orientés vers un logiciel gestion des temps. Les Ressources Humaines étant gérées par moi-même, nous n’avions pas besoin d’un outil plus global. Nous nous sommes concentrés sur un outil me permettant de simplifier la pose des vacances, donnant la possibilité à tous les collaborateurs de saisir en direct leurs informations, et de bénéficier, en plus, d’informations personnelles (visite médicale, contrat de travail, procédure interne).  Ainsi, cela a évité qu’ils me sollicitent pour tout, ce qui était plutôt répandu auparavant car ils n’avaient pas leur bulletin de salaire à portée de main, donc ne connaissaient pas leur compteur de congés payés mis à jour. Cet outil leur permet de devenir autonomes et me donne la possibilité de gérer plus efficacement les autres dossiers RH à ma charge.
Toutes les petites missions qui étaient très chronophages sont désormais automatisées et beaucoup plus fluides. La solution d’Adequasys  permet également  au management intermédiaire de bénéficier des plannings de chacun et cela est vraiment intéressant étant donné que les collaborateurs travaillent entre services. Il est très pratique qu’ils connaissent l’emploi du temps des différents salariés pour fixer des réunions, organiser leur travail en commun…
La solution a très bien été acceptée par les collaborateurs de l’entreprise, aussi bien en France que dans les bureaux étrangers. C’est une belle performance car j’ai imposé ce logiciel à tout le monde et il a été accepté.
Ils y ont vu dès le début la possibilité de pouvoir suivre les absences des autres salariés et surtout améliorer leur organisation et leur gestion du temps. Ils ne l’ont pas du tout vu comme une contrainte, mais comme une solution beaucoup plus facile pour poser les absences. Nous sommes au sein d’une population d’ingénieurs qui est plutôt réceptive à tous ces outils. Les mots d’ordres suite à l’implémentation sont  facilité, simplicité et rapidité.»

Un outil simple et intuitif

« Nous avons choisi l’outil Adequasys car il est très intuitif. Je ne souhaitais pas un outil trop compliqué d’utilisation pour les collaborateurs.
J’ai été accompagnée, tout au long du projet, par un collaborateur d’Adequasys qui a été très présent et répondait à toutes mes questions. Grâce à cette réactivité nous avons pu avancer assez vite.
Le projet a été initié l’été dernier. Nous avons pris une décision sur le dernier trimestre 2009 et l’installation s’est faite en janvier ou février 2010. Notre planning était très serré, et ils n’ont pas hésité à mettre les ressources nécessaires sur le projet Oodrive.
Le chargé de projet Adequasys nous suit encore. Je me permets de l’appeler quand j’ai un problème ou lorsque le logiciel nécessite un petit développement. Tout se passe très bien.»

Adequasys est l’éditeur de logiciel e-RH proposant les solutions RH Box et Allegro RH pour les PME et grands comptes. Adequasys dispose de solutions évolutives et paramétrables pour les ressources humaines. Du recrutement à la gestion des dossiers individuels, du temps et des absences, de l’évaluation des talents à la formation des employés ou à la gestion des compétences, le SIRH Allegro soutient le cycle de vie des RH.

 

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