Replay Webinar RH : Digitaliser et automatiser vos processus RH en un seul outil

par La rédaction

La digitalisation des processus RH était d’ores et déjà une tendance forte auprès des directions RH bien avant la crise du Covid-19. Mais cette dernière a depuis considérablement accéléré le mouvement, notamment sous l’impulsion du télétravail. Et si, pour gagner du temps et de l’argent, un seul outil uniquement permettait de digitaliser et automatiser l’ensemble des processus RH ? C’est ce que propose l’outil DocuWare, déjà utilisé par de grands groupes tels que Chronopost et BMW France. 

Pourquoi digitaliser et automatiser ses processus RH ?

La digitalisation RH permet de dématérialiser et d’archiver de nombreux documents sur une plateforme numérique. Ils sont alors répertoriés -et surtout sécurisés-, et peuvent bien évidemment être consultés à tout moment. Plus question de perdre des minutes voire même des heures à chercher une facture, un bulletin de paie ou un contrat. Grâce à la digitalisation, les données sont retrouvées rapidement et facilement. 

Par ricochet, le risque d’erreur et d’oublis est diminué avec la digitalisation des processus RH. Les post-it et petites notes ne s’accumulent plus sur le bureau ou les dossiers. Grâce à la digitalisation et à l’automatisation, les parcours utilisateurs sont pensés pour récolter absolument toutes les informations nécessaires au bon traitement des demandes. 

Pour finir, la digitalisation des processus RH apporte un véritable gain de temps. Dans le traitement des requêtes, d’abord. Notamment grâce à la signature électronique pour les contrats de travail, par exemple. Puis dans le traitement administratif ensuite. Et qui dit gain de temps, dit gain d’argent ! Si la digitalisation des processus RH réduit le temps passé sur les tâches, il réduit également le nombre d’heures supplémentaires. 

DocuWare, outil tout en un

Aujourd’hui, si les PME sont plus ou moins bien équipées en matière de gestion RH, ce n’est pas forcément le cas du côté des grands groupes. Pourtant, depuis le début de la pandémie et l’arrivée du télétravail pour nombre de salariés, la volonté de s’équiper a véritablement émergé. Et s’équiper d’un seul outil plutôt que de deux, voire même trois, est devenu un avantage considérable. Pour cela, l’outil DocuWare propose différents concepts. Parmi ceux-ci :

  • L’armoire numérique :  archive documentaire centrale pour tous les types de documents, ce qui permet de s’exonérer du papier. On y retrouve des fichiers, des documents, des e-mails, des scans, des formulaires qui concernent un salarié. 
  • Digitaliser et automatiser les processus RH : le nombre d’étapes manuelles est réduit pour les divers processus tels que les recrutements, On boarding ou encore signatures de contrats. Les validations de ces derniers sont donc accélérées, à l’aide, entre autres, des relances et alertes envoyées pour respecter les délais. 
  • Signer électroniquement les documents : une seule interface pour signer vos contrats salariés, avenants, évaluations, ouverture de compte, on boarding,… Ce service est à la fois synonyme de vitesse et de flexibilité.

En 2021, pour gagner du temps, réaliser des économies et abandonner le papier, il est donc judicieux de digitaliser et automatiser ses processus RH. Surtout lorsque l’on sait qu’en 2020, 73% des RH déclaraient consacrer la moitié de leur temps à des tâches purement administratives… 

Margot Pyckaert

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